Báo Cáo Tình Hình Sử Dụng Lao Động Nước Ngoài: Quy Định, Mẫu, Hướng Dẫn

Báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài là một thủ tục bắt buộc, giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ pháp luật và hợp pháp hóa quy trình sử dụng nhân sự quốc tế. Để hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện đúng và đủ, Luật Thành Đô cung cấp hướng dẫn chi tiết, chính xác nhất về quy trình, biểu mẫu và thời hạn nộp báo cáo theo quy định mới nhất, giúp tối ưu hóa việc kê khai nhân sự nước ngoài.

Tại sao doanh nghiệp phải lập báo cáo tình hình sử dụng người lao động nước ngoài?

Việc lập báo cáo là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc theo quy định của pháp luật lao động, giúp cơ quan nhà nước quản lý lao động nước ngoài hiệu quả, đồng thời là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan như gia hạn giấy phép lao động và đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ, đúng quy định.

Việc thống kê và báo cáo định kỳ không chỉ là một thủ tục hành chính. Đây là một công cụ quản lý quan trọng của nhà nước, được quy định tại Điều 6 của Nghị định số 152/2020/NĐ-CP. Thông qua báo cáo, cơ quan chức năng có thể nắm bắt chính xác số lượng, cơ cấu, trình độ và sự biến động của lao động nước ngoài tại Việt Nam. Dữ liệu này là cơ sở để hoạch định chính sách vĩ mô về lao động, việc làm và phát triển kinh tế - xã hội.

Đối với doanh nghiệp, việc tuân thủ quy định báo cáo mang lại nhiều lợi ích thiết thực. 💡 Luật Thành Đô chia sẻ: Trong quá trình tư vấn, chúng tôi nhận thấy nhiều doanh nghiệp xem nhẹ việc này đã gặp khó khăn khi cần thực hiện các thủ tục tiếp theo. Một báo cáo đầy đủ, chính xác và đúng hạn là bằng chứng cho thấy sự chuyên nghiệp và tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp, tạo điều kiện thuận lợi khi làm việc với cơ quan nhà nước, đặc biệt là khi xin gia hạn giấy phép lao động hoặc xin cấp mới cho nhân sự khác. Việc này giúp doanh nghiệp xây dựng uy tín, giảm thiểu rủi ro bị thanh tra, kiểm tra và tránh các khoản phạt không đáng có.

Doanh nghiệp nào có nghĩa vụ nộp báo cáo và tần suất báo cáo được quy định ra sao?

Tất cả người sử dụng lao động, bao gồm doanh nghiệp, nhà thầu, văn phòng đại diện, tổ chức phi chính phủ... có sử dụng người lao động nước ngoài đều phải thực hiện báo cáo định kỳ 02 lần mỗi năm: báo cáo 6 tháng đầu năm và báo cáo cả năm.

Theo quy định tại khoản 2 Điều 2 và Điều 6 của Nghị định số 152/2020/NĐ-CP, đối tượng phải thực hiện báo cáo là tất cả các người sử dụng lao động có tuyển dụng và sử dụng công dân nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Điều này không phân biệt loại hình doanh nghiệp, quy mô hay lĩnh vực hoạt động.

Các đối tượng cụ thể bao gồm:

• Doanh nghiệp hoạt động theo Luật Doanh nghiệp, Luật Đầu tư.
• Nhà thầu nước ngoài tham gia dự thầu, thực hiện hợp đồng tại Việt Nam.
• Văn phòng đại diện, chi nhánh của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức nước ngoài.
• Cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức xã hội.
• Tổ chức phi chính phủ nước ngoài, tổ chức quốc tế được cấp phép hoạt động.
• Tổ chức sự nghiệp, cơ sở giáo dục được thành lập theo pháp luật.
• Hộ kinh doanh, cá nhân được phép hoạt động kinh doanh.

Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài là khi nào?

Doanh nghiệp cần nộp báo cáo 6 tháng đầu năm trước ngày 05 tháng 7 và báo cáo cả năm trước ngày 05 tháng 01 của năm kế tiếp.

Việc tuân thủ đúng thời hạn nộp báo cáo là yếu tố cực kỳ quan trọng để tránh các rủi ro pháp lý. Theo Điều 6 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, thời hạn được quy định cụ thể như sau:

💡 Luật Thành Đô lưu ý: Doanh nghiệp nên chủ động chuẩn bị và nộp báo cáo sớm hơn hạn chót để có thời gian xử lý nếu có sai sót hoặc yêu cầu bổ sung từ cơ quan chức năng. Việc nộp muộn có thể bị xem là một hành vi vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động.

