Cơ Quan Cấp Giấy Phép Lao Động: Thẩm Quyền, Địa Chỉ & Quy Trình

Cơ quan cấp giấy phép lao động theo quy định mới nhất là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, đây là bước tiến quan trọng trong việc phân cấp quản lý nhà nước, giúp doanh nghiệp thuận lợi hơn trong việc hợp pháp hóa lao động nước ngoài. Để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ, Luật Thành Đô cung cấp hướng dẫn chi tiết về thẩm quyền, địa điểm và thủ tục nộp hồ sơ xin cấp phép lao động, giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật một cách chính xác nhất. Việc nắm rõ địa chỉ cơ quan chức năng và quy trình làm việc là chìa khóa để hoàn tất thủ tục nhanh chóng, hiệu quả.

Cơ quan nào có thẩm quyền cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài theo quy định mới nhất?

Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 07/08/2025, thẩm quyền cấp, cấp lại, gia hạn và thu hồi giấy phép lao động thuộc về Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc, đánh dấu sự phân cấp mạnh mẽ về địa phương.

Sự thay đổi về cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp giấy phép lao động là một trong những nội dung cải cách hành chính quan trọng nhất trong lĩnh vực quản lý lao động nước ngoài tại Việt Nam. Trước đây, nhiệm vụ này thuộc về Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động - Thương binh và Xã hội. Tuy nhiên, để tối ưu hóa quy trình và tăng cường vai trò của chính quyền địa phương, pháp luật đã có những điều chỉnh mang tính bước ngoặt.

Cụ thể, Điều 4 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP quy định rõ:

• Ủy ban nhân dân (UBND) cấp tỉnh là cơ quan có thẩm quyền chính thức thực hiện việc cấp, cấp lại, gia hạn giấy phép lao động và giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động.
• Đối với trường hợp người lao động làm việc cho một người sử dụng lao động tại nhiều tỉnh, thành phố khác nhau, thẩm quyền sẽ thuộc về UBND cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đặt trụ sở chính.
• UBND cấp tỉnh có quyền quyết định việc phân cấp hoặc ủy quyền cho các cơ quan chuyên môn trực thuộc (ví dụ như Sở Nội vụ) để thực hiện nhiệm vụ này.

Luật Thành Đô nhận thấy, sự phân cấp này không chỉ giúp giảm tải cho các cơ quan trung ương mà còn tạo điều kiện cho doanh nghiệp tại địa phương tiếp cận và hoàn thành thủ tục hành chính một cách nhanh chóng và thuận tiện hơn, phù hợp với tình hình thực tế của từng địa bàn.

Sự thay đổi về thẩm quyền cấp giấy phép lao động từ trung ương về địa phương diễn ra như thế nào?

Quá trình chuyển giao thẩm quyền diễn ra theo lộ trình: từ Bộ/Sở Lao động - Thương binh và Xã hội (theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP), qua giai đoạn chuyển tiếp sang Bộ/Sở Nội vụ (theo Nghị định 128/2025/NĐ-CP), và cuối cùng được thống nhất tại Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP).

Lộ trình thay đổi cơ quan quản lý lao động nước ngoài là một minh chứng rõ nét cho nỗ lực cải cách thủ tục hành chính của Chính phủ. Việc nắm bắt được quá trình này giúp các chuyên viên nhân sự và pháp chế hiểu rõ hơn về bối cảnh pháp lý và tránh nhầm lẫn khi thực hiện thủ tục.

Sự điều chỉnh này đòi hỏi các doanh nghiệp phải cập nhật thông tin liên tục để xác định đúng cơ quan tiếp nhận hồ sơ, tránh tình trạng nộp sai địa chỉ gây mất thời gian và chi phí.

Vậy chính xác cần nộp hồ sơ xin cấp giấy phép lao động ở đâu?

Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc. Đây là đầu mối một cửa tiếp nhận hồ sơ cho hầu hết các thủ tục hành chính cấp tỉnh.

Để đơn giản hóa thủ tục hành chính, thay vì phải đến trực tiếp từng sở, ban, ngành, các địa phương đã triển khai mô hình một cửa. Theo đó, địa điểm nộp hồ sơ xin cấp giấy phép lao động được quy định tại Điều 22 Nghị định 219/2025/NĐ-CP là:

• Địa điểm: Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh.
• Phạm vi: Nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc.

Ví dụ, nếu một công ty có trụ sở tại Hà Nội và muốn tuyển một chuyên gia nước ngoài làm việc tại chi nhánh ở Bắc Ninh, hồ sơ sẽ được nộp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Bắc Ninh. Trung tâm này sẽ có trách nhiệm tiếp nhận và chuyển hồ sơ đến cơ quan được UBND tỉnh Bắc Ninh phân cấp giải quyết.

Quy trình nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền được thực hiện ra sao?

Quy trình gồm 3 bước: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định, lựa chọn hình thức nộp phù hợp (trực tiếp, bưu chính hoặc trực tuyến), và theo dõi tiến trình xử lý để nhận kết quả trong thời hạn quy định.

