Giấy Phép Lao Động: Quy Định, Thủ Tục, Điều Kiện Mới Nhất

Giấy phép lao động cho người nước ngoài là thủ tục pháp lý bắt buộc, đảm bảo doanh nghiệp hoạt động đúng pháp luật và người lao động an tâm công tác tại Việt Nam. Với những thay đổi quan trọng từ năm 2025, Luật Thành Đô cung cấp hướng dẫn chi tiết và toàn diện nhất, giúp bạn nắm vững quy trình cấp phép, điều kiện và hồ sơ cần thiết để hoàn tất thủ tục một cách chính xác.

Khung Pháp Lý Cấp Giấy Phép Lao Động Có Gì Mới Trong Năm 2025?

Kể từ ngày 01/07/2025, thẩm quyền quản lý nhà nước về lao động nước ngoài được chuyển từ Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội sang Bộ Nội vụ, đồng thời phân cấp mạnh mẽ cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, lồng ghép thủ tục báo cáo giải trình vào quy trình xin cấp phép để đơn giản hóa thủ tục hành chính.

Năm 2025 đánh dấu một bước ngoặt trong công tác quản lý lao động nước ngoài tại Việt Nam, với sự ra đời của các quy định mới nhằm tối ưu hóa quy trình và tăng cường tính chủ động cho địa phương. Theo Nghị định số 128/2025/NĐ-CP, thẩm quyền quản lý nhà nước trong lĩnh vực này chính thức được chuyển giao sang Bộ Nội vụ. [128/2025/NĐ-CP] Song song đó, Nghị định số 219/2025/NĐ-CP đã quy định chi tiết về trình tự, thủ tục mới, thay thế cho các quy định trước đây tại Nghị định số 152/2020/NĐ-CP và Nghị định số 70/2023/NĐ-CP. [219/2025/NĐ-CP]

💡 Luật Thành Đô chia sẻ: Thay đổi lớn nhất mà các doanh nghiệp cần lưu ý là sự phân quyền triệt để cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Giờ đây, thay vì phải thực hiện nhiều bước riêng lẻ, doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục báo cáo nhu cầu sử dụng lao động và xin cấp giấy phép lao động đồng thời, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và nguồn lực.

Điều Kiện Cấp Giấy Phép Lao Động Cho Người Nước Ngoài Gồm Những Gì?

Người lao động nước ngoài phải đáp ứng 4 điều kiện cốt lõi: (1) Đủ 18 tuổi và có năng lực hành vi dân sự đầy đủ; (2) Có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm làm việc phù hợp; (3) Có đủ sức khỏe theo quy định; (4) Không có tiền án, tiền sự.

Để được cấp giấy phép lao động tại Việt Nam, cả người lao động và người sử dụng lao động đều phải đáp ứng các điều kiện chặt chẽ được quy định trong Bộ luật Lao động. [45/2019/QH14] Cụ thể, người lao động nước ngoài phải chứng minh được năng lực và tư cách pháp lý của mình. Một trong những yêu cầu quan trọng nhất là phải có văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài từ cơ quan có thẩm quyền, trừ các trường hợp được miễn giấy phép lao động.

Nghị định số 219/2025/NĐ-CP cũng định nghĩa rõ các vị trí công việc mà người nước ngoài có thể đảm nhiệm, giúp doanh nghiệp xác định chính xác điều kiện cần đáp ứng:

• Nhà quản lý: Là người quản lý doanh nghiệp hoặc người đứng đầu, cấp phó của cơ quan, tổ chức.
• Giám đốc điều hành: Là người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc người đứng đầu và trực tiếp điều hành một lĩnh vực của doanh nghiệp, có ít nhất 3 năm kinh nghiệm phù hợp.
• Chuyên gia: Có bằng đại học trở lên và ít nhất 2 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp (hoặc 1 năm kinh nghiệm đối với các lĩnh vực ưu tiên như tài chính, công nghệ, đổi mới sáng tạo).
• Lao động kỹ thuật: Được đào tạo chuyên ngành ít nhất 1 năm và có ít nhất 2 năm kinh nghiệm, hoặc có ít nhất 3 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp.

Quy Trình Xin Cấp Giấy Phép Lao Động Mới Nhất Được Thực Hiện Như Thế Nào?

Quy trình xin cấp giấy phép lao động năm 2025 được tinh gọn qua 4 bước chính: (1) Đăng thông báo tuyển dụng lao động Việt Nam; (2) Chuẩn bị bộ hồ sơ đề nghị cấp phép theo quy định; (3) Nộp hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh; (4) Nhận kết quả trong 05 ngày làm việc.

