Lệ phí Cấp Giấy Phép Lao Động: Quy Định và Thủ Tục

Phí cấp giấy phép lao động là bao nhiêu và quy trình nộp lệ phí thế nào là thắc mắc hàng đầu của doanh nghiệp. Để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh rủi ro, Luật Thành Đô sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về mọi chi phí và thủ tục xin giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam. Tìm hiểu ngay để hoàn tất hồ sơ cấp mới, gia hạn, cấp lại giấy phép lao động chính xác.

Lệ Phí Cấp Giấy Phép Lao Động Cho Người Nước Ngoài Là Bao Nhiêu?

Mức lệ phí cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài không cố định trên toàn quốc mà phụ thuộc vào quy định của từng tỉnh, thành phố, dao động từ 400.000 VNĐ đến 1.000.000 VNĐ cho cấp mới và từ 200.000 VNĐ đến 460.000 VNĐ cho cấp lại.

Việc xác định chính xác chi phí cấp giấy phép lao động là một trong những bước quan trọng nhất để doanh nghiệp dự trù ngân sách và hoàn tất thủ tục một cách suôn sẻ. Mức phí này không được quy định thống nhất trên cả nước mà do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quyết định, dựa trên khung pháp lý của Bộ Tài chính. Do đó, lệ phí làm giấy phép lao động sẽ có sự chênh lệch giữa các địa phương.

Luật Thành Đô chia sẻ kinh nghiệm: Một trong những nhầm lẫn phổ biến nhất mà các chuyên viên nhân sự mới gặp phải là áp dụng mức phí của một tỉnh cho một tỉnh khác, dẫn đến việc chuẩn bị sai số tiền và làm chậm trễ quá trình nhận kết quả. Để tránh sai sót, doanh nghiệp cần kiểm tra Nghị quyết của Hội đồng nhân dân tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở chính và nộp hồ sơ.

Mức lệ phí cấp mới giấy phép lao động được quy định như thế nào?

Lệ phí cấp mới giấy phép lao động hiện nay thường ở mức 600.000 VNĐ tại Hà Nội và 1.000.000 VNĐ tại Thành phố Hồ Chí Minh, áp dụng cho lần cấp đầu tiên cho người lao động nước ngoài.

Cấp mới giấy phép lao động là thủ tục bắt buộc đối với người lao động nước ngoài lần đầu làm việc tại một doanh nghiệp ở Việt Nam và không thuộc các trường hợp được miễn giấy phép lao động. Mức phí này được áp dụng sau khi hồ sơ của doanh nghiệp đã được thẩm định và chấp thuận.

Dưới đây là bảng tham khảo mức phí cấp mới tại một số tỉnh, thành phố lớn, được cập nhật theo các quy định mới nhất:

Mức lệ phí gia hạn hoặc cấp lại giấy phép lao động có khác nhau không?

Có, lệ phí cấp lại hoặc gia hạn giấy phép lao động thường thấp hơn so với cấp mới. Mức phí này dao động tùy theo quy định của từng địa phương, ví dụ tại Hà Nội là 460.000 VNĐ và tại TP. Hồ Chí Minh là 450.000 VNĐ.

Việc gia hạn hoặc cấp lại giấy phép lao động có thủ tục đơn giản hơn so với cấp mới, do đó mức phí cũng thấp hơn. Cấp lại được áp dụng trong các trường hợp giấy phép bị mất, hỏng, hoặc thay đổi thông tin (họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu, địa điểm làm việc).

Lưu ý quan trọng: Các mức phí trên có thể thay đổi theo các Nghị quyết mới của Hội đồng nhân dân cấp tỉnh. Doanh nghiệp nên liên hệ trực tiếp với cơ quan cấp phép hoặc một đơn vị tư vấn chuyên nghiệp như Luật Thành Đô để có thông tin chính xác nhất tại thời điểm nộp hồ sơ.

Văn Bản Pháp Luật Nào Quy Định Về Lệ Phí Cấp Giấy Phép Lao Động?

Khung pháp lý chính quy định về lệ phí do Bộ Tài chính ban hành, và mức thu cụ thể được quyết định bởi Hội đồng nhân dân các tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương.

Việc thu phí, lệ phí thuộc thẩm quyền quản lý nhà nước và được quy định chặt chẽ trong hệ thống văn bản pháp luật. Để hiểu rõ cơ sở pháp lý của khoản phí này, doanh nghiệp và người lao động cần tham chiếu các văn bản sau:

• Luật Phí và Lệ phí 2015: Là văn bản luật cao nhất, quy định các nguyên tắc chung về việc ban hành, thu, nộp, quản lý và sử dụng các khoản phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước.
• Thông tư của Bộ Tài chính: Bộ Tài chính là cơ quan ban hành các thông tư hướng dẫn chi tiết về khung mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý các loại lệ phí, bao gồm cả lệ phí cấp giấy phép lao động.
• Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cấp tỉnh: Đây là văn bản quyết định mức thu cụ thể áp dụng tại địa phương. Mỗi tỉnh, thành phố sẽ ban hành một Nghị quyết riêng để quy định chi tiết các khoản phí, lệ phí trên địa bàn, bao gồm cả lệ phí cấp, cấp lại giấy phép lao động.

