Thời Hạn Giấy Phép Lao Động: Quy Định, Thủ Tục & Lưu Ý Quan Trọng

Thời hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài được quy định tối đa là 02 năm, và việc tuân thủ quy trình gia hạn đúng thời điểm là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp đảm bảo tính pháp lý và hoạt động ổn định. Để quy trình diễn ra thuận lợi, Luật Thành Đô cung cấp hướng dẫn chi tiết, giúp doanh nghiệp nắm vững các yêu cầu về thời hạn của giấy phép lao động được cấp lần đầu và các quy định gia hạn giấy phép lao động mới nhất.

Thời hạn giấy phép lao động tối đa cho người nước ngoài tại Việt Nam là bao lâu?

Theo quy định tại Điều 155 của Bộ luật Lao động năm 2019, thời hạn của giấy phép lao động tối đa là 02 năm. Đối với trường hợp gia hạn, giấy phép lao động cũng chỉ được gia hạn một lần với thời hạn tối đa là 02 năm.

Việc xác định chính xác thời hạn tối đa của giấy phép lao động là yếu tố then chốt giúp các chuyên viên nhân sự và người sử dụng lao động hoạch định kế hoạch nhân sự dài hạn, đồng thời đảm bảo người lao động nước ngoài có cơ sở pháp lý vững chắc để làm việc và sinh sống tại Việt Nam. Quy định này được nêu rõ trong các văn bản pháp luật hiện hành và các dự thảo trong tương lai, nhằm tạo ra một khuôn khổ pháp lý thống nhất, minh bạch.

Căn cứ vào khoản 2 Điều 155 Bộ luật Lao động năm 2019, thời hạn của giấy phép lao động cấp cho người lao động nước ngoài không vượt quá 02 năm. Quy định này được duy trì nhất quán trong các văn bản hướng dẫn như Nghị định số 152/2020/NĐ-CP và Nghị định số 70/2023/NĐ-CP. Ngay cả trong dự thảo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP, thời hạn này vẫn được giữ nguyên, cho thấy sự ổn định trong chính sách quản lý lao động nước ngoài của Việt Nam. Điều này giúp doanh nghiệp có thể lên kế hoạch sử dụng lao động hiệu quả, tránh các gián đoạn không cần thiết do giấy phép lao động hết hạn.

Thời hạn của giấy phép lao động được cấp lần đầu tiên được xác định như thế nào?

Thời hạn giấy phép lao động cấp lần đầu không quá 02 năm, nhưng sẽ được xác định dựa trên thời hạn của một trong các giấy tờ liên quan như hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm, hoặc hợp đồng cung cấp dịch vụ, tùy thuộc vào thời hạn nào ngắn hơn.

Mặc dù pháp luật quy định thời hạn tối đa là 02 năm, thời gian thực tế của giấy phép lao động cấp lần đầu sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau, được quy định tại Điều 10 của Nghị định số 152/2020/NĐ-CP. Doanh nghiệp cần lưu ý rằng cơ quan cấp phép sẽ xem xét và quyết định thời hạn giấy phép lao động dựa trên thời hạn ngắn nhất trong các tài liệu sau:

• Thời hạn của hợp đồng lao động dự kiến sẽ ký kết.
• Thời hạn của hợp đồng hoặc thỏa thuận ký kết giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài.
• Thời hạn của hợp đồng cung cấp dịch vụ hoặc thỏa thuận ký kết giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài.
• Thời hạn được nêu trong văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động nước ngoài vào Việt Nam làm việc.
• Thời hạn trong văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài, trừ trường hợp không phải thực hiện thủ tục này.
• Thời hạn của hợp đồng, thỏa thuận thực hiện chào bán dịch vụ của một tổ chức nước ngoài tại Việt Nam.

💡 Luật Thành Đô chia sẻ: Để tối ưu hóa thời hạn giấy phép lao động, doanh nghiệp nên chuẩn bị các hợp đồng và thỏa thuận có thời hạn đồng bộ và phù hợp với kế hoạch sử dụng lao động, lý tưởng nhất là 02 năm. Ví dụ, nếu hợp đồng lao động ký kết với người lao động nước ngoài chỉ có thời hạn 01 năm, thì giấy phép lao động cũng chỉ được cấp với thời gian tương ứng là 01 năm, mặc dù quy định cho phép tối đa 02 năm.

