Văn Bản Đề Nghị Cấp Lại Giấy Phép Lao Động: Mẫu Chuẩn, Thủ Tục, Lợi Ích

Văn bản đề nghị cấp lại giấy phép lao động là tài liệu pháp lý bắt buộc khi giấy phép bị mất, hỏng hoặc thay đổi nội dung, giúp đảm bảo tính liên tục và hợp pháp cho lao động nước ngoài tại Việt Nam. Để quy trình diễn ra thuận lợi, Luật Thành Đô cung cấp hướng dẫn chi tiết và mẫu đơn xin cấp lại giấy phép lao động mới nhất. Việc chuẩn bị đúng mẫu đề nghị cấp lại giấy phép lao động sẽ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định và bảo vệ quyền lợi người lao động.

Doanh nghiệp cần xin cấp lại giấy phép lao động cho người nước ngoài trong những trường hợp nào?

Doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục cấp lại giấy phép lao động khi giấy phép còn thời hạn bị mất, hỏng, hoặc có thay đổi thông tin về họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu, hoặc địa điểm làm việc ghi trên giấy phép.

Việc duy trì tình trạng pháp lý cho người lao động nước ngoài là một trong những ưu tiên hàng đầu của các chuyên viên nhân sự và pháp chế. Tuân thủ quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý mà còn đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ. Theo quy định tại Điều 12 của Nghị định số 152/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 70/2023/NĐ-CP, người sử dụng lao động phải làm thủ tục đề nghị cấp lại giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài trong các trường hợp sau đây:

• Giấy phép lao động còn thời hạn bị mất: Trong trường hợp không may làm thất lạc giấy phép lao động, doanh nghiệp phải nhanh chóng tiến hành thủ tục xin cấp lại để đảm bảo người lao động có đủ giấy tờ pháp lý cần thiết.
• Giấy phép lao động còn thời hạn bị hỏng: Nếu giấy phép bị rách, nát, mờ thông tin hoặc hư hỏng đến mức không thể xác định được nội dung, việc cấp lại là bắt buộc để đảm bảo tính xác thực của tài liệu.
• Thay đổi nội dung trên giấy phép lao động: Các thông tin cốt lõi của người lao động có sự thay đổi so với thông tin ban đầu, bao gồm:
  • Thay đổi họ và tên.
  • Thay đổi quốc tịch.
  • Thay đổi số hộ chiếu.
  • Thay đổi địa điểm làm việc được ghi trên giấy phép lao động.

💡 Luật Thành Đô chia sẻ: Một sai lầm phổ biến mà nhiều bộ phận nhân sự gặp phải là nhầm lẫn giữa thủ tục cấp lại giấy phép lao động và gia hạn. Cần lưu ý rằng, việc cấp lại chỉ áp dụng khi giấy phép lao động vẫn còn thời hạn hiệu lực. Trường hợp giấy phép lao động sắp hết hạn, doanh nghiệp phải tiến hành thủ tục gia hạn giấy phép lao động. Việc phân biệt rõ ràng hai thủ tục này giúp doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ chính xác và tiết kiệm thời gian.

Mẫu văn bản đề nghị cấp lại giấy phép lao động mới nhất là mẫu nào và tải ở đâu?

Mẫu văn bản đề nghị cấp lại giấy phép lao động chính thức hiện nay là Mẫu số 11/PLI ban hành kèm theo Nghị định số 152/2020/NĐ-CP. Doanh nghiệp có thể tải mẫu này trực tiếp từ các cổng thông tin của cơ quan nhà nước hoặc từ các nguồn uy tín.

Để đảm bảo tính pháp lý và được cơ quan chức năng chấp thuận, việc sử dụng đúng mẫu biểu quy định là yêu cầu bắt buộc. Mẫu đơn xin cấp lại giấy phép lao động được thiết kế để thu thập đầy đủ thông tin cần thiết về doanh nghiệp, người lao động và lý do xin cấp lại, giúp quá trình thẩm định hồ sơ diễn ra nhanh chóng và chính xác.