Về quy trình và hồ sơ, doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định tại Bộ Luật Lao Động, Nghị định số 152/2020/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, bổ sung như Nghị định số 70/2023/NĐ-CP, và trong tương lai là Nghị định số 219/2025/NĐ-CP. Việc nắm vững các quy định này giúp doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác, từ đó tối ưu hóa thời gian và đảm bảo quy trình nộp phí diễn ra thuận lợi.

Thủ Tục Nộp Lệ Phí Cấp Giấy Phép Lao Động Diễn Ra Như Thế Nào?

Doanh nghiệp nộp lệ phí sau khi nhận được thông báo hồ sơ hợp lệ và trước khi nhận bản gốc giấy phép lao động. Lệ phí có thể được nộp trực tiếp tại cơ quan cấp phép hoặc qua hình thức chuyển khoản theo hướng dẫn.

Quy trình nộp lệ phí được thực hiện ở bước cuối cùng của thủ tục xin cấp phép, sau khi hồ sơ đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt. Việc tuân thủ đúng thủ tục nộp phí sẽ giúp doanh nghiệp nhận được giấy phép lao động đúng hẹn.

Nộp lệ phí ở đâu?

Lệ phí được nộp tại bộ phận một cửa hoặc phòng kế toán của cơ quan cấp giấy phép lao động, bao gồm Sở Nội Vụ hoặc Ban Quản lý các Khu công nghiệp tỉnh/thành phố.

Địa điểm nộp lệ phí chính là nơi doanh nghiệp nộp hồ sơ xin cấp giấy phép lao động. Tùy thuộc vào địa điểm đăng ký kinh doanh và nơi làm việc của người lao động nước ngoài, cơ quan có thẩm quyền sẽ là một trong hai đơn vị sau:

• Sở Nội Vụ: Đối với các doanh nghiệp có trụ sở và người lao động làm việc ngoài các khu công nghiệp, khu chế xuất.
• Ban Quản lý các Khu công nghiệp, Khu chế xuất, Khu kinh tế: Đối với các doanh nghiệp hoạt động bên trong các khu vực này.

Doanh nghiệp sẽ nhận được hướng dẫn chi tiết về địa điểm và người phụ trách thu lệ phí khi đến nhận kết quả.

Nộp lệ phí bằng hình thức nào?

Các hình thức nộp lệ phí phổ biến bao gồm nộp tiền mặt trực tiếp tại cơ quan nhà nước và nhận biên lai, hoặc chuyển khoản vào tài khoản kho bạc được chỉ định.

Để tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp, các cơ quan nhà nước hiện nay chấp nhận nhiều hình thức thanh toán. Các bước nộp phí cụ thể như sau:

1. Nhận thông báo kết quả: Sau khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến (theo Thông tư số 23/2017/TT-BLĐTBXH) hoặc thông báo trực tiếp rằng hồ sơ đã được duyệt.
2. Thanh toán lệ phí:
   • Nộp trực tiếp: Người đại diện của công ty đến bộ phận trả kết quả, nộp tiền mặt và nhận biên lai thu phí. Đây là hình thức phổ biến và nhanh chóng nhất.
   • Chuyển khoản: Một số cơ quan cấp phép cung cấp thông tin tài khoản kho bạc nhà nước để doanh nghiệp thực hiện chuyển khoản. Khi chuyển, cần ghi rõ nội dung theo cú pháp yêu cầu (ví dụ: Tên công ty, nộp lệ phí cấp GPLĐ cho [Tên người LĐ]). Sau đó, doanh nghiệp cần cung cấp ủy nhiệm chi hoặc bằng chứng chuyển khoản để nhận giấy phép.
3. Nhận Giấy phép lao động: Sau khi hoàn tất việc nộp lệ phí, doanh nghiệp sẽ nhận được bản gốc giấy phép lao động theo Mẫu số 4 ban hành kèm theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP.

Có Trường Hợp Nào Được Miễn Lệ Phí Cấp Giấy Phép Lao Động Không?

Pháp luật hiện hành không quy định trường hợp nào được miễn lệ phí cấp giấy phép lao động. Tuy nhiên, có các trường hợp người lao động nước ngoài không thuộc diện cấp giấy phép lao động, do đó không cần thực hiện thủ tục này và không phải nộp phí.

Đây là một điểm quan trọng cần làm rõ. Lệ phí là khoản thu bắt buộc khi thực hiện một thủ tục hành chính. Do đó, một khi đã nộp hồ sơ xin cấp, cấp lại hoặc gia hạn giấy phép lao động và được phê duyệt, doanh nghiệp có nghĩa vụ nộp lệ phí.

