Hướng dẫn lập hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài

Thủ tục lập và gửi hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài là một trong những thủ tục hành chính quan trọng nhằm tuân thủ Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân. Bài viết dưới đây, Luật Thành Đô sẽ hướng dẫn chi tiết về cách thức thực hiện thủ tục này.

TỔNG QUAN VỀ HỒ SƠ ĐÁNH GIÁ TÁC ĐỘNG CHUYỂN DỮ LIỆU CÁ NHÂN RA NƯỚC NGOÀI

1. Hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài là gì?

Dựa trên các quy định tại Điều 25 của Nghị định 13/2023/NĐ-CP, có thể hiểu rằng: 

Hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài là một tài liệu chính thức, được lập thành văn bản, nhằm đánh giá một cách toàn diện về việc chuyển dữ liệu cá nhân của công dân Việt Nam ra khỏi lãnh thổ Việt Nam.

2. Mục đích lập và gửi hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài

Hồ sơ này tập trung vào việc xem xét các yếu tố như mục đích, phạm vi, tính chất của dữ liệu được chuyển, cũng như các biện pháp bảo vệ dữ liệ u được áp dụng để  đ ảm bảo rằng việc chuyển dữ liệu tuân thủ các quy  định của pháp luật Việt Nam và không gây ảnh hưởng đến quyền và lợi ích hợp pháp của chủ thể dữ liệu.

Hồ sơ này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm giải trình trong hoạt động chuyển dữ  liệu cá nhân ra nước ngoài, đồng thời giúp cơ quan quản lý có cơ sở để giám sát, kiểm tra và xử lý các vi phạm liên quan.  

 3. Khi nào cần lập và gửi hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài?

Theo Điều 25, khoản 1 của Nghị định 13/2023/NĐ-CP, việc lập và gửi hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài là bắt buộc khi bên kiểm soát dữ liệu cá nhân, bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân, bên xử lý dữ liệu cá nhân, bên thứ ba có hoạt động chuyển dữ liệu cá nhân của công dân Việt Nam ra nước ngoài.

Cụ thể hơn, hồ sơ này cần được lập và gửi đến Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao (Bộ Công an) trong vòng 60 ngày, kể từ ngày bắt đầu xử lý dữ liệu cá nhân đó.

NỘI DUNG HỒ SƠ ĐÁNH GIÁ TÁC ĐỘNG CHUYỂN DỮ LIỆU CÁ NHÂN RA NƯỚC NGOÀI

1. Hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài gồm những thông tin nào?

- Thông tin và chi tiết liên lạc của bên chuyển dữ liệu và bên tiếp nhận dữ liệu cá nhân của công dân Việt Nam: Điều này bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, email, và các thông tin liên lạc khác của cả hai bên liên quan đến việc chuyển giao dữ liệu.

- Họ tên, chi tiết liên lạc của tổ chức, cá nhân phụ trách của bên chuyển dữ liệu có liên quan tới việc chuyển và tiếp nhận dữ liệu cá nhân của công dân Việt Nam: Xác định rõ người chịu trách nhiệm chính trong việc chuyển giao và tiếp nhận dữ liệu để liên hệ khi cần thiết.

- Mô tả và luận giải mục tiêu của các hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân của công dân Việt Nam sau khi được chuyển ra nước ngoài: Giải thích rõ ràng và chi tiết về mục đích sử dụng dữ liệu sau khi được chuyển ra nước ngoài, đảm bảo tính minh bạch và rõ ràng.

- Mô tả và làm rõ loại dữ liệu cá nhân chuyển ra nước ngoài: Liệt kê cụ thể các loại dữ liệu cá nhân sẽ được chuyển giao, đảm bảo không có dữ liệu nhạy cảm hoặc thông tin cá nhân bị lạm dụng.

- Mô tả và nêu rõ sự tuân thủ quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân tại nghị định này, chi tiết các biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân được áp dụng: Chứng minh việc tuân thủ các quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân và các biện pháp cụ thể được áp dụng để bảo vệ dữ liệu trong quá trình chuyển giao và sau khi đã chuyển giao.

- Đánh giá mức độ ảnh hưởng của việc xử lý dữ liệu cá nhân; hậu quả, thiệt hại không mong muốn có khả năng xảy ra, các biện pháp giảm thiểu hoặc loại bỏ nguy cơ, tác hại đó: Thực hiện đánh giá rủi ro liên quan đến việc xử lý dữ liệu, chỉ ra các hậu quả, thiệt hại tiềm ẩn và các biện pháp phòng ngừa, giảm thiểu rủi ro.

- Sự đồng ý của chủ thể dữ liệu theo quy định tại điều 11 nghị định này trên cơ sở biết rõ cơ chế phản hồi, khiếu nại khi có sự cố hoặc yêu cầu phát sinh: Đảm bảo chủ thể dữ liệu đã đồng ý và hiểu rõ về việc chuyển giao dữ liệu cá nhân của họ ra nước ngoài, cũng như các quyền của họ trong việc phản hồi, khiếu nại nếu có sự cố xảy ra.