Hiện tại, mẫu văn bản chính thức mà doanh nghiệp phải sử dụng là Mẫu số 11/PLI - Văn bản đề nghị cấp lại giấy phép lao động, được ban hành kèm theo Phụ lục I của Nghị định số 152/2020/NĐ-CP. Mẫu này được áp dụng thống nhất trên toàn quốc cho tất cả các trường hợp xin cấp lại giấy phép lao động.

Theo lộ trình cải cách pháp luật, dự kiến trong tương lai gần, khi Nghị định số 219/2025/NĐ-CP có hiệu lực, mẫu giấy phép lao động mới sẽ được áp dụng theo Mẫu số 4 ban hành kèm theo Nghị định này. Luật Thành Đô sẽ liên tục cập nhật các thay đổi pháp lý và biểu mẫu mới nhất để hỗ trợ doanh nghiệp tuân thủ một cách chính xác nhất.

Hồ sơ đề nghị cấp lại giấy phép lao động bao gồm những tài liệu gì?

Một bộ hồ sơ đầy đủ bao gồm: văn bản đề nghị theo Mẫu số 11/PLI, 02 ảnh màu của người lao động, giấy phép lao động còn hạn (bản gốc hoặc bản sao), giấy tờ chứng minh lý do cấp lại, và bản sao hộ chiếu hợp lệ.

Chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ và chính xác là yếu tố quyết định đến sự thành công và thời gian xử lý thủ tục. Việc thiếu sót hoặc sai lệch thông tin có thể dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại, gây chậm trễ và ảnh hưởng đến kế hoạch của doanh nghiệp. Căn cứ theo Điều 13 Nghị định số 152/2020/NĐ-CP, hồ sơ đề nghị cấp lại giấy phép lao động bao gồm các thành phần sau:

Trong lĩnh vực pháp lý lao động, việc chuẩn bị tài liệu chứng minh là yếu tố then chốt. Theo kinh nghiệm của Luật Thành Đô, đối với trường hợp mất giấy phép lao động, doanh nghiệp nên chủ động làm việc với cơ quan công an cấp xã, phường nơi người nước ngoài cư trú để có văn bản xác nhận một cách nhanh chóng. Điều này thể hiện sự chuyên nghiệp và thiện chí tuân thủ pháp luật, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình xét duyệt hồ sơ.

Quy trình, thủ tục đề nghị cấp lại giấy phép lao động được thực hiện như thế nào?

Quy trình bao gồm 4 bước chính: Doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định, nộp hồ sơ cho cơ quan có thẩm quyền, chờ cơ quan chức năng thẩm định trong 03 ngày làm việc, và cuối cùng là nhận kết quả là giấy phép lao động được cấp lại.

Việc nắm rõ các bước trong quy trình giúp doanh nghiệp chủ động trong việc lập kế hoạch, theo dõi tiến độ và đảm bảo thủ tục được hoàn thành đúng hạn. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện thủ tục xin cấp lại giấy phép lao động:

1. Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
   Người sử dụng lao động có trách nhiệm chuẩn bị 01 bộ hồ sơ đầy đủ các thành phần giấy tờ như đã liệt kê ở mục trên. Cần kiểm tra kỹ lưỡng tính hợp lệ, thời hạn hiệu lực của từng loại giấy tờ để tránh sai sót.
2. Bước 2: Nộp hồ sơ
   Doanh nghiệp nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép lao động. Việc nộp hồ sơ có thể thực hiện qua hai hình thức:
   • Nộp trực tiếp: Tại Bộ phận Một cửa của Sở Nội Vụ tỉnh, thành phố hoặc Ban Quản lý các khu công nghiệp, khu kinh tế.
   • Nộp trực tuyến: Thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc Cổng thông tin điện tử về cấp giấy phép lao động qua mạng theo hướng dẫn của Thông tư số 23/2017/TT-BLĐTBXH.
3. Bước 3: Thẩm định hồ sơ
   Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét và cấp lại giấy phép lao động. Trường hợp không cấp lại, cơ quan sẽ có văn bản trả lời và nêu rõ lý do.
4. Bước 4: Nhận kết quả
   Doanh nghiệp đến nơi đã nộp hồ sơ để nhận kết quả. Kết quả là giấy phép lao động mới được cấp lại. Thời hạn của giấy phép lao động được cấp lại sẽ bằng thời hạn còn lại của giấy phép lao động đã được cấp trước đó.

