Xin Giấy Phép Lao Động Chuyên Gia: Điều Kiện, Thủ Tục Và Giải Pháp

Xin giấy phép lao động chuyên gia là thủ tục pháp lý quan trọng, và Luật Thành Đô cung cấp giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ tuyệt đối quy định mới nhất. Việc nắm vững các điều kiện cấp phép và quy trình thực hiện sẽ giúp doanh nghiệp hợp pháp hóa việc sử dụng chuyên gia, đảm bảo hoạt động kinh doanh liền mạch.

Các quy định mới nhất về việc xin giấy phép lao động cho chuyên gia nước ngoài tại Việt Nam là gì?

Kể từ ngày 07 tháng 8 năm 2025, quy trình xin giấy phép lao động cho chuyên gia nước ngoài được áp dụng thống nhất theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, với sự phân cấp mạnh mẽ thẩm quyền cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và đơn giản hóa thủ tục hành chính.

Việt Nam đang trên đà hội nhập sâu rộng, thu hút một lượng lớn chuyên gia nước ngoài đến làm việc. Để tạo hành lang pháp lý thông thoáng và minh bạch, Chính phủ đã ban hành Nghị định 219/2025/NĐ-CP, chính thức có hiệu lực từ ngày 07/08/2025. Văn bản này đã thay thế các quy định về lao động nước ngoài trước đó tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP.

💡 Luật Thành Đô chia sẻ: Thay đổi lớn nhất và mang lại lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp là việc lồng ghép thủ tục báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động vào hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động. Điều này giúp loại bỏ một bước trung gian, tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức cho bộ phận nhân sự, giúp doanh nghiệp nhanh chóng hoàn tất thủ tục để chuyên gia có thể bắt đầu công việc.

Điều kiện để xin giấy phép lao động cho chuyên gia nước ngoài theo quy định mới nhất là gì?

Để được cấp giấy phép, chuyên gia nước ngoài phải có bằng đại học và ít nhất 2 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp, đồng thời doanh nghiệp phải chứng minh được nhu cầu sử dụng lao động này mà lao động Việt Nam chưa đáp ứng được.

Việc đáp ứng đầy đủ các điều kiện là yêu cầu tiên quyết để hồ sơ được chấp thuận. Theo quy định của Bộ luật Lao động và Nghị định 219/2025/NĐ-CP, cả người lao động và người sử dụng lao động đều phải thỏa mãn các tiêu chí cụ thể.

Đối với chuyên gia nước ngoài, cần đáp ứng những điều kiện nào?

Chuyên gia nước ngoài phải có bằng cấp, kinh nghiệm làm việc phù hợp, sức khỏe tốt và lý lịch tư pháp trong sạch.

Căn cứ Điều 151 Bộ luật Lao động và Điều 3 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, một người nước ngoài được xem xét cấp giấy phép lao động với chức danh chuyên gia khi đáp ứng đồng thời các điều kiện sau:

• Độ tuổi và năng lực: Đủ 18 tuổi trở lên và có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.
• Trình độ chuyên môn và kinh nghiệm: Thuộc một trong các trường hợp sau:
  • Có bằng đại học trở lên hoặc tương đương và có ít nhất 2 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí công việc dự kiến tại Việt Nam.
  • Có bằng đại học trong chuyên ngành được đào tạo và có ít nhất 1 năm kinh nghiệm phù hợp đối với các lĩnh vực ưu tiên như tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo.
• Sức khỏe: Có giấy khám sức khỏe đủ điều kiện làm việc theo quy định của Bộ trưởng Bộ Y tế.
• Lý lịch tư pháp: Không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích, không bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

Đối với doanh nghiệp sử dụng lao động, cần đáp ứng những điều kiện gì?

Doanh nghiệp phải giải trình hợp lý nhu cầu sử dụng chuyên gia nước ngoài sau khi đã thực hiện thông báo tuyển dụng lao động Việt Nam cho vị trí đó mà không thành công.

Theo Điều 152 Bộ luật Lao động và hướng dẫn tại Mẫu số 03 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ sau:

• Giải trình nhu cầu: Doanh nghiệp chỉ được tuyển dụng chuyên gia nước ngoài vào các vị trí công việc mà lao động Việt Nam chưa đáp ứng được.
• Thông báo tuyển dụng: Trước khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp phải thực hiện thông báo tuyển dụng người lao động Việt Nam vào vị trí dự kiến tuyển dụng người nước ngoài trên Cổng thông tin điện tử của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc Trung tâm dịch vụ việc làm trong ít nhất 05 ngày.

Hồ sơ xin giấy phép lao động cho chuyên gia nước ngoài bao gồm những giấy tờ gì?

Một bộ hồ sơ đầy đủ bao gồm văn bản đề nghị, giấy khám sức khỏe, lý lịch tư pháp, ảnh, hộ chiếu, và các giấy tờ chứng minh chuyên môn, kinh nghiệm của chuyên gia.

Việc chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ và chính xác là bước quan trọng nhất quyết định sự thành công của thủ tục. Theo Điều 18 và Điều 19 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, hồ sơ gồm các loại giấy tờ sau:

Yêu cầu về hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng đối với hồ sơ là gì?

Các giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự, sau đó dịch sang tiếng Việt và công chứng hoặc chứng thực theo quy định pháp luật Việt Nam.