Hướng dẫn chi tiết cách lập báo cáo theo Mẫu số 07/PLI và Mẫu số 17/PLI?

Doanh nghiệp cần điền đầy đủ và chính xác thông tin vào Mẫu số 07/PLI (báo cáo định kỳ) và Mẫu số 17/PLI (báo cáo khi lao động làm việc tại nhiều tỉnh). Các thông tin cốt lõi bao gồm thông tin doanh nghiệp, thông tin nhà thầu (nếu có), và bảng tổng hợp chi tiết về người lao động nước ngoài.

Nghị định 70/2023/NĐ-CP đã sửa đổi, bổ sung Mẫu số 07/PLI và giới thiệu Mẫu số 17/PLI để quy trình báo cáo được rõ ràng và đầy đủ hơn. Việc kê khai chính xác từng mục là nền tảng để có một bộ hồ sơ hợp lệ.

Cách điền Mẫu số 07/PLI - Báo cáo tình hình sử dụng người lao động nước ngoài?

Mẫu báo cáo này gồm 3 phần chính:

• Thông tin về doanh nghiệp/tổ chức: Ghi đầy đủ tên, loại hình, địa chỉ, thông tin liên hệ, giấy phép kinh doanh, lĩnh vực hoạt động. Đây là phần thông tin định danh, cần đảm bảo khớp với giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Thông tin về nhà thầu (nếu có): Mục này chỉ điền khi người sử dụng lao động là nhà thầu chính và có sử dụng lao động nước ngoài cho gói thầu. Cần kê khai chi tiết thông tin về giấy phép thầu, thời gian thực hiện gói thầu.
• Bảng tổng hợp người lao động nước ngoài: Đây là phần quan trọng nhất.

  Để đảm bảo tính chính xác, Luật Thành Đô giải thích chi tiết các cột trong bảng tổng hợp của Mẫu số 07/PLI:

  Tên Cột	Hướng Dẫn Kê Khai
  Tổng số lao động nước ngoài	Tổng số lao động nước ngoài đang làm việc tại doanh nghiệp tại thời điểm chốt số liệu báo cáo.
  Quốc tịch	Phân loại lao động theo từng quốc tịch.
  Vị trí công việc	Ghi rõ số lượng lao động theo từng vị trí: Nhà quản lý, Giám đốc điều hành, Chuyên gia, Lao động kỹ thuật.
  Tình trạng Giấy phép lao động	Phân loại theo tình trạng pháp lý: Đã được Cấp giấy phép lao động, Cấp lại, Gia hạn, hoặc thuộc diện miễn giấy phép lao động.
  Lương bình quân (triệu đồng/tháng)	Ghi mức lương trung bình hàng tháng của người lao động nước ngoài.

Khi nào cần sử dụng Mẫu số 17/PLI - Báo cáo tình hình người lao động nước ngoài đến làm việc?

Mẫu này được sử dụng khi một người lao động nước ngoài làm việc cho một người sử dụng lao động tại nhiều tỉnh, thành phố khác nhau. Báo cáo phải được nộp trong vòng 3 ngày làm việc kể từ khi người lao động bắt đầu làm việc tại địa điểm mới.

Bổ sung tại Nghị định 70/2023/NĐ-CP, Mẫu số 17/PLI nhằm tăng cường quản lý lao động nước ngoài di chuyển giữa các địa phương. Doanh nghiệp phải báo cáo qua môi trường điện tử cho cả Bộ Nội Vụ (nay là Bộ Nội vụ theo phân công tại Nghị định 128/2025/NĐ-CP) và Sở Nội Vụ (nay có thể là Sở Nội vụ) nơi người lao động đến làm việc. Mẫu này yêu cầu kê khai danh sách chi tiết từng người lao động, bao gồm họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu, địa điểm làm việc mới, và mã số giấy phép lao động đã được cấp.

Quy trình và nơi nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài như thế nào?

Doanh nghiệp có thể lựa chọn nộp báo cáo trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính, hoặc trực tuyến qua Cổng thông tin điện tử. Nơi tiếp nhận là Sở Nội Vụ (hoặc Sở Nội vụ theo phân cấp mới) tại địa phương.

Việc nộp báo cáo đã được linh hoạt hóa để tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp. Căn cứ Thông tư 23/2017/TT-BLĐTBXH, việc thực hiện thủ tục cấp giấy phép lao động qua mạng điện tử đã được triển khai, và xu hướng này tiếp tục được áp dụng cho cả việc nộp báo cáo.

