Xin Giấy Phép Lao Động Ở Đâu: Nơi Nộp, Điều Kiện Và Thủ Tục

Xin giấy phép lao động ở đâu là vướng mắc đầu tiên của doanh nghiệp khi tuyển dụng chuyên gia nước ngoài, nhưng quy định mới đã thống nhất địa điểm nộp hồ sơ tại cấp tỉnh. Để đảm bảo quy trình tuân thủ tuyệt đối, Luật Thành Đô cung cấp hướng dẫn chi tiết về cơ quan có thẩm quyền và địa chỉ tiếp nhận, giúp doanh nghiệp hoàn tất thủ tục pháp lý một cách chính xác và hiệu quả. Nắm rõ nơi làm thủ tục cấp phép lao động, địa điểm đăng ký lao động và cơ quan quản lý sẽ giúp bạn chủ động hơn.

Cơ quan nào có thẩm quyền cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài theo quy định mới nhất?

Theo quy định mới nhất tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP, thẩm quyền cấp giấy phép lao động được phân cấp hoàn toàn về Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Cơ quan này sẽ là đầu mối duy nhất quyết định việc cấp, cấp lại, gia hạn và thu hồi giấy phép lao động tại địa phương.

Một trong những thay đổi mang tính bước ngoặt trong quản lý lao động nước ngoài là sự chuyển dịch thẩm quyền mạnh mẽ từ trung ương về địa phương. Trước đây, doanh nghiệp thường phân vân giữa việc nộp hồ sơ tại Bộ Nội Vụ hay Sở Nội Vụ. Tuy nhiên, kể từ khi Nghị định 128/2025/NĐ-CP và đặc biệt là Nghị định 219/2025/NĐ-CP có hiệu lực, quy trình đã được thống nhất.

Cụ thể, Điều 4 Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định rõ: Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có thẩm quyền cấp, cấp lại, gia hạn, thu hồi giấy phép lao động và giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động. Điều này có nghĩa là mọi doanh nghiệp, dù có vốn đầu tư trong nước hay nước ngoài, đều sẽ thực hiện thủ tục tại cấp tỉnh nơi người lao động dự kiến làm việc.

💡 Luật Thành Đô chia sẻ: Việc phân cấp này mang lại lợi ích lớn, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại, đồng thời quy trình được xử lý nhanh hơn do cơ quan địa phương nắm rõ tình hình thực tế. Tuy nhiên, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có quyền phân cấp hoặc ủy quyền cho cơ quan chuyên môn trực thuộc, thường là Sở Nội vụ, để trực tiếp xử lý hồ sơ. Do đó, dù thẩm quyền cuối cùng thuộc về UBND Tỉnh, nơi tiếp nhận và xử lý hồ sơ thực tế sẽ là cơ quan được chỉ định.

Vậy doanh nghiệp phải nộp hồ sơ xin giấy phép lao động ở đâu tại cấp tỉnh?

Doanh nghiệp sẽ nộp hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh. Đây là đầu mối một cửa tiếp nhận hồ sơ cho hầu hết các thủ tục hành chính tại địa phương, bao gồm cả việc cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài.

Cơ quan nào tiếp nhận hồ sơ trực tiếp?

Cơ quan tiếp nhận hồ sơ là Trung tâm Phục vụ hành chính công của tỉnh/thành phố, sau đó hồ sơ sẽ được chuyển đến Sở Nội vụ hoặc cơ quan được ủy quyền để thẩm định và xử lý.

Theo quy định tại Điều 22 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, người sử dụng lao động sẽ nộp hồ sơ đến Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương. Đây là mô hình một cửa hiện đại, giúp chuẩn hóa và đơn giản hóa quy trình, thay vì doanh nghiệp phải đến trực tiếp Sở, ban, ngành như trước đây. Từ đây, hồ sơ sẽ được luân chuyển nội bộ đến Sở Nội vụ (cơ quan thường được UBND Tỉnh phân cấp) để thụ lý giải quyết. Sự thay đổi này thể hiện rõ trong việc chuyển giao nhiệm vụ quản lý lao động nước ngoài từ Bộ Nội Vụ sang Bộ Nội vụ theo Nghị định số 25/2025/NĐ-CP.

Làm thế nào để tìm địa chỉ chính xác của nơi nộp hồ sơ?

Để tìm địa chỉ chính xác, doanh nghiệp nên truy cập Cổng thông tin điện tử của Ủy ban nhân dân tỉnh/thành phố hoặc Cổng Dịch vụ công của tỉnh và tìm kiếm thông tin về Trung tâm Phục vụ hành chính công.

Mỗi tỉnh, thành phố sẽ có một Trung tâm Phục vụ hành chính công đặt tại một địa chỉ cụ thể. Cách tốt nhất để tìm thông tin chính xác và cập nhật nhất là:

• Truy cập website chính thức của UBND tỉnh/thành phố nơi người lao động sẽ làm việc.
• Tìm mục Dịch vụ công hoặc Thủ tục hành chính.
• Tìm kiếm thủ tục Cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài. Thông tin chi tiết về địa điểm nộp hồ sơ, thời gian làm việc và cán bộ phụ trách sẽ được công bố công khai.

