Văn Bản Chứng Minh Là Giám Đốc Điều Hành: Pháp Lý, Hồ Sơ & Lợi Ích

Văn bản chứng minh là Giám đốc điều hành là tài liệu pháp lý then chốt để xin giấy phép lao động cho người nước ngoài, được Luật Thành Đô hỗ trợ chuẩn bị một cách chính xác và hiệu quả. Việc nắm rõ các loại giấy tờ này không chỉ đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn giúp doanh nghiệp chủ động trong mọi giao dịch pháp lý quan trọng, từ đó tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự cấp cao.

Pháp luật Việt Nam định nghĩa Giám đốc điều hành như thế nào?

Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, Giám đốc điều hành là người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh hoặc người đứng đầu và trực tiếp điều hành một lĩnh vực của doanh nghiệp có ít nhất 3 năm kinh nghiệm phù hợp.

Để đảm bảo tính thống nhất trong việc áp dụng pháp luật, đặc biệt là trong thủ tục cấp giấy phép lao động, định nghĩa về Giám đốc điều hành được quy định rất cụ thể. Theo khoản 2 Điều 3 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP, một người lao động nước ngoài được xem là Giám đốc điều hành khi thuộc một trong hai trường hợp sau:

• Người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Đây là trường hợp phổ biến, chức danh này được xác định dựa trên cơ cấu tổ chức và đăng ký hoạt động của các đơn vị phụ thuộc.
• Người đứng đầu và trực tiếp điều hành một lĩnh vực của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và có ít nhất 3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phù hợp. Trường hợp này áp dụng cho các vị trí quản lý cấp cao, phụ trách một mảng nghiệp vụ quan trọng (ví dụ: Giám đốc tài chính, Giám đốc marketing) và đòi hỏi phải có tài liệu chứng minh kinh nghiệm làm việc thực tế.

💡 Luật Thành Đô chia sẻ: Việc phân định rõ hai trường hợp này rất quan trọng. Đối với trường hợp thứ hai, việc chuẩn bị văn bản chứng minh 3 năm kinh nghiệm là yếu tố quyết định để hồ sơ được chấp thuận. Doanh nghiệp cần lưu ý rằng kinh nghiệm này phải liên quan trực tiếp đến lĩnh vực mà người đó sẽ điều hành tại Việt Nam.

Các loại văn bản pháp lý nào có giá trị chứng minh chức vụ Giám đốc điều hành?

Để chứng minh tư cách Giám đốc điều hành, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ ba tài liệu pháp lý cốt lõi: Điều lệ công ty, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (hoặc văn bản tương đương), và Nghị quyết hoặc Quyết định bổ nhiệm chính thức.

Pháp luật Việt Nam không quy định một loại văn bản duy nhất mà yêu cầu sự kết hợp của nhiều tài liệu để tạo thành một bộ hồ sơ chặt chẽ, có tính xác thực cao. Theo hướng dẫn tại Nghị định số 152/2020/NĐ-CP và các quy định kế thừa, các giấy tờ cần thiết để chứng minh tư cách Giám đốc điều hành (cũng như Nhà quản lý) bao gồm:

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thể hiện vai trò giám đốc điều hành ở đâu?

Trên GCNĐKDN, vai trò của người điều hành cao nhất thường được thể hiện qua mục thông tin về Người đại diện theo pháp luật, bao gồm họ tên và chức danh cụ thể (Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc).

GCNĐKDN là văn bản pháp lý quan trọng do cơ quan nhà nước cấp, xác nhận sự tồn tại hợp pháp của doanh nghiệp. Mặc dù không phải lúc nào cũng ghi chính xác chức danh Giám đốc điều hành, nhưng thông tin về Người đại diện theo pháp luật là một chỉ dấu quan trọng. Chức danh này thường được trao cho người giữ vị trí điều hành cao nhất. Tuy nhiên, GCNĐKDN chỉ là một phần của bộ hồ sơ. Để có giá trị chứng minh đầy đủ, thông tin trên GCNĐKDN phải khớp với Điều lệ công ty và Quyết định bổ nhiệm. Trong trường hợp Giám đốc điều hành không đồng thời là người đại diện theo pháp luật, vai trò của Quyết định bổ nhiệm và Điều lệ công ty sẽ trở nên đặc biệt quan trọng.

Quy trình để được cấp các văn bản chứng minh là Giám đốc điều hành như thế nào?

Quy trình bao gồm các thủ tục nội bộ của doanh nghiệp như họp Hội đồng thành viên/cổ đông để thông qua Điều lệ và ban hành Quyết định bổ nhiệm, sau đó tiến hành thủ tục đăng ký kinh doanh với cơ quan nhà nước để được cấp GCNĐKDN.

