Cổ Đông Nước Ngoài Có Phải Xin Giấy Phép Lao Động Không: Quy Định, Điều Kiện Và Giải Pháp

Xin lại giấy phép lao động khác nơi cấp là thủ tục bắt buộc khi người lao động nước ngoài chuyển đến làm việc tại một tỉnh thành khác, đòi hỏi phải thực hiện quy trình cấp mới hoàn toàn để đảm bảo tuân thủ pháp luật. Để quy trình cấp giấy phép làm việc diễn ra thuận lợi, Luật Thành Đô cung cấp hướng dẫn chi tiết dựa trên các quy định mới nhất, giúp doanh nghiệp và người lao động hoàn tất thủ tục pháp lý một cách chính xác.

Khi chuyển công tác sang tỉnh khác, người lao động nước ngoài có bắt buộc phải xin lại giấy phép lao động không?

Có, đây là yêu cầu bắt buộc. Khi người lao động nước ngoài chuyển đến làm việc tại một tỉnh, thành phố khác với địa điểm làm việc ghi trên giấy phép lao động hiện tại, người sử dụng lao động phải tiến hành thủ tục xin cấp mới giấy phép lao động tại cơ quan có thẩm quyền của địa phương mới.

Pháp luật lao động Việt Nam quy định rất rõ ràng về địa điểm làm việc của người lao động nước ngoài. Bất kỳ sự thay đổi nào về địa điểm làm việc ra ngoài phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương đã được cấp phép đều làm cho giấy phép lao động cũ không còn giá trị pháp lý tại nơi làm việc mới. Đây là một điểm mà cả chuyên viên nhân sự và người lao động nước ngoài cần đặc biệt lưu ý để đảm bảo tính liên tục và hợp pháp trong quá trình làm việc tại Việt Nam.

Căn cứ theo khoản 1 Điều 4 của Nghị định số 219/2025/NĐ-CP, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có thẩm quyền cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài làm việc tại địa phương đó. Do đó, khi người lao động di chuyển sang một tỉnh khác, thẩm quyền quản lý lao động cũng thay đổi, dẫn đến việc phải xin cấp một giấy phép mới từ cơ quan quản lý tại địa phương mới. Việc này nhằm đảm bảo công tác quản lý nhà nước về lao động nước ngoài được thực hiện thống nhất, chặt chẽ và đúng quy định.

Vậy thủ tục xin lại giấy phép lao động khi khác nơi cấp được coi là cấp mới hay cấp lại?

Thủ tục này được xác định là cấp mới giấy phép lao động, không phải là thủ tục cấp lại hay gia hạn. Doanh nghiệp và người lao động phải chuẩn bị hồ sơ và thực hiện toàn bộ quy trình như lần đầu tiên xin cấp giấy phép.

Nhiều chuyên viên nhân sự thường nhầm lẫn giữa các khái niệm cấp mới, cấp lại giấy phép lao động và gia hạn giấy phép lao động. Việc phân biệt rõ ràng các trường hợp này là cực kỳ quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến thành phần hồ sơ, quy trình và thời gian thực hiện.

Như vậy, khi chuyển công tác khác tỉnh, trường hợp này rơi vào định nghĩa của thủ tục cấp mới. Điều này có nghĩa là mọi giấy tờ, từ giấy khám sức khỏe, lý lịch tư pháp đến các văn bản chứng minh kinh nghiệm, đều phải được chuẩn bị lại và đáp ứng các yêu cầu về thời hạn hiệu lực tại thời điểm nộp hồ sơ.

Quy trình và hồ sơ xin cấp mới giấy phép lao động khi chuyển tỉnh được thực hiện như thế nào theo quy định mới nhất?

Doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ theo Điều 18, Nghị định 219/2025/NĐ-CP và nộp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công của tỉnh mới trong thời hạn từ 10 đến 60 ngày trước khi người lao động bắt đầu làm việc. Thời gian xử lý là 10 ngày làm việc.

Việc tuân thủ đúng trình tự và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ là chìa khóa để quá trình cấp phép diễn ra nhanh chóng, đảm bảo người lao động nước ngoài có thể bắt đầu công việc đúng kế hoạch và tránh mọi rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.

Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ thành phần hồ sơ cần thiết

Hồ sơ xin cấp mới giấy phép lao động yêu cầu các giấy tờ gốc hoặc bản sao chứng thực, trong đó các văn bản do nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng.

Dưới đây là danh sách chi tiết các giấy tờ cần thiết theo quy định tại Điều 18 và Điều 19 của Nghị định 219/2025/NĐ-CP:

• Văn bản báo cáo giải trình và đề nghị cấp giấy phép lao động: Theo Mẫu số 03 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP (01 bản chính).
• Giấy khám sức khỏe: Phải được cấp bởi cơ sở y tế đủ điều kiện theo quy định và còn giá trị trong vòng 12 tháng (01 bản chính hoặc bản sao chứng thực).
• Phiếu lý lịch tư pháp: Cấp không quá 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ (01 bản chính hoặc bản sao chứng thực).
• Văn bản chứng minh kinh nghiệm, trình độ chuyên môn: Bằng cấp, chứng chỉ và văn bản xác nhận kinh nghiệm phù hợp với vị trí công việc (01 bản sao chứng thực đã hợp pháp hóa lãnh sự).
• 02 ảnh màu 4x6cm: Nền trắng, không đeo kính, chụp không quá 06 tháng.
• Bản sao có chứng thực hộ chiếu: Còn giá trị sử dụng.
• Các giấy tờ khác tùy thuộc vào hình thức làm việc cụ thể của người lao động.

