Cấp Giấy Phép Lao Động Của Nhà Thầu: Quy Trình, Điều Kiện Và Giải Pháp

Việc cấp giấy phép lao động của nhà thầu cho chuyên gia nước ngoài là một quy trình pháp lý đặc thù, đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt để đảm bảo tiến độ dự án và tránh các rủi ro pháp lý không đáng có. Với kinh nghiệm chuyên sâu, Luật Thành Đô cung cấp giải pháp toàn diện, giúp nhà thầu hoàn tất thủ tục xin cấp giấy phép một cách nhanh chóng, chính xác theo các quy định mới nhất. Hướng dẫn này sẽ làm rõ các điều kiện, hồ sơ cần thiết và quy trình xin giấy phép lao động cho người nước ngoài.

Tại sao quy trình cấp phép cho nhà thầu lại có những yêu cầu đặc thù hơn so với doanh nghiệp thông thường?

Quy trình cấp phép cho nhà thầu có tính đặc thù vì pháp luật Việt Nam ưu tiên bảo vệ thị trường lao động trong nước, yêu cầu nhà thầu phải chứng minh nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài sau khi đã nỗ lực tuyển dụng lao động Việt Nam không thành công cho các vị trí công việc của gói thầu, dự án.

Nhà thầu, theo định nghĩa của pháp luật, là các tổ chức, cá nhân tham gia dự thầu và thực hiện các gói thầu, dự án cụ thể tại Việt Nam. Hoạt động của nhà thầu thường mang tính chất dự án, có thời hạn và yêu cầu nguồn nhân lực chuyên môn cao, đôi khi không có sẵn tại thị trường lao động trong nước. Chính vì vậy, quy định pháp luật đặt ra một bước kiểm soát chặt chẽ hơn đối với nhà thầu nhằm đảm bảo hài hòa lợi ích giữa việc phát triển kinh tế, thu hút chuyên gia nước ngoài và bảo vệ cơ hội việc làm cho người lao động Việt Nam.

Cụ thể, theo Điều 5 của Nghị định số 152/2020/NĐ-CP, trước khi tuyển dụng người lao động nước ngoài, nhà thầu phải thực hiện một bước quan trọng là đề nghị tuyển người lao động Việt Nam vào các vị trí dự kiến tuyển người nước ngoài. Chỉ khi các cơ quan chức năng của địa phương không thể giới thiệu hoặc cung ứng đủ nhân sự Việt Nam đáp ứng yêu cầu trong một thời hạn nhất định, nhà thầu mới được phép tiến hành thủ tục tuyển dụng và xin giấy phép lao động cho chuyên gia ngoại quốc. Đây là điểm khác biệt cốt lõi, tạo nên tính đặc thù trong quy trình dành riêng cho đối tượng nhà thầu.

Căn cứ pháp lý nào điều chỉnh việc cấp giấy phép lao động cho nhà thầu trong năm 2025?

Năm 2025, việc cấp giấy phép lao động cho nhà thầu được điều chỉnh chủ yếu bởi Bộ luật Lao động, Nghị định số 152/2020/NĐ-CP (về quy trình đặc thù cho nhà thầu), và Nghị định số 219/2025/NĐ-CP (về thủ tục và hồ sơ cấp phép chung mới nhất).

Để đảm bảo tuân thủ tuyệt đối, nhà thầu cần nắm vững hệ thống các văn bản pháp luật đang có hiệu lực. Dưới đây là bảng tổng hợp các văn bản pháp lý quan trọng và vai trò của chúng trong việc điều chỉnh quy trình xin giấy phép lao động cho người nước ngoài của nhà thầu, cập nhật đến tháng 9 năm 2025.

Quy trình chi tiết 4 bước xin giấy phép lao động cho nhà thầu diễn ra như thế nào?

Quy trình gồm 4 bước: (1) Đề nghị tuyển dụng lao động Việt Nam và nhận chấp thuận từ UBND cấp tỉnh; (2) Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ xin cấp phép lao động theo quy định mới; (3) Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền; (4) Nhận kết quả và hoàn tất các thủ tục sau cấp phép.

Để đảm bảo quá trình xin giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài thuộc dự án của mình được thuận lợi, nhà thầu cần tuân thủ nghiêm ngặt quy trình 4 bước sau đây. Mỗi bước đều có những yêu cầu cụ thể về hồ sơ và thời gian mà nhà thầu cần lưu ý.

