Giấy Phép Lao Động Cho Trưởng Văn Phòng Đại Diện: Điều Kiện, Thủ Tục Và Lợi Ích

Giấy phép lao động cho trưởng văn phòng đại diện là thủ tục pháp lý quan trọng, đảm bảo người đứng đầu hoạt động hợp pháp và tuân thủ đầy đủ quy định về quản lý lao động nước ngoài tại Việt Nam. Với sự hỗ trợ chuyên nghiệp từ Luật Thành Đô, doanh nghiệp có thể hoàn tất quy trình cấp phép một cách nhanh chóng, chính xác, tránh mọi rủi ro pháp lý không đáng có. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn toàn diện về điều kiện cấp phép, hồ sơ cần chuẩn bị và quy trình thực hiện.

Trưởng Văn Phòng Đại Diện Có Thuộc Trường Hợp Được Miễn Giấy Phép Lao Động Không?

Không, vị trí Trưởng văn phòng đại diện tại Việt Nam không thuộc các trường hợp được miễn giấy phép lao động. Theo quy định hiện hành, người đảm nhiệm chức vụ này được xác định là Giám đốc điều hành và bắt buộc phải thực hiện thủ tục xin cấp giấy phép lao động.

Nhiều doanh nghiệp thường băn khoăn về việc liệu Trưởng văn phòng đại diện có được miễn giấy phép lao động hay không. Căn cứ vào các quy định mới nhất, đặc biệt là Nghị định số 219/2025/NĐ-CP, câu trả lời là không. Cụ thể, tại điểm a khoản 2 Điều 3 của Nghị định này định nghĩa: Giám đốc điều hành là người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Vị trí này không nằm trong danh sách các trường hợp miễn trừ được quy định tại Điều 7 của cùng Nghị định. Do đó, việc hoàn tất thủ tục xin giấy phép là yêu cầu pháp lý bắt buộc để đảm bảo người lao động nước ngoài hoạt động hợp pháp tại Việt Nam, đồng thời là cơ sở để xin cấp thẻ tạm trú và ổn định công việc lâu dài.

Điều Kiện Cần Đáp Ứng Để Xin Giấy Phép Lao Động Cho Trưởng Văn Phòng Đại Diện Là Gì?

Người lao động nước ngoài cần đáp ứng điều kiện về độ tuổi, sức khỏe, lý lịch tư pháp, và có ít nhất 3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phù hợp. Đồng thời, văn phòng đại diện phải hoạt động hợp pháp tại Việt Nam.

Để đảm bảo quy trình xin giấy phép lao động thành công, cả người lao động nước ngoài và văn phòng đại diện cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng các điều kiện này là bước đầu tiên và quan trọng nhất, giúp doanh nghiệp tránh được việc hồ sơ bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung nhiều lần.

Điều kiện đối với người lao động nước ngoài?

Căn cứ Bộ luật Lao động và Nghị định số 219/2025/NĐ-CP, người nước ngoài giữ chức vụ Trưởng văn phòng đại diện phải đáp ứng các tiêu chí sau:

• Năng lực hành vi dân sự: Đủ 18 tuổi trở lên và có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.
• Sức khỏe: Có giấy khám sức khỏe đủ điều kiện làm việc theo quy định của Bộ Y tế.
• Lý lịch tư pháp: Không phải là người đang chấp hành hình phạt, chưa được xóa án tích, hoặc đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
• Kinh nghiệm làm việc: Với vai trò là Giám đốc điều hành, người lao động phải chứng minh có ít nhất 03 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực phù hợp với vị trí công việc dự kiến đảm nhiệm tại Việt Nam (theo khoản 2 Điều 3 Nghị định 219/2025/NĐ-CP).

💡 Luật Thành Đô chia sẻ: Vướng mắc lớn nhất khi chứng minh kinh nghiệm là tài liệu từ công ty mẹ ở nước ngoài. Chúng tôi luôn khuyên khách hàng chuẩn bị sớm văn bản xác nhận kinh nghiệm hoặc hợp đồng lao động cũ. Các tài liệu này phải thể hiện rõ chức danh, thời gian làm việc và mô tả công việc liên quan đến vai trò quản lý, điều hành để đảm bảo tính thuyết phục trước cơ quan chức năng Việt Nam.

Điều kiện đối với Văn phòng đại diện?

Văn phòng đại diện (người sử dụng lao động) phải chứng minh nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài là có thật và hợp lý. Quy trình mới theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP đã lồng ghép việc giải trình nhu cầu này vào hồ sơ xin cấp giấy phép, giúp đơn giản hóa thủ tục. Cụ thể, văn phòng đại diện cần:

• Hoạt động hợp pháp theo Giấy phép thành lập văn phòng đại diện do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp.
• Giải trình rõ lý do và sự cần thiết của việc tuyển dụng người nước ngoài vào vị trí Trưởng văn phòng đại diện trong văn bản đề nghị.

Hồ Sơ Xin Cấp Giấy Phép Lao Động Cho Trưởng Văn Phòng Đại Diện Gồm Những Gì?

Hồ sơ bao gồm 7 loại giấy tờ chính: Văn bản đề nghị, giấy khám sức khỏe, phiếu lý lịch tư pháp, bản sao hộ chiếu, ảnh, giấy tờ chứng minh kinh nghiệm và văn bản bổ nhiệm của công ty mẹ.