💡 Luật Thành Đô chia sẻ: Một sai lầm phổ biến là sử dụng lại giấy khám sức khỏe hoặc lý lịch tư pháp từ lần xin cấp phép trước. Các giấy tờ này đều có thời hạn hiệu lực (12 tháng đối với giấy khám sức khỏe và 6 tháng đối với lý lịch tư pháp). Doanh nghiệp cần đảm bảo tất cả giấy tờ đều còn hiệu lực tại thời điểm nộp hồ sơ tại tỉnh mới để tránh bị trả lại hồ sơ, gây chậm trễ cho cả quy trình.

Bước 2: Nộp hồ sơ đúng nơi và đúng thời hạn

Hồ sơ phải được nộp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công của tỉnh, thành phố nơi người lao động sẽ làm việc. Thời hạn nộp là trước ít nhất 10 ngày nhưng không quá 60 ngày so với ngày dự kiến bắt đầu công việc.

Theo quy định phân cấp mới nhất tại Nghị định 128/2025/NĐ-CP và được cụ thể hóa tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP, cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép lao động là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Nơi tiếp nhận hồ sơ tập trung là Trung tâm Phục vụ hành chính công của tỉnh/thành phố đó. Điều này tạo sự thuận lợi và thống nhất cho doanh nghiệp khi thực hiện thủ tục. Doanh nghiệp có thể lựa chọn các hình thức nộp hồ sơ linh hoạt: trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính công ích, hoặc nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia.

Bước 3: Chờ xử lý và nhận kết quả giấy phép lao động

Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp giấy phép lao động. Nếu hồ sơ không hợp lệ, cơ quan sẽ có văn bản trả lời và nêu rõ lý do trong 03 ngày làm việc.

Sau khi cấp giấy phép lao động, người sử dụng lao động cần tiến hành ký hợp đồng lao động bằng văn bản với người lao động nước ngoài theo quy định. Việc tuân thủ đúng quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp có được giấy phép lao động một cách nhanh chóng mà còn là cơ sở vững chắc để người lao động nước ngoài thực hiện các thủ tục pháp lý tiếp theo như xin cấp thẻ tạm trú cho người nước ngoài có giấy phép lao động.

Cần lưu ý những vấn đề pháp lý quan trọng nào khi người lao động nước ngoài chuyển tỉnh?

Doanh nghiệp cần chấm dứt hợp đồng lao động tại công ty cũ (nếu có), thu hồi giấy phép lao động cũ, và thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài theo quy định để đảm bảo tuân thủ tuyệt đối.

Việc chuyển công tác không chỉ đơn thuần là xin một giấy phép mới. Nó còn liên quan đến các nghĩa vụ pháp lý khác mà doanh nghiệp và người lao động phải hoàn thành để tránh các rủi ro không đáng có.

• Chấm dứt Hợp đồng lao động và nghĩa vụ với người sử dụng lao động cũ: Nếu việc chuyển tỉnh đồng nghĩa với việc thay đổi người sử dụng lao động, các bên phải thực hiện thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động theo đúng quy định của Bộ luật Lao động.
• Thu hồi giấy phép lao động cũ: Theo quy định tại Điều 31 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, khi giấy phép lao động hết hiệu lực (ví dụ như do chấm dứt hợp đồng lao động), người sử dụng lao động cũ có trách nhiệm thu hồi giấy phép và nộp lại cho cơ quan đã cấp. Đây là một nghĩa vụ bắt buộc.
• Báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài: Cả người sử dụng lao động cũ và mới đều phải thực hiện nghĩa vụ báo cáo định kỳ về tình hình sử dụng lao động nước ngoài với cơ quan quản lý lao động tại địa phương mình.

💡 Luật Thành Đô chia sẻ: Một giải pháp tối ưu cho các tập đoàn có nhiều chi nhánh, văn phòng ở các tỉnh khác nhau là thực hiện thủ tục xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài làm việc tại nhiều địa điểm. Theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, nếu người lao động làm việc cho một người sử dụng lao động tại nhiều tỉnh, thì UBND cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động có trụ sở chính sẽ là cơ quan có thẩm quyền cấp phép. Điều này giúp đơn giản hóa thủ tục và tạo sự linh hoạt khi điều chuyển nhân sự giữa các địa phương.

Các câu hỏi thường gặp khi xin lại giấy phép lao động khác nơi cấp

Tài liệu tham khảo

• Bộ luật Lao động (2019): https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Lao-dong-Tien-luong/Bo-Luat-lao-dong-2019-333670.aspx
• Nghị định 152/2020/NĐ-CP về người lao động nước ngoài: https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Lao-dong-Tien-luong/Nghi-dinh-152-2020-ND-CP-quan-ly-nguoi-lao-dong-nuoc-ngoai-lam-viec-tai-Viet-Nam-280261.aspx
• Nghị định 70/2023/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 152/2020/NĐ-CP: https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Lao-dong-Tien-luong/Nghi-dinh-70-2023-ND-CP-sua-doi-Nghi-dinh-152-2020-ND-CP-lao-dong-nuoc-ngoai-579513.aspx
• Cổng Thông tin điện tử Chính phủ - Về quản lý lao động nước ngoài: https://dolab.moha.gov.vn/New/Default.aspx