Giấy Phép Lao Động Ai Được Quyền Giữ: Quy Định, Nghĩa Vụ

Giấy phép lao động ai được quyền giữ là một câu hỏi pháp lý quan trọng mà cả doanh nghiệp và người lao động nước ngoài đều quan tâm để đảm bảo tuân thủ đúng quy định. Luật Thành Đô sẽ cung cấp câu trả lời chính xác và toàn diện, giúp các bên xác định rõ quyền và nghĩa vụ của mình, từ đó thực hiện đúng thủ tục pháp lý, an toàn tuân thủ. Việc nắm rõ trách nhiệm lưu giữ giấy phép lao động giúp tránh rủi ro và đảm bảo quyền lợi.

Ai là người có trách nhiệm giữ bản gốc giấy phép lao động theo quy định của pháp luật Việt Nam?

Theo quy định pháp luật hiện hành, người sử dụng lao động (doanh nghiệp) có trách nhiệm quản lý và lưu giữ bản gốc giấy phép lao động của người lao động nước ngoài. Người lao động nước ngoài sẽ giữ một bản sao y chứng thực để sử dụng trong các giao dịch cần thiết.

Câu hỏi về việc ai giữ bản gốc giấy phép lao động là một trong những thắc mắc phổ biến nhất của cả bộ phận nhân sự và người lao động nước ngoài. Quy định này không chỉ mang tính thủ tục mà còn liên quan trực tiếp đến trách nhiệm pháp lý của các bên.

Căn cứ vào tinh thần của Bộ luật lao động và các văn bản hướng dẫn như Nghị định số 152/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 70/2023/NĐ-CP), người sử dụng lao động là bên có nghĩa vụ quản lý người lao động nước ngoài. Việc lưu giữ bản gốc giấy phép lao động là một phần quan trọng của nghĩa vụ này. Điều này giúp doanh nghiệp:

• Đảm bảo tuân thủ pháp luật: Doanh nghiệp phải xuất trình bản gốc giấy phép lao động khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền (như cơ quan quản lý lao động, cơ quan công an) tiến hành thanh tra, kiểm tra.
• Thực hiện các thủ tục liên quan: Doanh nghiệp cần bản gốc để thực hiện các báo cáo định kỳ về tình hình sử dụng lao động nước ngoài.
• Quản lý lao động hiệu quả: Việc giữ giấy phép lao động giúp doanh nghiệp kiểm soát tình trạng pháp lý của người lao động, đảm bảo họ chỉ làm việc tại vị trí và địa điểm đã được cấp phép.

💡 Luật Thành Đô chia sẻ: Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp sau khi nhận được giấy phép lao động gốc sẽ tiến hành sao y chứng thực ngay lập tức và giao 1-2 bản cho người lao động. Điều này vừa đảm bảo tuân thủ pháp luật, vừa tạo điều kiện thuận lợi cho người lao động trong việc hoàn tất các thủ tục cá nhân mà không cần mượn lại bản gốc, tránh nguy cơ thất lạc.

Người lao động nước ngoài có quyền tự giữ bản gốc giấy phép lao động của mình không?

Không, người lao động nước ngoài không có quyền giữ bản gốc giấy phép lao động. Thay vào đó, họ có quyền yêu cầu và được nhận một bản sao giấy phép lao động đã được chứng thực từ người sử dụng lao động để phục vụ cho các thủ tục cá nhân.

Mặc dù giấy phép lao động được cấp cho cá nhân người lao động nước ngoài, nhưng theo quy định, họ không phải là người trực tiếp lưu giữ bản gốc. Tuy nhiên, quyền lợi của họ vẫn được đảm bảo thông qua việc sở hữu bản sao có giá trị pháp lý.

Bản sao y chứng thực của giấy phép lao động là giấy tờ cực kỳ quan trọng đối với người lao động nước ngoài, bởi nó là cơ sở để họ thực hiện các thủ tục pháp lý quan trọng khác tại Việt Nam, bao gồm:

• Xin cấp thẻ tạm trú cho người nước ngoài có giấy phép lao động: Đây là mục đích sử dụng phổ biến và quan trọng nhất. Thẻ tạm trú có ký hiệu LĐ có thời hạn tối đa bằng thời hạn giấy phép lao động nhưng không quá 02 năm, cho phép người lao động cư trú hợp pháp và lâu dài tại Việt Nam.
• Đăng ký tạm trú: Tại cơ quan công an cấp xã, phường nơi cư trú.
• Mở tài khoản ngân hàng, đăng ký mã số thuế cá nhân: Mặc dù không phải lúc nào cũng yêu cầu, nhưng một số ngân hàng hoặc cơ quan thuế có thể yêu cầu cung cấp để xác minh tình trạng lao động hợp pháp.

