Thông báo gửi hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân là thủ tục hành chính mà Doanh nghiệp phải thực hiện khi có thực hiện hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân. Trong vòng 60 ngày kể từ ngày tiến hành xử lý dữ liệu cá nhân, Doanh nghiệp xử lý dữ liệu phải chuẩn bị Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân. Hồ sơ này phải được chuẩn bị theo biểu mẫu được ban hành kèm theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP, bao gồm thông tin của Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân và Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân. Việc đánh giá tác động do Bộ Công an (Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao) thẩm định. Hồ sơ đánh giá tác động cần được điều chỉnh/cập nhật cho phù hợp trong trường hợp có bất kỳ thay đổi nào đối với dữ liệu cá nhân mà các tổ chức xử lý.
Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân lập và lưu giữ Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân của mình kể từ thời điểm bắt đầu xử lý dữ liệu cá nhân. Nội dung hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân của Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân, bao gồm:
- Thông tin và chi tiết liên lạc của Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân;
- Họ tên, chi tiết liên lạc của tổ chức được phân công thực hiện nhiệm vụ bảo vệ dữ liệu cá nhân và nhân viên bảo vệ dữ liệu cá nhân của Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân;
- Mục đích xử lý dữ liệu cá nhân;
- Các loại dữ liệu cá nhân được xử lý;
- Tổ chức, cá nhân nhận dữ liệu cá nhân, bao gồm tổ chức, cá nhân ngoài lãnh thổ Việt Nam;
- Trường hợp chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài;
- Thời gian xử lý dữ liệu cá nhân; thời gian dự kiến để xóa, hủy dữ liệu cá nhân (nếu có);
- Mô tả về các biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân được áp dụng;
- Đánh giá mức độ ảnh hưởng của việc xử lý dữ liệu cá nhân; hậu quả, thiệt hại không mong muốn có khả năng xảy ra, các biện pháp giảm thiểu hoặc loại bỏ nguy cơ, tác hại đó.
Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân, Bên Xử lý dữ liệu cá nhân cần cập nhật, bổ sung Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân khi có sự thay đổi về nội dung hồ sơ đã gửi cho Bộ Công an (Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao).