Gia hạn giấy phép lao động là thủ tục pháp lý quan trọng để người nước ngoài tiếp tục làm việc hợp pháp, giúp doanh nghiệp ổn định nhân sự và tuân thủ quy định. Với sự đồng hành của Luật Thành Đô, quy trình gia hạn giấy phép lao động người nước ngoài sẽ trở nên chính xác và hiệu quả, đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên. Việc nắm vững quy trình làm mới giấy phép lao động, chuẩn bị hồ sơ xin gia hạn giấy phép lao động và tuân thủ các điều kiện pháp lý là chìa khóa thành công.
Điều Kiện Gia Hạn Giấy Phép Lao Động Cho Người Nước Ngoài Là Gì?
Để được gia hạn giấy phép lao động, giấy phép cũ phải còn hiệu lực ít nhất 05 ngày, có văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, và các giấy tờ chứng minh người lao động tiếp tục đáp ứng điều kiện làm việc theo quy định pháp luật.
Để đảm bảo quy trình gia hạn diễn ra thuận lợi, cả người sử dụng lao động và người lao động nước ngoài cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện được quy định tại Điều 16 Nghị định số 152/2020/NĐ-CP. Việc đáp ứng các yêu cầu này không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là nền tảng để duy trì hoạt động kinh doanh ổn định và hợp pháp. Dưới đây là các điều kiện cụ thể:
- Tình trạng giấy phép lao động: Giấy phép lao động đã được cấp phải còn hiệu lực ít nhất 05 ngày nhưng không quá 45 ngày. Đây là khung thời gian vàng để tiến hành nộp hồ sơ, tránh các trường hợp giấy phép lao động hết hạn.
- Sự chấp thuận của cơ quan nhà nước: Doanh nghiệp phải có văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài, trừ các trường hợp không phải xác định nhu cầu này.
- Giấy tờ chứng minh: Các giấy tờ liên quan phải chứng minh người lao động nước ngoài sẽ tiếp tục làm việc cho doanh nghiệp theo nội dung giấy phép lao động đã được cấp.
💡 Luật Thành Đô chia sẻ: Một sai sót phổ biến là doanh nghiệp quên thực hiện thủ tục xin văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài cho giai đoạn mới. Đây là bước tiền đề bắt buộc trước khi nộp hồ sơ gia hạn. Việc chuẩn bị sớm và đồng bộ các giấy tờ sẽ giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro bị từ chối hồ sơ và gián đoạn công việc của chuyên gia.
Hồ Sơ Gia Hạn Giấy Phép Lao Động Cần Chuẩn Bị Những Gì?
Hồ sơ xin gia hạn giấy phép lao động bao gồm: Văn bản đề nghị gia hạn theo Mẫu số 11/PLI, 02 ảnh, bản sao giấy phép lao động còn hạn, bản sao hộ chiếu, văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động, giấy khám sức khỏe và các giấy tờ liên quan khác.
Việc chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ và chính xác là yếu tố quyết định đến 90% thành công của thủ tục gia hạn. Theo quy định tại Điều 17 Nghị định số 152/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 70/2023/NĐ-CP, một bộ hồ sơ tiêu chuẩn cần các giấy tờ sau:
| STT | Tên Giấy Tờ | Yêu Cầu Chi Tiết |
|---|---|---|
| 1 | Văn bản đề nghị gia hạn giấy phép lao động | Theo Mẫu số 11/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP. |
| 2 | Ảnh màu của người lao động nước ngoài | 02 ảnh, kích thước 4cm x 6cm, phông nền trắng, không đeo kính, chụp trong vòng 06 tháng. |
| 3 | Giấy phép lao động còn thời hạn | Bản sao có chứng thực. |
| 4 | Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động | Bản chính hoặc bản sao có chứng thực. |
| 5 | Hộ chiếu | Bản sao có chứng thực tất cả các trang có thông tin của hộ chiếu còn giá trị. |
| 6 | Giấy khám sức khỏe | Phải được cấp ở nước ngoài hoặc tại Việt Nam theo quy định của Bộ Y tế, còn giá trị trong 12 tháng. |
| 7 | Giấy tờ chứng minh tiếp tục làm việc | Bản sao có chứng thực một trong các giấy tờ quy định tại khoản 8 Điều 9 Nghị định 152/2020/NĐ-CP (ví dụ: hợp đồng lao động mới, quyết định bổ nhiệm...). |
Về chuyên môn, Luật Thành Đô nhận thấy rằng giấy khám sức khỏe là một trong những giấy tờ dễ xảy ra sai sót nhất. Giấy khám phải được cấp bởi các cơ sở y tế đủ điều kiện theo quy định của Bộ Y tế Việt Nam. Nếu khám ở nước ngoài, giấy tờ này phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng sang tiếng Việt. Việc lựa chọn đúng bệnh viện và đảm bảo mẫu giấy khám tuân thủ quy định sẽ giúp tiết kiệm thời gian và tránh bị yêu cầu bổ sung hồ sơ.