Bước 1: Nhà thầu cần thực hiện thủ tục đề nghị tuyển dụng lao động Việt Nam ra sao?

Nhà thầu phải nộp văn bản đề nghị tuyển dụng lao động Việt Nam theo Mẫu số 04/PLI Phụ lục I của Nghị định 152/2020/NĐ-CP đến Chủ tịch UBND cấp tỉnh nơi thực hiện gói thầu và chờ phản hồi từ cơ quan chức năng.

Đây là bước tiên quyết và bắt buộc đối với nhà thầu. Mục đích là để các cơ quan chức năng của địa phương có cơ hội giới thiệu, cung ứng nguồn nhân lực trong nước trước.

• Hồ sơ cần nộp: Nhà thầu kê khai số lượng, trình độ, kinh nghiệm của các vị trí công việc cần tuyển và nộp Văn bản đề nghị tuyển người lao động Việt Nam vào các vị trí công việc dự kiến tuyển người lao động nước ngoài theo Mẫu số 04/PLI ban hành kèm theo Nghị định số 152/2020/NĐ-CP.
• Nơi nộp: Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi nhà thầu triển khai gói thầu, dự án.
• Thời gian xử lý của cơ quan chức năng:
  • 15 ngày: đối với đề nghị tuyển dưới 100 lao động Việt Nam.
  • Tối đa 01 tháng: đối với đề nghị tuyển từ 100 đến dưới 500 lao động Việt Nam.
  • Tối đa 02 tháng: đối với đề nghị tuyển từ 500 lao động Việt Nam trở lên.
• Kết quả: Sau thời hạn trên, nếu không giới thiệu hoặc cung ứng đủ lao động Việt Nam, Chủ tịch UBND cấp tỉnh sẽ ra Văn bản chấp thuận cho phép nhà thầu tuyển dụng lao động nước ngoài vào các vị trí còn thiếu, theo Mẫu số 06/PLI của Nghị định số 152/2020/NĐ-CP. Văn bản này là một thành phần bắt buộc trong hồ sơ xin cấp phép ở bước tiếp theo.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động cần những giấy tờ gì?

Hồ sơ cần chuẩn bị theo quy định tại Điều 18 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP, bao gồm văn bản đề nghị cấp phép, giấy khám sức khỏe, lý lịch tư pháp, hộ chiếu, ảnh, văn bản chấp thuận ở Bước 1, và các giấy tờ chứng minh chuyên môn, kinh nghiệm.

Sau khi có văn bản chấp thuận từ UBND cấp tỉnh, nhà thầu tiến hành chuẩn bị hồ sơ xin cấp giấy phép lao động cho từng cá nhân người nước ngoài. Thành phần hồ sơ bao gồm:

• Văn bản của người sử dụng lao động báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép lao động theo Mẫu số 03 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP.
• Giấy khám sức khỏe hoặc giấy chứng nhận sức khỏe còn giá trị trong 12 tháng.
• Phiếu lý lịch tư pháp cấp không quá 06 tháng.
• Bản sao hộ chiếu còn giá trị.
• 02 ảnh màu kích thước 4x6 cm.
• Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài đã được cấp ở Bước 1.
• Giấy tờ chứng minh là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật theo quy định tại Điều 19 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP.
• Văn bản của nhà thầu cử người lao động nước ngoài sang làm việc tại Việt Nam, kèm theo hợp đồng hoặc thỏa thuận ký kết liên quan đến gói thầu.

Luật Thành Đô chia sẻ: Một sai sót phổ biến là việc chuẩn bị giấy tờ chứng minh kinh nghiệm làm việc không đáp ứng yêu cầu. Văn bản xác nhận kinh nghiệm từ công ty cũ ở nước ngoài cần ghi rõ vị trí công việc, thời gian làm việc và mô tả công việc cụ thể. Việc hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng các giấy tờ này cần được thực hiện sớm để tránh kéo dài thời gian chuẩn bị hồ sơ.

Bước 3: Nộp hồ sơ và theo dõi tiến trình xử lý ở đâu và như thế nào?

Nhà thầu nộp hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh nơi người lao động dự kiến làm việc, có thể nộp trực tiếp, qua bưu chính hoặc trực tuyến. Thời gian xử lý là 10 ngày làm việc.