Việc có được bộ tài liệu hoàn chỉnh để chứng minh chức danh Giám đốc điều hành là kết quả của một quy trình kết hợp giữa thủ tục nội bộ và thủ tục hành chính. Luật Thành Đô hướng dẫn các bước cơ bản như sau:

1. Bước 1: Soạn thảo và thông qua Điều lệ công ty: Các thành viên sáng lập/cổ đông họp để thống nhất và thông qua Điều lệ, trong đó quy định rõ cơ cấu quản lý và chức danh Giám đốc điều hành.
2. Bước 2: Bổ nhiệm Giám đốc điều hành: Cấp có thẩm quyền (Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị) họp và ra Nghị quyết/Quyết định bổ nhiệm một cá nhân cụ thể vào vị trí Giám đốc điều hành. Văn bản này phải được lưu trữ cẩn thận tại doanh nghiệp.
3. Bước 3: Đăng ký thành lập doanh nghiệp/thay đổi nội dung đăng ký: Doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư. Hồ sơ bao gồm Điều lệ và các văn bản liên quan. Sau khi hồ sơ hợp lệ, cơ quan sẽ cấp GCNĐKDN.

Khi nào doanh nghiệp cần sử dụng các văn bản chứng minh Giám đốc điều hành?

Các tài liệu này là bắt buộc khi xin giấy phép lao động cho Giám đốc điều hành người nước ngoài, và cực kỳ cần thiết khi thực hiện các giao dịch quan trọng như ký kết hợp đồng, làm việc với ngân hàng, và đại diện doanh nghiệp trước cơ quan nhà nước.

Việc chứng minh tư cách Giám đốc điều hành không chỉ là thủ tục nội bộ mà còn là yêu cầu pháp lý trong nhiều tình huống.

• Xin cấp dịch vụ làm giấy phép lao động: Đây là trường hợp phổ biến nhất. Theo điểm a khoản 4 Điều 9 Nghị định 152/2020/NĐ-CP và các quy định mới tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP, hồ sơ xin cấp giấy phép lao động cho vị trí Giám đốc điều hành bắt buộc phải có đủ 3 loại văn bản nêu trên.
• Ký kết hợp đồng kinh tế: Để đảm bảo tính pháp lý của hợp đồng, bên đối tác có quyền yêu cầu xem các tài liệu chứng minh thẩm quyền ký kết của Giám đốc điều hành.
• Giao dịch ngân hàng: Khi mở tài khoản, thực hiện các giao dịch lớn hoặc vay vốn, ngân hàng sẽ yêu cầu các văn bản này để xác minh người có thẩm quyền đại diện cho doanh nghiệp.
• Làm việc với cơ quan nhà nước: Khi thực hiện các thủ tục hành chính về thuế, hải quan, bảo hiểm xã hội, các văn bản này là cơ sở để chứng minh tư cách đại diện hợp pháp.

Làm thế nào để xác minh tính hợp pháp của các văn bản này?

Cách hiệu quả nhất để xác minh là tra cứu thông tin công khai của doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và đối chiếu với các văn bản giấy do đối tác cung cấp.

Để phòng tránh rủi ro pháp lý khi giao dịch với đối tác, việc kiểm tra và xác minh thông tin là cực kỳ cần thiết. Luật Thành Đô đề xuất quy trình xác minh như sau:

• Kiểm tra trực tuyến: Truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (dangkykinhdoanh.gov.vn). Sử dụng mã số thuế hoặc tên công ty để tra cứu các thông tin cơ bản như tên người đại diện theo pháp luật, địa chỉ, tình trạng hoạt động.
• Đối chiếu thông tin: So sánh thông tin tra cứu được với thông tin trên GCNĐKDN mà đối tác cung cấp. Bất kỳ sự khác biệt nào cũng cần được làm rõ.
• Yêu cầu cung cấp đầy đủ hồ sơ: Đề nghị đối tác cung cấp bản sao Điều lệ công ty và Quyết định bổ nhiệm để xem xét thẩm quyền chi tiết. Kiểm tra tính nhất quán về chức danh, quyền hạn giữa các tài liệu.
• Tư vấn pháp lý: Trong các giao dịch phức tạp hoặc có giá trị lớn, việc tham vấn ý kiến từ luật sư hoặc các đơn vị chuyên nghiệp như Luật Thành Đô là giải pháp an toàn để đảm bảo mọi văn bản đều hợp pháp và có hiệu lực.

Các câu hỏi thường gặp về văn bản chứng minh Giám đốc điều hành

Tài liệu tham khảo

• Nghị định 152/2020/NĐ-CP về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam : https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Lao-dong-Tien-luong/Nghi-dinh-152-2020-ND-CP-quan-ly-nguoi-lao-dong-nuoc-ngoai-lam-viec-tai-Viet-Nam-280261.aspx
• Nghị định 70/2023/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định số 152/2020/NĐ-CP : https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Lao-dong-Tien-luong/Nghi-dinh-70-2023-ND-CP-sua-doi-Nghi-dinh-152-2020-ND-CP-lao-dong-nuoc-ngoai-579513.aspx: 
• Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật: https://vbpl.vn/Pages/portal.aspx