Đây là một trong những yêu cầu phức tạp và dễ gây sai sót nhất. Theo Điều 5 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, các tài liệu như bằng cấp, xác nhận kinh nghiệm, lý lịch tư pháp... do nước ngoài cấp bắt buộc phải trải qua quy trình:

• Hợp pháp hóa lãnh sự: Giấy tờ phải được cơ quan đại diện ngoại giao hoặc cơ quan lãnh sự Việt Nam tại nước ngoài chứng nhận.
• Dịch thuật và chứng thực: Sau khi hợp pháp hóa, giấy tờ phải được dịch sang tiếng Việt và bản dịch phải được công chứng hoặc chứng thực.

💡 Luật Thành Đô tư vấn: Để tiết kiệm thời gian, doanh nghiệp nên hướng dẫn chuyên gia nước ngoài thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự ngay tại quốc gia của họ trước khi đến Việt Nam. Quy trình này có thể mất vài tuần, do đó cần được lên kế hoạch từ sớm để không làm ảnh hưởng đến tiến độ xin cấp phép.

Quy trình xin cấp giấy phép lao động cho chuyên gia được thực hiện qua mấy bước?

Quy trình được thực hiện theo 3 bước chính: (1) Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ; (2) Nộp hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc trực tuyến; (3) Nhận kết quả là Giấy phép lao động sau 10 ngày làm việc.

Với quy định mới, quy trình đã được tinh gọn và rõ ràng hơn. Doanh nghiệp chỉ cần tuân thủ theo các bước sau đây để đảm bảo thủ tục diễn ra suôn sẻ.

Bước 1: Doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ hồ sơ

Doanh nghiệp tập hợp tất cả các giấy tờ cần thiết như đã liệt kê ở phần trên. Đây là giai đoạn mất nhiều thời gian nhất, đặc biệt là khâu hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ nước ngoài. Việc rà soát kỹ lưỡng từng tài liệu để đảm bảo tính hợp lệ là vô cùng quan trọng.

Bước 2: Nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền

Theo Điều 22 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp nộp 01 bộ hồ sơ trong khoảng thời gian trước ít nhất 10 ngày nhưng không quá 60 ngày so với ngày chuyên gia dự kiến bắt đầu làm việc.

• Nơi nộp: Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương nơi chuyên gia dự kiến làm việc.
• Hình thức nộp: Trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính công ích, hoặc cấp giấy phép lao động qua mạng tại Cổng Dịch vụ công quốc gia.

Bước 3: Nhận kết quả Giấy phép lao động

Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét và cấp Giấy phép lao động theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Nếu hồ sơ không được chấp thuận, cơ quan sẽ có văn bản trả lời và nêu rõ lý do.

Doanh nghiệp cần làm gì sau khi chuyên gia nước ngoài được cấp giấy phép lao động?

Sau khi có giấy phép, doanh nghiệp cần ký hợp đồng lao động với chuyên gia và tiến hành các thủ tục pháp lý cần thiết khác như đăng ký thẻ tạm trú để đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của cả hai bên.

Việc nhận được giấy phép lao động mới chỉ là bước khởi đầu. Để hoàn tất quy trình và đảm bảo chuyên gia có thể làm việc và sinh sống hợp pháp tại Việt Nam, doanh nghiệp cần thực hiện các công việc sau:

• Ký kết Hợp đồng lao động: Trước ngày làm việc dự kiến, hai bên phải ký hợp đồng lao động bằng văn bản theo đúng quy định của pháp luật lao động Việt Nam.
• Nộp bản sao Hợp đồng lao động: Gửi bản sao hợp đồng đã ký đến cơ quan đã cấp giấy phép lao động khi có yêu cầu.
• Đăng ký Thẻ tạm trú: Giấy phép lao động là cơ sở quan trọng để xin cấp thẻ tạm trú cho người nước ngoài, giúp họ ổn định cuộc sống và công việc lâu dài.
• Thực hiện các nghĩa vụ về thuế và bảo hiểm: Đăng ký mã số thuế cá nhân và tham gia bảo hiểm xã hội (nếu thuộc đối tượng bắt buộc) cho chuyên gia nước ngoài.

Các Câu Hỏi Thường Gặp Về Xin Giấy Phép Lao Động Cho Chuyên Gia

Tài liệu tham khảo

• Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14: https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Lao-dong-Tien-luong/Bo-Luat-lao-dong-2019-333670.aspx
• Nghị định số 152/2020/NĐ-CP của Chính phủ: https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Lao-dong-Tien-luong/Nghi-dinh-152-2020-ND-CP-quan-ly-nguoi-lao-dong-nuoc-ngoai-lam-viec-tai-Viet-Nam-280261.aspx
• Nghị định số 70/2023/NĐ-CP của Chính phủ: https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Lao-dong-Tien-luong/Nghi-dinh-70-2023-ND-CP-sua-doi-Nghi-dinh-152-2020-ND-CP-lao-dong-nuoc-ngoai-579513.aspx
• Cổng Dịch vụ công Quốc gia: https://dichvucong.gov.vn/p/home/dvc-trang-chu.html
• Thông tin từ Cục Việc làm - Bộ Nội Vụ: https://dichvucong.gov.vn/p/home/dvc-tthc-bonganh-tinhtp.html?id2=6296&name2=C%E1%BB%A5c%20Vi%E1%BB%87c%20l%C3%A0m&name1=B%E1%BB%99%20N%E1%BB%99i%20v%E1%BB%A5&id1=924&type_tinh_bo=1&lan=2