Thủ Tục Gia Hạn Giấy Phép Lao Động Thực Hiện Như Thế Nào?
Quy trình gia hạn giấy phép lao động gồm 3 bước chính: (1) Doanh nghiệp nộp báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, (2) Chuẩn bị và nộp bộ hồ sơ đề nghị gia hạn, và (3) Nhận kết quả là giấy phép lao động đã được gia hạn.
Để đơn giản hóa quy trình, Luật Thành Đô hệ thống hóa các bước thực hiện thủ tục xin gia hạn giấy phép lao động một cách chi tiết và dễ theo dõi, giúp các chuyên viên nhân sự và doanh nghiệp thực hiện chính xác ngay từ lần đầu tiên.
Bước 1: Báo cáo và giải trình về nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài
Trước ít nhất 30 ngày kể từ ngày dự kiến sử dụng người lao động nước ngoài (cho giai đoạn mới), người sử dụng lao động phải nộp báo cáo giải trình về nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài đến cơ quan có thẩm quyền. Đây là bước bắt buộc để có được Văn bản chấp thuận, là một thành phần không thể thiếu trong bộ hồ sơ gia hạn.
Bước 2: Chuẩn bị và nộp hồ sơ gia hạn giấy phép lao động
Trong khoảng thời gian từ ít nhất 05 ngày đến không quá 45 ngày trước ngày giấy phép lao động cũ hết hạn, doanh nghiệp chuẩn bị 01 bộ hồ sơ đầy đủ như đã liệt kê ở trên. Hồ sơ có thể được nộp theo hai hình thức:
- Nộp trực tuyến: Theo hướng dẫn tại Thông tư số 23/2017/TT-BLĐTBXH, doanh nghiệp có thể thực hiện cấp giấy phép lao động qua mạng điện tử tại Cổng dịch vụ công quốc gia. Đây là phương thức được khuyến khích để tiết kiệm thời gian và minh bạch hóa thủ tục.
- Nộp trực tiếp: Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Bộ phận Một cửa của Sở Lao động - Nội Vụ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi người lao động dự kiến làm việc.
Bước 3: Xử lý hồ sơ và nhận kết quả
Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ gia hạn giấy phép lao động. Trường hợp không gia hạn, cơ quan sẽ có văn bản trả lời và nêu rõ lý do. Doanh nghiệp sẽ nhận kết quả trực tiếp tại nơi nộp hồ sơ hoặc qua dịch vụ bưu chính. Sau khi có kết quả, doanh nghiệp và người lao động nước ngoài ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản và gửi một bản sao đến cơ quan đã cấp giấy phép.
Doanh nghiệp đối mặt với những rủi ro pháp lý nào khi vi phạm quy định về gia hạn giấy phép lao động?
Vi phạm quy định về gia hạn giấy phép lao động có thể dẫn đến việc người lao động bị trục xuất và doanh nghiệp bị phạt tiền lên đến 75.000.000 đồng, đồng thời ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín và hoạt động kinh doanh.
Việc tuân thủ pháp luật lao động không chỉ là nghĩa vụ mà còn là biện pháp bảo vệ doanh nghiệp khỏi những rủi ro tốn kém. Khi giấy phép lao động hết hạn mà chưa gia hạn kịp thời, cả người lao động và doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với các chế tài nghiêm khắc.
- Đối với người lao động nước ngoài: Sẽ bị trục xuất khỏi lãnh thổ Việt Nam theo quy định của pháp luật về xuất nhập cảnh.
- Đối với người sử dụng lao động: Sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính. Theo Nghị định số 12/2022/NĐ-CP, mức phạt tiền đối với hành vi sử dụng người nước ngoài không có giấy phép lao động hoặc giấy phép lao động hết hạn có thể dao động từ 30.000.000 đồng đến 75.000.000 đồng, tùy thuộc vào số lượng lao động vi phạm.
Ví dụ thực tế cho thấy, một doanh nghiệp xây dựng tại tỉnh Bình Dương đã bị phạt 60.000.000 đồng vì sử dụng 15 lao động kỹ thuật nước ngoài có giấy phép lao động đã hết hạn. Hậu quả không chỉ dừng lại ở khoản tiền phạt mà còn gây gián đoạn dự án do thiếu hụt nhân sự chủ chốt. Do đó, việc chủ động thực hiện dịch vụ gia hạn giấy phép lao động một cách kịp thời là giải pháp đầu tư thông minh để bảo vệ hoạt động kinh doanh.