Theo quy định về phân cấp tại Nghị định số 128/2025/NĐ-CP và thủ tục tại Nghị định số 219/2025/NĐ-CP, việc nộp hồ sơ được thực hiện tập trung và hiện đại hóa:

• Thời gian nộp: Trong vòng 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày trước ngày người lao động dự kiến bắt đầu làm việc.
• Nơi nộp: Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương nơi triển khai dự án.
• Phương thức nộp:
  • Nộp trực tiếp.
  • Qua dịch vụ bưu chính công ích.
  • Trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia.
• Thời hạn giải quyết: Trong 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp giấy phép lao động.

Bước 4: Sau khi có giấy phép lao động nhà thầu cần làm gì tiếp theo?

Sau khi được cấp giấy phép, nhà thầu phải ký hợp đồng lao động với người lao động nước ngoài, khai báo tạm trú và làm thủ tục xin cấp thẻ tạm trú để hoàn tất việc hợp pháp hóa lao động và cư trú tại Việt Nam.

Việc nhận được giấy phép lao động chưa phải là bước cuối cùng. Để đảm bảo tuân thủ đầy đủ và tạo điều kiện thuận lợi cho người lao động, nhà thầu cần thực hiện các công việc sau:

• Ký kết hợp đồng lao động: Hợp đồng phải được ký bằng văn bản theo quy định của pháp luật lao động Việt Nam trước ngày làm việc chính thức.
• Đóng bảo hiểm: Thực hiện các nghĩa vụ về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho người lao động nước ngoài theo quy định.
• Xin cấp thẻ tạm trú: Giấy phép lao động là cơ sở pháp lý quan trọng để xin cấp thẻ tạm trú có thời hạn tương ứng, giúp người lao động ổn định cuộc sống và công việc tại Việt Nam.
• Báo cáo định kỳ: Chủ đầu tư có trách nhiệm giám sát và báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài của nhà thầu cho cơ quan chức năng theo định kỳ 6 tháng và hằng năm.

Cơ quan nào có thẩm quyền cấp phép và thời gian chờ đợi là bao lâu?

Thẩm quyền cấp giấy phép lao động thuộc về Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi nhà thầu thực hiện dự án. Tổng thời gian xử lý thủ tục, từ lúc đề nghị tuyển lao động Việt Nam đến khi cấp phép, có thể kéo dài từ 1 đến 3 tháng tùy thuộc vào quy mô tuyển dụng.

Luật pháp mới đã có sự thay đổi rõ rệt về cơ quan có thẩm quyền, nhằm tạo điều kiện thuận lợi và tăng tính chủ động cho các địa phương trong việc quản lý lao động.

Người lao động nước ngoài của nhà thầu có trường hợp nào được miễn giấy phép lao động không?

Có, một số trường hợp có thể được miễn giấy phép lao động, chẳng hạn như chuyên gia vào xử lý sự cố khẩn cấp, làm việc ngắn hạn dưới 90 ngày trong một năm, hoặc di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp theo cam kết quốc tế, nhưng cần làm thủ tục xác nhận miễn trừ.

Điều 7 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP và Điều 154 của Bộ luật Lao động quy định một số trường hợp người lao động nước ngoài không thuộc diện cấp giấy phép lao động. Đối với nhà thầu, các trường hợp có thể áp dụng bao gồm:

• Xử lý sự cố, tình huống kỹ thuật phức tạp: Người lao động vào Việt Nam dưới 03 tháng để xử lý các sự cố nảy sinh làm ảnh hưởng đến sản xuất, kinh doanh mà chuyên gia Việt Nam và chuyên gia nước ngoài hiện có tại Việt Nam không xử lý được.
• Làm việc ngắn hạn: Người lao động là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật vào Việt Nam làm việc có tổng thời gian dưới 90 ngày trong 01 năm.
• Di chuyển nội bộ doanh nghiệp: Áp dụng cho 11 ngành dịch vụ theo cam kết WTO, nếu nhà thầu là một hiện diện thương mại của doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam.

Kể cả trong các trường hợp này, nhà thầu vẫn phải thực hiện thủ tục xin cấp Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động hoặc thông báo cho cơ quan chức năng để đảm bảo quản lý lao động đúng quy định.

Các Câu Hỏi Thường Gặp Về Giấy Phép Lao Động Cho Nhà Thầu

Tài liệu tham khảo

• Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật: https://vbpl.vn/Pages/portal.aspx
• Cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật: https://vbpl.vn/Pages/portal.aspx
• Cổng thông tin điện tử Bộ Tư pháp: https://moj.gov.vn/
• Thư viện Pháp luật: https://thuvienphapluat.vn/
• Cổng Dịch vụ công Quốc gia: https://dichvucong.gov.vn/