Ví dụ: Doanh nghiệp tại tỉnh Lâm Đồng sẽ nộp hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Lâm Đồng, địa chỉ số 36 Trần Phú, Phường 4, Thành phố Đà Lạt.

Doanh nghiệp trong Khu Công Nghiệp (KCN) nộp hồ sơ ở đâu?

Theo quy định mới, doanh nghiệp trong khu công nghiệp, khu kinh tế cũng nộp hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh, trừ khi có văn bản phân cấp hoặc ủy quyền cụ thể của UBND tỉnh cho Ban Quản lý các KCN.

Đây là một điểm mà nhiều chuyên viên nhân sự thường nhầm lẫn. Trước đây, theo Nghị định 35/2022/NĐ-CP, Ban Quản lý các Khu công nghiệp, Khu kinh tế (BQL KCN) có thẩm quyền cấp giấy phép lao động. Tuy nhiên, Nghị định 70/2023/NĐ-CP và sau đó là các quy định tại Nghị định 128/2025/NĐ-CP đã có sự điều chỉnh theo hướng thống nhất đầu mối.

Hiện tại, thẩm quyền mặc định thuộc về UBND cấp tỉnh. BQL KCN chỉ thực hiện nhiệm vụ này nếu được UBND tỉnh ra quyết định phân cấp hoặc ủy quyền một cách rõ ràng.

💡 Luật Thành Đô khuyên rằng: Để chắc chắn 100%, trước khi chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp trong KCN nên liên hệ trực tiếp với BQL KCN của mình để hỏi rõ về việc họ có được ủy quyền tiếp nhận và xử lý hồ sơ dịch vụ làm giấy phép lao động hay không. Nếu không, quy trình nộp hồ sơ sẽ giống hệt như các doanh nghiệp bên ngoài KCN, tức là nộp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh.

Có thể nộp hồ sơ xin giấy phép lao động trực tuyến không và nộp ở đâu?

Có. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia. Đây là phương thức được khuyến khích để tăng tính minh bạch, tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.

Việc cấp giấy phép lao động qua mạng điện tử đã được hướng dẫn từ Thông tư 23/2017/TT-BLĐTBXH và ngày càng được hoàn thiện. Nghị định 219/2025/NĐ-CP tại Điều 6 đã khẳng định mạnh mẽ vai trò của Cổng Dịch vụ công quốc gia trong việc này.

Quy trình nộp hồ sơ trực tuyến thực hiện như thế nào?

Doanh nghiệp đăng ký tài khoản, khai báo thông tin, tải lên các bản scan hồ sơ đã chuẩn bị lên Cổng Dịch vụ công quốc gia, ký số và nộp hồ sơ. Hệ thống sẽ tự động chuyển hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền xử lý.

Quy trình nộp hồ sơ online cơ bản gồm các bước:

1. Chuẩn bị hồ sơ điện tử: Scan màu tất cả các giấy tờ cần thiết trong thành phần hồ sơ và lưu dưới dạng file PDF.
2. Đăng nhập: Sử dụng tài khoản doanh nghiệp đã đăng ký để đăng nhập vào Cổng Dịch vụ công quốc gia (dichvucong.gov.vn).
3. Tìm kiếm thủ tục: Tìm kiếm thủ tục Cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài và chọn đúng cơ quan thực hiện là UBND Tỉnh/Thành phố nơi người lao động sẽ làm việc.
4. Kê khai và tải hồ sơ: Điền đầy đủ thông tin vào biểu mẫu điện tử và đính kèm các file hồ sơ đã chuẩn bị.
5. Ký số và Nộp: Sử dụng chữ ký số của doanh nghiệp để ký và nộp hồ sơ.
6. Thanh toán lệ phí: Thực hiện thanh toán lệ phí trực tuyến theo hướng dẫn.
7. Theo dõi và nhận kết quả: Theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ trên cổng và nhận kết quả là giấy phép lao động bản điện tử hoặc bản giấy qua dịch vụ bưu chính.

Bảng tổng hợp địa điểm nộp hồ sơ xin giấy phép lao động năm 2025

Dù người lao động làm việc ở đâu, trong hay ngoài KCN, tại trụ sở chính hay chi nhánh, địa điểm nộp hồ sơ mặc định là Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh, trừ trường hợp có quy định phân cấp riêng.

Các Câu Hỏi Thường Gặp Về Nơi Nộp Hồ Sơ Giấy Phép Lao Động

Tài liệu tham khảo

• Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14: https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Lao-dong-Tien-luong/Bo-Luat-lao-dong-2019-333670.aspx
• Nghị định 152/2020/NĐ-CP của Chính phủ: https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Lao-dong-Tien-luong/Nghi-dinh-152-2020-ND-CP-quan-ly-nguoi-lao-dong-nuoc-ngoai-lam-viec-tai-Viet-Nam-280261.aspx
• Cổng Dịch vụ công Quốc gia - Thủ tục cấp giấy phép lao động: https://dichvucong.gov.vn/p/home/dvc-tthc-thu-tuc-hanh-chinh-chi-tiet.html?ma_thu_tuc=194248
• Cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật: https://vbpl.vn/Pages/portal.aspx