Việc tuân thủ đúng trình tự thủ tục là yếu tố quyết định đến sự thành công và thời gian xử lý hồ sơ. Luật Thành Đô hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và hợp lệ

Đây là bước quan trọng nhất. Một bộ hồ sơ đầy đủ theo quy định tại Điều 18 Nghị định 219/2025/NĐ-CP sẽ giúp rút ngắn đáng kể thời gian xử lý. Các thành phần chính bao gồm:

• Văn bản đề nghị theo Mẫu số 03 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP.
• Giấy khám sức khỏe còn hiệu lực.
• Phiếu lý lịch tư pháp.
• Ảnh chân dung.
• Bản sao hộ chiếu.
• Các giấy tờ chứng minh trình độ chuyên môn, kinh nghiệm làm việc.

Bước 2: Lựa chọn hình thức và tiến hành nộp hồ sơ

Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong ba hình thức nộp hồ sơ theo Điều 22 Nghị định 219/2025/NĐ-CP:

1. Nộp trực tiếp: Người nộp hồ sơ mang bản cứng đến Trung tâm Phục vụ hành chính công của tỉnh/thành phố.
2. Qua dịch vụ bưu chính công ích: Gửi hồ sơ qua đường bưu điện đến địa chỉ của Trung tâm.
3. Nộp trực tuyến: Nộp hồ sơ qua Cổng Dịch vụ công quốc gia. Đây là hình thức được khuyến khích để tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại.

Bước 3: Theo dõi và nhận kết quả

Thời gian xử lý hồ sơ được quy định rõ ràng, giúp doanh nghiệp chủ động trong kế hoạch nhân sự:

• Thời hạn giải quyết: 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
• Kết quả: Giấy phép lao động theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP, có thể là bản giấy hoặc bản điện tử.

Trong suốt quá trình này, người nộp hồ sơ nên giữ liên lạc với chuyên viên xử lý tại bộ phận một cửa để kịp thời bổ sung giấy tờ nếu có yêu cầu.

Doanh nghiệp cần liên hệ với cơ quan nào để được giải đáp thắc mắc?

Để được hướng dẫn và giải đáp thắc mắc, doanh nghiệp nên liên hệ trực tiếp với cơ quan được Ủy ban nhân dân cấp tỉnh giao nhiệm vụ quản lý lao động nước ngoài tại địa phương, thường là Sở Nội vụ hoặc Sở Lao động - Thương binh và Xã hội (tùy theo quyết định phân cấp của từng tỉnh).

Mặc dù đầu mối nộp hồ sơ là Trung tâm Phục vụ hành chính công, nhưng cơ quan chuyên môn xử lý và tham mưu cho UBND cấp tỉnh mới là nơi có chuyên môn sâu nhất để giải đáp các vấn đề phức tạp.

Luật Thành Đô khuyên rằng, để có thông tin chính xác nhất, doanh nghiệp nên:

• Tra cứu Cổng thông tin điện tử của UBND cấp tỉnh: Tìm kiếm thông tin về cơ quan được phân cấp nhiệm vụ quản lý lao động nước ngoài.
• Liên hệ Sở Nội vụ hoặc Bộ Nội Vụ: Đây là hai cơ quan thường được giao nhiệm vụ này. Doanh nghiệp có thể gọi điện đến đường dây nóng hoặc phòng chuyên trách để được tư vấn.
• Tham vấn các đơn vị dịch vụ pháp lý chuyên nghiệp: Các công ty luật chuyên về lao động và đầu tư như Luật Thành Đô luôn cập nhật các quy định mới nhất và có kinh nghiệm thực tiễn để hỗ trợ doanh nghiệp hiệu quả.

Việc chủ động tìm hiểu và liên hệ đúng cơ quan chức năng sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tránh sai sót và đảm bảo quá trình xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài diễn ra thuận lợi.

Các câu hỏi thường gặp về cơ quan cấp giấy phép lao động

Tài liệu tham khảo

• Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14: https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Lao-dong-Tien-luong/Bo-Luat-lao-dong-2019-333670.aspx
• Nghị định số 219/2025/NĐ-CP của Chính phủ quy định về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam: https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Lao-dong-Tien-luong/Nghi-dinh-219-2025-ND-CP-nguoi-lao-dong-nuoc-ngoai-lam-viec-tai-Viet-Nam-668418.aspx
• Nghị định số 128/2025/NĐ-CP của Chính phủ quy định về phân quyền, phân cấp trong quản lý nhà nước lĩnh vực nội vụ: https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Bo-may-hanh-chinh/Nghi-dinh-128-2025-ND-CP-phan-quyen-phan-cap-trong-quan-ly-Nha-nuoc-linh-vuc-noi-vu-660602.aspx
• Cổng Dịch vụ công Quốc gia: https://dichvucong.gov.vn/p/home/dvc-trang-chu.html