- Có văn bản thể hiện sự ràng buộc, trách nhiệm giữa các tổ chức, cá nhân chuyển và nhận dữ liệu cá nhân của công dân Việt Nam về việc xử lý dữ liệu cá nhân: Có các thỏa thuận, hợp đồng rõ ràng giữa các bên liên quan về việc xử lý dữ liệu cá nhân sau khi được chuyển giao, đảm bảo trách nhiệm và nghĩa vụ của mỗi bên.

2. Thành phần hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài

3. Hướng dẫn lập hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài

4. Lưu ý khi lập hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài

QUY TRÌNH LẬP VÀ GỬI HỒ SƠ ĐÁNH GIÁ TÁC ĐỘNG CHUYỂN DỮ LIỆU CÁ NHÂN RA NƯỚC NGOÀ I

1. Thông tin chung về thủ tục lập và gửi hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài

2. Các bước lập và gửi hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài

Bước 1: Tổ chức, cá nhân truy cập Cổng thông tin quốc gia về bảo vệ dữ liệu cá nhân hoặc tải mẫu số 06 ban hành kèm theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP.

Bước 2: Tổ chức, cá nhân cung cấp các thông tin theo hướng dẫn trên Cổng thông tin quốc gia về bảo vệ dữ liệu cá nhân hoặc khai theo mẫu 06 ban hành kèm theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP.

Nội dung Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân ra nước ngoài được quy định tại khoản 2 Điều 25 Nghị định số 13/2023/NĐ-CP.

Bước 3: Tổ chức, cá nhân gửi hồ sơ qua Cổng thông tin quốc gia về bảo vệ dữ liệu cá nhân hoặc gửi hồ sơ đã khai thông tin về Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao, Bộ Công an.

Bước 4: Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao, Bộ Công an phản hồi thông tin về kết quả lập Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân ra nước ngoài.

Thời gian tiếp nhận hồ sơ: Giờ hành chính các ngày làm việc từ thứ 2 đến thứ 6 (trừ các ngày nghỉ lễ, tết theo quy định).

Lưu ý: Khác với thủ tục nộp hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân, nếu doanh nghiệp có phát sinh hoạt động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài mới cần phải thực hiện thủ tục lập và gửi hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân ra nước ngoài được quy định tại Khoản 2 Điều 25 Nghị định số 13/2023/NĐ-CP.

3. Hình thức nộp hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài

Theo Cổng thông tin quốc gia về bảo vệ dữ liệu cá nhân, có 3 hình thức nộp hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài bao gồm nộp trực tuyến tại Cổng thông tin quốc gia về bảo vệ dữ liệu cá nhân, trực tiếp tại Cục An ninh mạng và phòng chống tội phạm sử dụng công nghệ cao, Bộ Công an hoặc dịch vụ bưu chính công ích.

Số lượng hồ sơ phải nộp: 01 bản chính có hiệu lực pháp lý theo quy định của pháp luật.

Thời hạn giải quyết hồ sơ: Không quá 10 ngày làm việc (trừ các ngày nghỉ lễ, tết theo quy định).

4. Lưu ý khi nộp hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài

DỊCH VỤ LẬP HỒ SƠ ĐÁNH GIÁ TÁC ĐỘNG XỬ LÝ  DỮ LIỆU CÁ NHÂN VÀ CHUYỂN DỮ LIỆU CÁ NHÂN RA NƯỚC NGOÀI

(1) Xây dựng Chính sách Bảo vệ dữ liệu cá nhân đối với Nhân sự, Khách hàng, Chủ thể dữ liệu cá nhân khác của Doanh nghiệp và biểu mẫu thu thập sự đồng ý;

(2) Xây dựng Hợp đồng/thỏa thuận xử lý dữ liệu cá nhân giữa Bên kiểm soát và Bên xử lý dữ liệu cá nhân;

(3) Rà soát các văn bản, tài liệu của Doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ quy định của Nghị định 13;

(4) Xây dựng Quyết định thành lập bộ phận và phân công nhiệm vụ Bảo vệ dữ liệu cá nhân;

(5) Xây dựng Quy chế nội bộ về Bảo vệ dữ liệu cá nhân (kèm theo Quyết định ban hành quy chế) và các văn bản nội bộ khác phù hợp với quy mô, hoạt động sản xuất kinh doanh và quản lý nội bộ Doanh nghiệp;

(6) Xây dựng Hợp đồng chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài (nếu có);

(7) Hướng dẫn Doanh nghiệp lập và lưu hồ sơ phục vụ công tác kiểm tra (Điều 24, 25 Nghị định 13);

(8) Xây dựng hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân;

(9) Xây dựng hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài;

(10) Đại diện Doanh nghiệp nộp hồ sơ tới Cục An ninh mạng. Hỗ trợ Doanh nghiệp giải trình về hồ sơ, bổ sung hồ sơ (nếu có);

(11) Đại diện Doanh nghiệp nhận kết quả hồ sơ tại Cục An ninh mạng, bàn giao kết quả tới Doanh nghiệp.

Trên đây là tư vấn của Luật Thành Đô về Thủ tục Lập và gửi hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân ra nước ngoài, nếu còn thắc mắc cần được giải đáp hay có nhu cầu sử dụng dịch vụ pháp lý vui lòng liên hệ Luật Thành Đô qua Hotline: 0919 089 888