Vì vậy, ngay sau khi công ty nhận được giấy phép lao động gốc, người lao động nên chủ động đề nghị công ty thực hiện sao y chứng thực và bàn giao cho mình. Đây là quyền lợi chính đáng và cần thiết để họ ổn định cuộc sống tại Việt Nam.

Nghĩa vụ của người sử dụng lao động trong việc lưu giữ và xuất trình giấy phép lao động là gì?

Người sử dụng lao động có nghĩa vụ lưu giữ cẩn thận bản gốc giấy phép lao động, xuất trình khi có yêu cầu từ cơ quan chức năng, cung cấp bản sao chứng thực cho người lao động, và hoàn trả lại bản gốc khi hợp đồng lao động chấm dứt.

Trách nhiệm của doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở việc xin cấp giấy phép lao động thành công mà còn kéo dài trong suốt quá trình người lao động nước ngoài làm việc. Việc quản lý giấy phép lao động một cách chuyên nghiệp thể hiện sự tuân thủ pháp luật và sự tôn trọng đối với người lao động.

Cụ thể, các nghĩa vụ chính của người sử dụng lao động bao gồm:

Việc không tuân thủ các nghĩa vụ này có thể bị xem là vi phạm quy định về quản lý lao động nước ngoài và doanh nghiệp có thể phải đối mặt với các chế tài xử phạt hành chính.

Làm thế nào để quản lý giấy phép lao động hiệu quả và đúng luật?

Doanh nghiệp nên xây dựng một quy trình quản lý hồ sơ lao động nước ngoài rõ ràng, bao gồm các bước từ tiếp nhận, sao y, lưu trữ, theo dõi thời hạn và bàn giao khi kết thúc hợp đồng để đảm bảo tuân thủ và hiệu quả.

Để tránh sai sót và rủi ro pháp lý, bộ phận nhân sự cần có một quy trình chuẩn để quản lý giấy phép lao động. Luật Thành Đô đề xuất một quy trình 5 bước đơn giản nhưng hiệu quả:

1. Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra: Ngay khi nhận được giấy phép lao động gốc từ cơ quan cấp phép, kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin trên giấy phép (họ tên, ngày sinh, số hộ chiếu, vị trí công việc, tên công ty) để đảm bảo không có sai sót.
2. Bước 2: Sao y chứng thực và bàn giao: Tiến hành sao y công chứng ít nhất 02 bản. Lập biên bản bàn giao 01 bản cho người lao động, có ký nhận đầy đủ. Bản còn lại lưu cùng hồ sơ tại công ty.
3. Bước 3: Lưu trữ an toàn: Cất giữ bản gốc trong tủ hồ sơ có khóa, tại nơi an toàn, dễ truy xuất khi cần. Nên scan một bản mềm để lưu trữ trên hệ thống quản lý nhân sự của công ty.
4. Bước 4: Theo dõi thời hạn: Ghi nhận ngày hết hạn của giấy phép lao động vào hệ thống theo dõi (Excel, phần mềm nhân sự) và đặt lịch nhắc trước ít nhất 90 ngày để chuẩn bị thủ tục gia hạn giấy phép lao động hoặc cấp lại giấy phép lao động khi cần thiết.
5. Bước 5: Bàn giao khi chấm dứt hợp đồng: Khi hợp đồng lao động chấm dứt, lập biên bản bàn giao lại bản gốc giấy phép lao động cho người lao động. Ghi rõ tình trạng của giấy phép (còn hạn hay hết hạn) và có chữ ký xác nhận của hai bên.

Việc áp dụng một quy trình chuyên nghiệp không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn thể hiện sự tôn trọng và hỗ trợ đối với người lao động nước ngoài, góp phần xây dựng một môi trường làm việc tích cực và bền vững.

Các Câu Hỏi Thường Gặp Về Việc Lưu Giữ Giấy Phép Lao Động

Tài liệu tham khảo

• Bộ luật Lao động năm 2019: https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Lao-dong-Tien-luong/Bo-Luat-lao-dong-2019-333670.aspx
• Nghị định số 152/2020/NĐ-CP của Chính phủ: https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Lao-dong-Tien-luong/Nghi-dinh-152-2020-ND-CP-quan-ly-nguoi-lao-dong-nuoc-ngoai-lam-viec-tai-Viet-Nam-280261.aspx
• Nghị định số 70/2023/NĐ-CP của Chính phủ: https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Lao-dong-Tien-luong/Nghi-dinh-70-2023-ND-CP-sua-doi-Nghi-dinh-152-2020-ND-CP-lao-dong-nuoc-ngoai-579513.aspx
• Cổng thông tin điện tử Bộ Nội Vụ: https://moha.gov.vn/Pages/Index.aspx
• Cổng Dịch vụ công Quốc gia: https://dichvucong.gov.vn/p/home/dvc-trang-chu.html