Các Câu Hỏi Thường Gặp Về Gia Hạn Giấy Phép Lao Động
1. Giấy phép lao động được gia hạn tối đa bao nhiêu lần?
Trả lời: Theo quy định tại khoản 2 Điều 155 của Bộ luật Lao động và Điều 19 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, giấy phép lao động chỉ được gia hạn một lần với thời hạn tối đa là 02 năm. Sau khi hết thời hạn gia hạn, nếu doanh nghiệp vẫn muốn tiếp tục sử dụng người lao động, phải thực hiện thủ tục xin cấp mới giấy phép lao động.
2. Nếu giấy phép lao động đã hết hạn thì có thể xin gia hạn được không?
Trả lời: Không. Một trong những điều kiện tiên quyết để gia hạn là giấy phép lao động phải còn hiệu lực. Nếu giấy phép lao động đã hết hạn, doanh nghiệp bắt buộc phải làm thủ tục xin cấp mới thay vì gia hạn. Đây là lý do tại sao việc tuân thủ thời hạn nộp hồ sơ là cực kỳ quan trọng.
3. Lệ phí nhà nước cho việc gia hạn giấy phép lao động là bao nhiêu?
Trả lời: Mức lệ phí gia hạn giấy phép lao động do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quy định và có thể khác nhau giữa các địa phương. Ví dụ, tại Hà Nội, mức lệ phí là 400.000 VNĐ/giấy phép. Doanh nghiệp cần kiểm tra biểu phí tại Sở Lao động - Nội Vụ nơi nộp hồ sơ để biết thông tin chính xác.
4. Khi gia hạn giấy phép lao động có cần nộp lại lý lịch tư pháp không?
Trả lời: Không. Theo quy định về hồ sơ gia hạn tại Điều 17 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, phiếu lý lịch tư pháp không nằm trong danh mục các giấy tờ bắt buộc phải nộp khi làm thủ tục gia hạn. Đây là một điểm khác biệt quan trọng so với thủ tục xin cấp mới.
5. Sau khi có giấy phép lao động gia hạn, cần làm thủ tục gì tiếp theo?
Trả lời: Sau khi có giấy phép lao động đã được gia hạn, người lao động nước ngoài cần tiến hành thủ tục xin gia hạn thẻ tạm trú tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh. Giấy phép lao động là cơ sở pháp lý quan trọng để được cấp hoặc gia hạn thẻ tạm trú, giúp người lao động ổn định cuộc sống và làm việc lâu dài tại Việt Nam.
Giải Pháp Gia Hạn Giấy Phép Lao Động Toàn Diện Cùng Luật Thành Đô
Để đảm bảo quá trình gia hạn giấy phép lao động diễn ra nhanh chóng, chính xác và tuân thủ tuyệt đối pháp luật, tránh mọi rủi ro tiềm ẩn, hãy liên hệ với đội ngũ chuyên gia của Luật Thành Đô. Chúng tôi, Công ty Luật TNHH Thành Đô Việt Nam, dưới sự dẫn dắt của Luật sư Nguyễn Lâm Sơn, cam kết mang đến dịch vụ pháp lý chuyên nghiệp và hiệu quả nhất.
Website: luatthanhdo.com.vn
Hotline: 0919.089.888
Email: luatsu@luatthanhdo.com.vn
Địa chỉ: Tầng 6, Toà tháp Ngôi Sao, phố Dương Đình Nghệ, Khu đô thị mới Cầu Giấy, Phường Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội, Việt Nam.
Tài liệu tham khảo
- Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14: https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Lao-dong-Tien-luong/Bo-Luat-lao-dong-2019-333670.aspx
- Nghị định số 152/2020/NĐ-CP của Chính phủ: https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Lao-dong-Tien-luong/Nghi-dinh-152-2020-ND-CP-quan-ly-nguoi-lao-dong-nuoc-ngoai-lam-viec-tai-Viet-Nam-280261.aspx
- Nghị định số 70/2023/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định số 152/2020/NĐ-CP: https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Lao-dong-Tien-luong/Nghi-dinh-70-2023-ND-CP-sua-doi-Nghi-dinh-152-2020-ND-CP-lao-dong-nuoc-ngoai-579513.aspx
- Thông tư số 23/2017/TT-BLĐTBXH hướng dẫn cấp giấy phép lao động qua mạng điện tử: https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Lao-dong-Tien-luong/Thong-tu-23-2017-TT-BLDTBXH-cap-giay-phep-lao-dong-nguoi-lao-dong-nuoc-ngoai-qua-mang-dien-tu-336187.aspx
- Cổng Dịch vụ công Quốc gia: https://dichvucong.gov.vn/p/home/dvc-trang-chu.html
Bình luận