Thời hạn giấy phép lao động có khác nhau giữa các vị trí như chuyên gia, lao động kỹ thuật không?

Pháp luật không phân biệt thời hạn giấy phép lao động dựa trên chức danh công việc. Dù là chuyên gia, nhà quản lý, giám đốc điều hành hay lao động kỹ thuật, thời hạn tối đa của giấy phép lao động vẫn là 02 năm và phụ thuộc vào các giấy tờ liên quan.

Một trong những thắc mắc phổ biến của các chuyên viên nhân sự là liệu thời hạn giấy phép lao động có phụ thuộc vào vị trí công việc của người nước ngoài hay không. Câu trả lời là không. Cả Bộ luật Lao động năm 2019 và Nghị định số 152/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định số 70/2023/NĐ-CP) đều áp dụng chung một quy tắc về thời hạn tối đa 02 năm cho tất cả các đối tượng đối tượng cấp giấy phép lao động, bao gồm:

Sự khác biệt giữa các vị trí này nằm ở điều kiện và yêu cầu về hồ sơ chứng minh năng lực, kinh nghiệm khi xin cấp giấy phép lao động, chứ không phải ở thời hạn giấy phép. Ví dụ, một chuyên gia cần có bằng đại học trở lên và ít nhất 3 năm kinh nghiệm làm việc trong chuyên ngành, trong khi một lao động kỹ thuật cần được đào tạo chuyên ngành kỹ thuật ít nhất 01 năm và có 03 năm kinh nghiệm.

Quy trình và điều kiện gia hạn giấy phép lao động khi sắp hết hạn được thực hiện ra sao?

Doanh nghiệp cần nộp hồ sơ gia hạn giấy phép lao động ít nhất 05 ngày nhưng không quá 45 ngày trước ngày giấy phép hết hạn. Giấy phép lao động chỉ được gia hạn một lần với thời hạn tối đa 02 năm và phải đáp ứng các điều kiện theo quy định.

Việc gia hạn giấy phép lao động là một thủ tục quan trọng giúp duy trì việc làm hợp pháp cho người lao động nước ngoài. Theo Điều 16 Nghị định số 152/2020/NĐ-CP, quy trình và điều kiện gia hạn được quy định rất chặt chẽ.

Những điều kiện cần đáp ứng để được gia hạn giấy phép lao động là gì?

Người lao động nước ngoài cần đảm bảo giấy phép lao động còn hiệu lực ít nhất 05 ngày, có văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động của cơ quan có thẩm quyền và các giấy tờ chứng minh tiếp tục làm việc cho doanh nghiệp.

Để được gia hạn giấy phép lao động, cả người sử dụng lao động và người lao động nước ngoài phải đáp ứng đồng thời các điều kiện sau:

• Giấy phép lao động đã được cấp phải còn hiệu lực ít nhất 05 ngày nhưng không quá 45 ngày.
• Được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài.
• Có các giấy tờ chứng minh người lao động nước ngoài sẽ tiếp tục làm việc cho người sử dụng lao động theo nội dung giấy phép lao động đã được cấp.

Một điểm quan trọng cần lưu ý là giấy phép lao động chỉ được gia hạn một lần duy nhất. Sau khi hết thời hạn gia hạn, nếu doanh nghiệp vẫn muốn tiếp tục sử dụng người lao động nước ngoài đó, phải thực hiện thủ tục xin cấp giấy phép lao động mới.

Hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động bao gồm những giấy tờ gì?

Hồ sơ gia hạn bao gồm văn bản đề nghị gia hạn, 02 ảnh màu, bản sao giấy phép lao động còn hạn, văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động, bản sao hộ chiếu và giấy khám sức khỏe hợp lệ.

Theo quy định tại Điều 17 Nghị định số 152/2020/NĐ-CP, bộ hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động cần được chuẩn bị đầy đủ và chính xác, bao gồm:

Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp giấy phép lao động gia hạn. Thời gian xin giấy phép lao động và gia hạn tương đối nhanh nếu hồ sơ được chuẩn bị chính xác.

Hậu quả pháp lý khi giấy phép lao động hết hạn mà người lao động vẫn làm việc là gì?