Tuy nhiên, Bộ Luật Lao Động và Nghị định số 152/2020/NĐ-CP có quy định các trường hợp người lao động nước ngoài được miễn giấy phép lao động. Trong những trường hợp này, doanh nghiệp không cần nộp hồ sơ xin cấp phép mà chỉ cần thực hiện thủ tục báo cáo và xin xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động. Một số trường hợp tiêu biểu bao gồm:

• Nhà đầu tư, chủ sở hữu, thành viên góp vốn của công ty TNHH có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên.
• Trưởng văn phòng đại diện, dự án của tổ chức quốc tế, tổ chức phi chính phủ tại Việt Nam.
• Người nước ngoài vào Việt Nam làm việc dưới 30 ngày và không quá 3 lần trong một năm cho vị trí chuyên gia, nhà quản lý...
• Luật sư nước ngoài đã được cấp Giấy phép hành nghề luật sư tại Việt Nam.

Doanh nghiệp cần rà soát kỹ các điều kiện để xác định xem người lao động của mình có thuộc diện này hay không, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí không cần thiết. Để được tư vấn chi tiết về các trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép lao động, doanh nghiệp có thể liên hệ với Luật Thành Đô.

Các Chi Phí Khác Liên Quan Khi Xin Giấy Phép Lao Động Là Gì?

Ngoài lệ phí nhà nước, doanh nghiệp cần dự trù các chi phí khác như: phí khám sức khỏe, phí lý lịch tư pháp, phí hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật công chứng, và phí dịch vụ tư vấn nếu có.

Lệ phí cấp giấy phép lao động chỉ là một phần trong tổng chi phí mà doanh nghiệp cần chuẩn bị. Để có một bộ hồ sơ hoàn chỉnh, các khoản phí phát sinh khác cũng rất đáng kể. Việc hiểu rõ các chi phí này giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện và chủ động hơn trong kế hoạch tài chính.

• Phí khám sức khỏe: Người lao động nước ngoài phải khám sức khỏe tại một bệnh viện đủ điều kiện theo quy định của Bộ Y tế. Chi phí này dao động từ 1.000.000 VNĐ đến 2.500.000 VNĐ.
• Phí xin lý lịch tư pháp: Cần có lý lịch tư pháp do Việt Nam cấp (nếu đã cư trú trên 6 tháng) và do nước ngoài cấp. Chi phí này có thể từ 200.000 VNĐ tại Việt Nam đến vài triệu đồng tùy thuộc vào quy định của quốc gia cấp.
• Phí hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng: Các văn bằng, chứng chỉ, giấy xác nhận kinh nghiệm do nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng sang tiếng Việt. Đây là khoản chi phí đáng kể, có thể lên tới vài triệu đồng cho một bộ hồ sơ.
• Phí dịch vụ tư vấn: Nếu doanh nghiệp sử dụng dịch vụ làm giấy phép lao động từ các công ty luật hoặc đơn vị tư vấn, sẽ có một khoản phí dịch vụ trọn gói. Khoản phí này mang lại lợi ích về thời gian, sự chính xác và giảm thiểu rủi ro pháp lý, đặc biệt hữu ích cho các chuyên viên nhân sự chưa có nhiều kinh nghiệm.

Từ thực tiễn hỗ trợ hàng trăm doanh nghiệp, Luật Thành Đô nhận thấy rằng việc đầu tư vào một dịch vụ chuyên nghiệp ngay từ đầu sẽ hiệu quả hơn nhiều so với việc tự thực hiện và đối mặt với rủi ro hồ sơ bị trả lại, làm ảnh hưởng đến kế hoạch nhân sự và hoạt động kinh doanh.

Các Câu Hỏi Thường Gặp Về Lệ Phí Cấp Giấy Phép Lao Động

Tài liệu tham khảo

• Nghị định số 152/2020/NĐ-CP của Chính phủ: https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Lao-dong-Tien-luong/Nghi-dinh-152-2020-ND-CP-quan-ly-nguoi-lao-dong-nuoc-ngoai-lam-viec-tai-Viet-Nam-280261.aspx
• Nghị định số 70/2023/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 152/2020/NĐ-CP: https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Lao-dong-Tien-luong/Nghi-dinh-70-2023-ND-CP-sua-doi-Nghi-dinh-152-2020-ND-CP-lao-dong-nuoc-ngoai-579513.aspx
• Bộ Luật Lao Động năm 2019: https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Lao-dong-Tien-luong/Bo-Luat-lao-dong-2019-333670.aspx
• Cổng Dịch vụ công Quốc gia - Thủ tục cấp giấy phép lao động: https://dichvucong.gov.vn/p/home/dvc-tthc-thu-tuc-hanh-chinh-chi-tiet.html?ma_thu_tuc=194248