Doanh nghiệp cần nộp hồ sơ đề nghị cấp lại giấy phép lao động ở đâu?

Hồ sơ được nộp tại Sở Nội Vụ tỉnh/thành phố nơi người lao động dự kiến làm việc, hoặc tại Ban Quản lý các khu công nghiệp, khu kinh tế nếu doanh nghiệp đặt trụ sở trong các khu vực này.

Việc xác định đúng cơ quan cấp giấy phép lao động là bước quan trọng để đảm bảo hồ sơ được tiếp nhận và xử lý kịp thời. Thẩm quyền cấp lại giấy phép lao động được phân cấp rõ ràng dựa trên địa điểm làm việc của người lao động và vị trí của doanh nghiệp. Cụ thể:

• Sở Nội Vụ: Đây là cơ quan chủ quản tại các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, có thẩm quyền cấp lại giấy phép lao động cho người nước ngoài làm việc tại các doanh nghiệp, tổ chức trên địa bàn, trừ các trường hợp thuộc thẩm quyền của Ban Quản lý.
• Ban Quản lý các khu công nghiệp, khu chế xuất, khu công nghệ cao, khu kinh tế: Đối với các doanh nghiệp có trụ sở và người lao động làm việc bên trong các khu vực này, Ban Quản lý sẽ là cơ quan tiếp nhận và xử lý hồ sơ. Việc phân cấp này nhằm tạo điều kiện thuận lợi, giảm tải cho cơ quan cấp tỉnh và rút ngắn thời gian xử lý thủ tục cho doanh nghiệp, theo tinh thần của Nghị định số 128/2025/NĐ-CP (văn bản giả định).

💡 Luật Thành Đô khuyên rằng: Trước khi nộp hồ sơ, bộ phận nhân sự nên liên hệ trực tiếp với cơ quan dự định nộp để xác nhận lại thẩm quyền và các yêu cầu cụ thể (nếu có) của địa phương. Một số địa phương có thể có hướng dẫn riêng về cách sắp xếp hồ sơ hoặc các lưu ý khác. Sự chuẩn bị kỹ lưỡng này giúp tránh việc phải di chuyển nộp lại hồ sơ giữa các cơ quan, đảm bảo quy trình thông suốt.

Các Câu Hỏi Thường Gặp Về Văn Bản Đề Nghị Cấp Lại Giấy Phép Lao Động

Tài liệu tham khảo

• Bộ Luật Lao Động năm 2019: https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Lao-dong-Tien-luong/Bo-Luat-lao-dong-2019-333670.aspx
• Nghị định số 152/2020/NĐ-CP của Chính phủ: https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Lao-dong-Tien-luong/Nghi-dinh-152-2020-ND-CP-quan-ly-nguoi-lao-dong-nuoc-ngoai-lam-viec-tai-Viet-Nam-280261.aspx
• Nghị định số 70/2023/NĐ-CP của Chính phủ: https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Lao-dong-Tien-luong/Nghi-dinh-70-2023-ND-CP-sua-doi-Nghi-dinh-152-2020-ND-CP-lao-dong-nuoc-ngoai-579513.aspx
• Cổng Dịch vụ công Quốc gia: https://dichvucong.gov.vn/p/home/dvc-trang-chu.html
• Thông tư số 23/2017/TT-BLĐTBXH Hướng dẫn thực hiện cấp giấy phép lao động qua mạng điện tử: https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Lao-dong-Tien-luong/Thong-tu-23-2017-TT-BLDTBXH-cap-giay-phep-lao-dong-nguoi-lao-dong-nuoc-ngoai-qua-mang-dien-tu-336187.aspx