Việc để giấy phép lao động hết hạn mà không gia hạn hoặc xin cấp mới sẽ dẫn đến những hậu quả pháp lý nghiêm trọng cho cả người sử dụng lao động và người lao động nước ngoài, bao gồm phạt tiền hành chính nặng và trục xuất.

Tuân thủ quy định về thời hạn giấy phép lao động không chỉ là nghĩa vụ mà còn là biện pháp bảo vệ doanh nghiệp khỏi những rủi ro pháp lý tốn kém. Việc người nước ngoài không có giấy phép lao động hoặc giấy phép lao động hết hạn mà vẫn tiếp tục làm việc là hành vi vi phạm pháp luật lao động Việt Nam và sẽ bị xử lý nghiêm.

Người sử dụng lao động sẽ bị xử phạt như thế nào?

Doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài có giấy phép lao động hết hạn có thể bị phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 75.000.000 đồng, tùy thuộc vào số lượng lao động vi phạm.

Theo quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, người sử dụng lao động sẽ đối mặt với các mức phạt tiền lũy tiến tùy theo số lượng người lao động nước ngoài vi phạm:

• **Vi phạm từ 01 đến 10 người:** Phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 45.000.000 đồng.
• **Vi phạm từ 11 đến 20 người:** Phạt tiền từ 45.000.000 đồng đến 60.000.000 đồng.
• **Vi phạm từ 21 người trở lên:** Phạt tiền từ 60.000.000 đồng đến 75.000.000 đồng.

Mức phạt này áp dụng đối với người sử dụng lao động là cá nhân. Đối với tổ chức, mức phạt sẽ gấp đôi. Đây là một rủi ro tài chính đáng kể, chưa kể đến những ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Người lao động nước ngoài sẽ bị xử lý như thế nào?

Người lao động nước ngoài làm việc với giấy phép lao động đã hết hạn sẽ bị phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng và có thể bị trục xuất khỏi Việt Nam.

Không chỉ doanh nghiệp, người lao động nước ngoài cũng phải chịu trách nhiệm cá nhân. Hành vi làm việc tại Việt Nam mà giấy phép lao động đã hết hạn sẽ bị xử phạt hành chính với mức phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng.

Ngoài ra, hình phạt bổ sung nghiêm khắc nhất là trục xuất khỏi lãnh thổ Việt Nam. Điều này không chỉ chấm dứt công việc hiện tại mà còn ảnh hưởng đến khả năng quay trở lại Việt Nam làm việc trong tương lai. Hơn nữa, việc giấy phép lao động hết hạn cũng là nguyên nhân dẫn đến việc thẻ tạm trú cho người nước ngoài có giấy phép lao động không thể được gia hạn, gây ra nhiều xáo trộn cho cuộc sống cá nhân.

Việc nắm vững và tuân thủ các quy định về thời hạn giấy phép lao động là hết sức cần thiết. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý và tài chính mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp, tôn trọng pháp luật, góp phần xây dựng một môi trường làm việc ổn định và bền vững cho cả doanh nghiệp và người lao động nước ngoài.

Các Câu Hỏi Thường Gặp Về Thời Hạn Giấy Phép Lao Động

Tài liệu tham khảo

• Bộ luật Lao động năm 2019: https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Lao-dong-Tien-luong/Bo-Luat-lao-dong-2019-333670.aspx
• Nghị định số 152/2020/NĐ-CP: https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Lao-dong-Tien-luong/Nghi-dinh-152-2020-ND-CP-quan-ly-nguoi-lao-dong-nuoc-ngoai-lam-viec-tai-Viet-Nam-280261.aspx
• Nghị định số 70/2023/NĐ-CP: https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Lao-dong-Tien-luong/Nghi-dinh-70-2023-ND-CP-sua-doi-Nghi-dinh-152-2020-ND-CP-lao-dong-nuoc-ngoai-579513.aspx
• Cổng Dịch vụ công Quốc gia - Cấp giấy phép lao động: https://dichvucong.gov.vn/p/home/dvc-tthc-thu-tuc-hanh-chinh-chi-tiet.html?ma_thu_tuc=194248
• Cổng thông tin điện tử Bộ Nội Vụ: https://moha.gov.vn/Pages/Index.aspx