Với việc phân cấp mạnh mẽ cho địa phương, quy trình cấp giấy phép lao động trở nên tập trung và hiệu quả hơn. Doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt các bước sau để đảm bảo hồ sơ được xử lý nhanh chóng.

Bước 1: Doanh nghiệp cần báo cáo giải trình và thông báo tuyển dụng lao động Việt Nam ra sao?

Doanh nghiệp phải đăng thông báo tuyển dụng trên Cổng thông tin điện tử của UBND cấp tỉnh ít nhất 15 ngày. Báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài sẽ được tích hợp trực tiếp vào văn bản đề nghị cấp giấy phép lao động.

Đây là bước tiền đề bắt buộc. Theo quy định tại Nghị định số 128/2025/NĐ-CP, người sử dụng lao động phải chứng minh rằng đã nỗ lực tuyển dụng lao động Việt Nam cho vị trí công việc đó nhưng không thành công. [128/2025/NĐ-CP] Nội dung thông báo tuyển dụng phải bao gồm đầy đủ thông tin về vị trí, mô tả công việc, số lượng, yêu cầu, mức lương và địa điểm làm việc. Sau khi hết thời hạn đăng tuyển mà không tìm được ứng viên phù hợp, doanh nghiệp mới có cơ sở để tiến hành các bước tiếp theo.

Bước 2: Cần chuẩn bị những giấy tờ gì trong bộ hồ sơ xin cấp giấy phép lao động?

Hồ sơ bao gồm văn bản đề nghị theo Mẫu số 03/PLI, giấy khám sức khỏe, phiếu lý lịch tư pháp, ảnh, hộ chiếu, và các giấy tờ chứng minh trình độ chuyên môn, kinh nghiệm, cũng như hình thức làm việc của người lao động nước ngoài.

Chuẩn bị một bộ hồ sơ xin giấy phép lao động đầy đủ và chính xác là yếu tố quyết định sự thành công. Theo Điều 18 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP, một bộ hồ sơ chuẩn bao gồm: [219/2025/NĐ-CP]

• Văn bản của người sử dụng lao động báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép lao động theo Mẫu số 03 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
• Giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế có thẩm quyền cấp, còn giá trị trong 12 tháng.
• Phiếu lý lịch tư pháp được cấp không quá 06 tháng.
• Giấy tờ chứng minh là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật (bằng cấp, chứng chỉ, văn bản xác nhận kinh nghiệm).
• 02 ảnh màu kích thước 4cm x 6cm, phông nền trắng, chụp không quá 06 tháng.
• Bản sao có chứng thực hộ chiếu còn giá trị.
• Các giấy tờ chứng minh hình thức làm việc của người lao động nước ngoài (văn bản cử sang làm việc, hợp đồng ký kết giữa các đối tác...).

💡 Luật Thành Đô chia sẻ: Một sai sót phổ biến là giấy tờ do nước ngoài cấp không được hợp pháp hóa lãnh sự hoặc dịch thuật, công chứng đúng quy định. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ lưỡng các yêu cầu này tại Điều 5 Nghị định 219/2025/NĐ-CP để tránh hồ sơ bị trả lại, gây chậm trễ cho kế hoạch nhân sự. [219/2025/NĐ-CP]

Bước 3: Doanh nghiệp nộp hồ sơ xin cấp giấy phép lao động ở đâu và bằng cách nào?

Hồ sơ được nộp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh nơi người lao động dự kiến làm việc, thông qua các hình thức: trực tiếp, dịch vụ bưu chính công ích, hoặc trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia.

Quy trình một cửa giúp việc nộp hồ sơ trở nên thuận tiện hơn. Người sử dụng lao động có thể lựa chọn phương thức phù hợp nhất với điều kiện của mình. [Quy Trình Thủ Tục Xin Cấp Giấy Phép Lao Động Cho Người Nước ngoài] Việc nộp hồ sơ trực tuyến đang ngày càng được khuyến khích để giảm thiểu thủ tục hành chính và thời gian đi lại. [219/2025/NĐ-CP]

Bước 4: Thời gian xử lý hồ sơ và nhận kết quả là bao lâu?

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Nội vụ (hoặc cơ quan được ủy quyền) sẽ cấp giấy phép lao động. Trường hợp từ chối, sẽ có văn bản trả lời và nêu rõ lý do.