Việc chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ và chính xác là yếu tố quyết định đến 90% thành công của thủ tục. Dựa trên kinh nghiệm xử lý hàng nghìn hồ sơ, Luật Thành Đô đã tổng hợp danh mục chi tiết các giấy tờ cần thiết theo Điều 18 và Điều 19 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP.

Lưu ý về hợp pháp hóa lãnh sự: Theo Điều 5 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, tất cả các giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp như văn bản bổ nhiệm, xác nhận kinh nghiệm, bằng cấp, lý lịch tư pháp... đều phải được hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở nước ngoài và dịch thuật công chứng sang tiếng Việt trước khi nộp. Đây là bước dễ xảy ra sai sót và tốn nhiều thời gian nhất.

Quy Trình Chi Tiết Xin Cấp Giấy Phép Lao Động Cho Trưởng Văn Phòng Đại Diện Diễn Ra Như Thế Nào?

Quy trình gồm 3 bước: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, nộp hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công trong thời hạn quy định, và nhận kết quả là giấy phép lao động trong vòng 10 ngày làm việc.

Thủ tục cấp phép đã được tinh gọn và quy định rõ ràng tại Điều 22 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP. Doanh nghiệp cần tuân thủ đúng trình tự để đảm bảo hồ sơ được xử lý nhanh chóng.

Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ hợp lệ

Đây là bước nền tảng. Doanh nghiệp cần rà soát và chuẩn bị tất cả các giấy tờ đã liệt kê ở mục trên. Quá trình này có thể mất từ 2-4 tuần, tùy thuộc vào thời gian hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật. Luật Thành Đô luôn hỗ trợ khách hàng kiểm tra tính hợp lệ của từng tài liệu để tránh phải bổ sung, sửa đổi sau khi nộp.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền

- Thời gian nộp: Trong khoảng thời gian từ 10 đến 60 ngày trước ngày Trưởng văn phòng đại diện dự kiến bắt đầu làm việc.
- Nơi nộp hồ sơ: Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở.
- Hình thức nộp: Doanh nghiệp có thể lựa chọn nộp trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính công ích, hoặc nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia.

Bước 3: Thẩm định hồ sơ và nhận kết quả

- Thời gian xử lý: 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
- Kết quả: Cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp Giấy phép lao động theo Mẫu số 04 ban hành kèm theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Nếu hồ sơ không được chấp thuận, cơ quan sẽ có văn bản trả lời và nêu rõ lý do trong 03 ngày làm việc.

Doanh Nghiệp Cần Làm Gì Sau Khi Trưởng Văn Phòng Đại Diện Được Cấp Giấy Phép Lao Động?

Sau khi có giấy phép lao động, doanh nghiệp cần ký hợp đồng lao động, báo cáo với cơ quan cấp phép, và tiến hành thủ tục xin cấp thẻ tạm trú cho người lao động nước ngoài để hoàn tất quy trình pháp lý.

Việc nhận được giấy phép lao động chưa phải là bước cuối cùng. Để đảm bảo tuân thủ đầy đủ và tạo điều kiện thuận lợi nhất cho người lao động, doanh nghiệp cần thực hiện các công việc quan trọng sau:

• Ký kết Hợp đồng lao động: Theo khoản 4 Điều 22 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, người sử dụng lao động và Trưởng văn phòng đại diện phải ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản theo quy định của pháp luật lao động Việt Nam trước ngày làm việc chính thức.
• Báo cáo Hợp đồng lao động: Khi có yêu cầu, doanh nghiệp phải gửi bản sao hợp đồng lao động đã ký tới cơ quan đã cấp giấy phép.
• Xin cấp Thẻ tạm trú: Giấy phép lao động là một trong những giấy tờ quan trọng nhất để làm thủ tục xin cấp thẻ tạm trú cho người nước ngoài. Thẻ tạm trú cho phép người lao động cư trú hợp pháp tại Việt Nam trong suốt thời hạn của giấy phép lao động mà không cần phải gia hạn visa nhiều lần.
• Thực hiện nghĩa vụ thuế và bảo hiểm: Đăng ký mã số thuế cá nhân và tham gia bảo hiểm xã hội (nếu thuộc đối tượng bắt buộc) cho Trưởng văn phòng đại diện.

Các Câu Hỏi Thường Gặp Về Giấy Phép Lao Động Cho Trưởng Văn Phòng Đại Diện

Tài liệu tham khảo

• Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14: https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Lao-dong-Tien-luong/Bo-Luat-lao-dong-2019-333670.aspx
• Nghị định 152/2020/NĐ-CP của Chính phủ: https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Lao-dong-Tien-luong/Nghi-dinh-152-2020-ND-CP-quan-ly-nguoi-lao-dong-nuoc-ngoai-lam-viec-tai-Viet-Nam-280261.aspx
• Nghị định 70/2023/NĐ-CP của Chính phủ: https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Lao-dong-Tien-luong/Nghi-dinh-70-2023-ND-CP-sua-doi-Nghi-dinh-152-2020-ND-CP-lao-dong-nuoc-ngoai-579513.aspx
• Thông tư 23/2017/TT-BLĐTBXH Hướng dẫn cấp giấy phép lao động qua mạng: https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Lao-dong-Tien-luong/Thong-tu-23-2017-TT-BLDTBXH-cap-giay-phep-lao-dong-nguoi-lao-dong-nuoc-ngoai-qua-mang-dien-tu-336187.aspx
• Cổng dịch vụ công quốc gia: https://dichvucong.gov.vn/p/home/dvc-trang-chu.html