Các bước nộp báo cáo:

1. Chuẩn bị báo cáo: Hoàn thiện Mẫu số 07/PLI (và Mẫu 17/PLI nếu có) với đầy đủ chữ ký và đóng dấu của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
2. Lựa chọn hình thức nộp:
   • Trực tiếp: Nộp bản cứng tại bộ phận một cửa của Sở Nội Vụ (hoặc Sở Nội vụ).
   • Qua bưu chính: Gửi báo cáo qua dịch vụ bưu chính công ích đến địa chỉ của Sở.
   • Trực tuyến: Nộp báo cáo qua Cổng Dịch vụ công của tỉnh hoặc Cổng thông tin điện tử http://dvc.vieclamvietnam.gov.vn (theo hướng dẫn của Thông tư 23/2017/TT-BLĐTBXH và các quy định mới của địa phương).
3. Nơi nộp báo cáo: Báo cáo được gửi đến Sở Nội Vụ nơi doanh nghiệp đặt trụ sở và có người lao động nước ngoài làm việc. 💡 Luật Thành Đô lưu ý, theo Nghị định 128/2025/NĐ-CP về phân cấp quản lý nhà nước, một số nhiệm vụ liên quan đến lao động, bao gồm cả lao động nước ngoài. Do đó, doanh nghiệp cần cập nhật thông báo từ cơ quan chức năng tại địa phương để xác định chính xác cơ quan tiếp nhận.

Doanh nghiệp sẽ nhận được lợi ích gì khi tuân thủ nghiêm ngặt quy định báo cáo?

Việc tuân thủ không chỉ giúp doanh nghiệp tránh các khoản phạt hành chính mà còn xây dựng hình ảnh một doanh nghiệp uy tín, chuyên nghiệp, tạo tiền đề thuận lợi cho các thủ tục hành chính sau này và góp phần vào một môi trường làm việc ổn định cho nhân sự nước ngoài.

Thay vì nhìn nhận việc báo cáo như một gánh nặng, doanh nghiệp nên xem đây là cơ hội để thể hiện sự minh bạch và trách nhiệm. Các lợi ích tích cực bao gồm:

• An toàn pháp lý: Tuân thủ đúng và đủ là cách tốt nhất để phòng ngừa rủi ro bị xử phạt vi phạm hành chính, với mức phạt có thể lên đến hàng chục triệu đồng.
• Tạo thuận lợi cho thủ tục sau này: Lịch sử tuân thủ tốt sẽ là một điểm cộng lớn khi doanh nghiệp nộp hồ sơ xin cấp lại giấy phép lao động hoặc gia hạn. Cơ quan chức năng sẽ có cái nhìn thiện cảm hơn đối với một đơn vị luôn chấp hành tốt quy định.
• Nâng cao uy tín doanh nghiệp: Một doanh nghiệp nghiêm túc trong việc tuân thủ pháp luật sẽ xây dựng được niềm tin với không chỉ cơ quan nhà nước mà còn với các đối tác, khách hàng và chính người lao động.
• Ổn định nhân sự: Khi các thủ tục pháp lý được thực hiện đầy đủ, người lao động nước ngoài sẽ cảm thấy an tâm, được bảo vệ và có cơ sở để xin các giấy tờ quan trọng khác như thẻ tạm trú, từ đó họ có thể tập trung cống hiến lâu dài cho doanh nghiệp.

Các Câu Hỏi Thường Gặp Về Báo Cáo Tình Hình Sử Dụng Lao Động Nước Ngoài

Tài liệu tham khảo

• Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14: https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Lao-dong-Tien-luong/Bo-Luat-lao-dong-2019-333670.aspx
• Nghị định số 152/2020/NĐ-CP quy định về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam: https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Lao-dong-Tien-luong/Nghi-dinh-152-2020-ND-CP-quan-ly-nguoi-lao-dong-nuoc-ngoai-lam-viec-tai-Viet-Nam-280261.aspx
• Nghị định số 70/2023/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định số 152/2020/NĐ-CP: https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Lao-dong-Tien-luong/Nghi-dinh-70-2023-ND-CP-sua-doi-Nghi-dinh-152-2020-ND-CP-lao-dong-nuoc-ngoai-579513.aspx
• Cổng Dịch vụ công Quốc gia: https://dichvucong.gov.vn/p/home/dvc-trang-chu.html
• Cổng Thông tin điện tử Bộ Nội vụ: https://moha.gov.vn/Pages/Index.aspx