Thời gian xử lý đã được rút ngắn đáng kể so với trước đây. Sau 05 ngày làm việc, người sử dụng lao động sẽ nhận được Giấy phép lao động theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP. [219/2025/NĐ-CP, Quy Trình Thủ Tục Xin Cấp Giấy Phép Lao Động Cho Người Nước ngoài, 2] Mẫu giấy phép lao động mới này có một số cập nhật, bao gồm việc bổ sung mã số định danh cá nhân và làm rõ hơn về lĩnh vực làm việc.

Thời Hạn Của Giấy Phép Lao Động Là Bao Lâu Và Có Được Gia Hạn Không?

Thời hạn của giấy phép lao động tối đa là 02 năm và chỉ được gia hạn một lần với thời hạn tối đa là 02 năm. Sau khi hết thời hạn gia hạn, người lao động phải làm thủ tục xin cấp giấy phép lao động mới nếu muốn tiếp tục làm việc.

Theo quy định tại Điều 155 của Bộ luật Lao động, thời hạn giấy phép lao động không được vượt quá 02 năm. [45/2019/QH14] Việc gia hạn giấy phép lao động được thực hiện một lần. [219/2025/NĐ-CP] Khi giấy phép lao động hết hạn, người sử dụng lao động cần tiến hành thủ tục gia hạn trước ít nhất 05 ngày nhưng không quá 45 ngày. [152/2020/NĐ-CP] Sau khi gia hạn một lần, nếu người lao động vẫn tiếp tục làm việc, doanh nghiệp phải thực hiện quy trình xin cấp mới giấy phép lao động theo quy định tại Điều 20 của Nghị định 219/2025/NĐ-CP. [219/2025/NĐ-CP]

Những Trường Hợp Nào Người Lao Động Nước Ngoài Được Miễn Giấy Phép Lao Động?

Các trường hợp được miễn giấy phép lao động bao gồm chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của công ty TNHH/cổ phần có giá trị vốn góp từ 3 tỷ đồng trở lên, luật sư nước ngoài đã được cấp phép, hoặc người vào Việt Nam làm việc dưới 90 ngày trong một năm.

Bộ luật Lao động và Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định nhiều trường hợp người lao động nước ngoài không thuộc diện cấp giấy phép lao động. [45/2019/QH14, 219/2025/NĐ-CP] Tuy nhiên, cần lưu ý rằng ngay cả khi được miễn giấy phép, hầu hết các trường hợp vẫn phải thực hiện thủ tục xin cấp Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động để hợp pháp hóa việc làm việc tại Việt Nam.

Doanh nghiệp phải đối mặt với rủi ro pháp lý nào nếu sử dụng lao động nước ngoài không có giấy phép?

Việc tuân thủ quy định cấp giấy phép lao động giúp doanh nghiệp hoạt động kinh doanh ổn định, tránh các rủi ro về xử phạt hành chính và đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho người lao động, đồng thời người lao động nước ngoài có thể bị buộc xuất cảnh.

Việc tuân thủ các quy định về giấy phép lao động không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn mang lại lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp. Một khi hợp pháp hóa việc sử dụng lao động nước ngoài, doanh nghiệp sẽ đảm bảo được sự ổn định của nguồn nhân lực chất lượng cao, tránh bị gián đoạn hoạt động sản xuất kinh doanh. Đồng thời, việc này cũng giúp nâng cao uy tín của doanh nghiệp, thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng pháp luật. Theo Điều 153 Bộ luật Lao động, người sử dụng lao động không tuân thủ sẽ bị xử lý theo quy định, trong khi người lao động không có giấy phép sẽ bị buộc xuất cảnh hoặc trục xuất. [45/2019/QH14]

Các Câu Hỏi Thường Gặp Về Thủ Tục Xin Giấy Phép Lao Động

Tài liệu tham khảo

• Bộ luật Lao động: https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Lao-dong-Tien-luong/Bo-Luat-lao-dong-2019-333670.aspx
• Nghị định 152/2020/NĐ-CP về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam: https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Lao-dong-Tien-luong/Nghi-dinh-152-2020-ND-CP-quan-ly-nguoi-lao-dong-nuoc-ngoai-lam-viec-tai-Viet-Nam-280261.aspx
• Nghị định 70/2023/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 152/2020/NĐ-CP: https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Lao-dong-Tien-luong/Nghi-dinh-70-2023-ND-CP-sua-doi-Nghi-dinh-152-2020-ND-CP-lao-dong-nuoc-ngoai-579513.aspx
• Cổng thông tin điện tử Chính phủ: https://chinhphu.vn/
• Cổng Dịch vụ công Quốc gia: https://dichvucong.gov.vn/p/home/dvc-trang-chu.html