Di Chuyển Nội Bộ Có Phải Xin Giấy Phép Lao Động Không

Di chuyển nội bộ có phải xin giấy phép lao động không là thắc mắc phổ biến của doanh nghiệp khi điều chuyển nhân sự nước ngoài, và việc nắm rõ quy định sẽ giúp đảm bảo tuân thủ pháp luật tuyệt đối. Để giải quyết vấn đề này một cách chính xác và hiệu quả, Luật Thành Đô cung cấp hướng dẫn chi tiết, giúp doanh nghiệp hợp pháp hóa lao động và xây dựng nền tảng pháp lý vững chắc. Tìm hiểu ngay quy định miễn trừ, thủ tục cấp mới, và các yêu cầu pháp lý liên quan.

Pháp luật Việt Nam định nghĩa các trường hợp di chuyển nội bộ nào?

Pháp luật hiện hành phân biệt rõ hai trường hợp: di chuyển nội bộ doanh nghiệp từ nước ngoài vào Việt Nam (có thể được miễn giấy phép lao động) và di chuyển, điều chuyển công tác của người lao động nước ngoài đã có giấy phép lao động trong lãnh thổ Việt Nam (yêu cầu thực hiện thủ tục hành chính tương ứng).

Hiểu sai về thuật ngữ di chuyển nội bộ là một trong những rủi ro pháp lý lớn nhất mà các chuyên viên nhân sự và quản lý doanh nghiệp thường gặp. Việc phân định chính xác bản chất của việc điều chuyển sẽ quyết định doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục nào: xin xác nhận miễn giấy phép lao động, xin cấp lại, hay xin cấp mới giấy phép lao động.

Luật Thành Đô chia sẻ kinh nghiệm thực tế: Nhiều doanh nghiệp lầm tưởng rằng mọi hình thức điều chuyển nhân sự trong cùng một hệ thống công ty đều là di chuyển nội bộ và được miễn giấy phép. Tuy nhiên, quy định của pháp luật chặt chẽ hơn rất nhiều. Cần xác định rõ hai kịch bản sau:

• Trường hợp 1: Di chuyển nội bộ doanh nghiệp (Intra-corporate transfer - ICT): Đây là trường hợp một nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật được một doanh nghiệp nước ngoài điều chuyển đến làm việc tại hiện diện thương mại của chính doanh nghiệp đó trên lãnh thổ Việt Nam. Trường hợp này có thể thuộc diện không phải xin giấy phép lao động nếu đáp ứng đủ các điều kiện cụ thể.
• Trường hợp 2: Thay đổi địa điểm, vị trí công việc tại Việt Nam: Đây là trường hợp người lao động nước ngoài đã có giấy phép lao động và đang làm việc tại Việt Nam được điều chuyển sang một địa điểm làm việc khác, hoặc một vị trí, chức danh công việc khác so với nội dung trên giấy phép lao động đã cấp. Trường hợp này bắt buộc phải thực hiện các thủ tục hành chính liên quan.

Di chuyển nội bộ doanh nghiệp từ nước ngoài vào Việt Nam có được miễn giấy phép lao động không?

Có, người lao động nước ngoài di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp thuộc 11 ngành dịch vụ theo cam kết WTO sẽ không thuộc diện cấp giấy phép lao động, nhưng phải làm thủ tục xin cấp Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động.

Đây là một chính sách ưu đãi nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho các tập đoàn đa quốc gia luân chuyển nhân sự cấp cao. Theo quy định tại điểm b khoản 13 Điều 7 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP, người lao động nước ngoài là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật được miễn giấy phép lao động nếu đáp ứng đồng thời các điều kiện sau:

• Doanh nghiệp nước ngoài đã thành lập hiện diện thương mại tại Việt Nam.
• Người lao động đã được doanh nghiệp nước ngoài tuyển dụng và làm việc ít nhất 12 tháng liên tục trước khi được cử sang Việt Nam.
• Việc di chuyển thuộc phạm vi 11 ngành dịch vụ trong biểu cam kết dịch vụ của Việt Nam với Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO).

Thủ tục xin cấp Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động được thực hiện như thế nào?

Doanh nghiệp cần nộp hồ sơ đến Trung tâm Phục vụ hành chính công địa phương trước ít nhất 10 ngày làm việc. Thời gian giải quyết là 05 ngày làm việc.

Mặc dù được miễn giấy phép, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện thủ tục hành chính để hợp pháp hóa việc làm của người lao động. Quy trình cụ thể theo Điều 8 và Điều 9 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP như sau:

• Chuẩn bị hồ sơ:
  • Văn bản đề nghị cấp giấy xác nhận theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP.
  • Giấy khám sức khỏe còn giá trị.
  • Bản sao hộ chiếu còn thời hạn.
  • Văn bản của doanh nghiệp nước ngoài cử người lao động sang làm việc.
  • Văn bản chứng minh người lao động đã được tuyển dụng trước đó ít nhất 12 tháng liên tục.
  • Giấy tờ chứng minh vị trí công việc (nhà quản lý, chuyên gia...).
• Nộp hồ sơ: Trong thời hạn từ 10 đến 60 ngày trước ngày dự kiến làm việc, nộp hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh nơi người lao động dự kiến làm việc.
• Nhận kết quả: Trong 05 ngày làm việc, cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động theo Mẫu số 02.

Khi thay đổi địa điểm hoặc vị trí công việc tại Việt Nam, doanh nghiệp cần làm gì?

Tùy thuộc vào nội dung thay đổi so với giấy phép lao động đã cấp, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thông báo, xin cấp lại hoặc xin cấp mới giấy phép lao động để đảm bảo tuân thủ pháp luật.

Đây là tình huống di chuyển nội bộ phổ biến nhất và cũng là nơi nhiều doanh nghiệp mắc sai sót. Việc thay đổi bất kỳ thông tin nào trên giấy phép lao động mà không thực hiện đúng thủ tục đều bị coi là hành vi sử dụng lao động nước ngoài trái phép. Nghị định số 219/2025/NĐ-CP đã quy định rất rõ các trường hợp và thủ tục cần thiết.

Trường hợp nào chỉ cần thông báo cho cơ quan chức năng?

Khi người lao động nước ngoài làm việc tại nhiều địa điểm khác nhau trong cùng một tỉnh, thành phố cho cùng một người sử dụng lao động, doanh nghiệp chỉ cần thông báo cho cơ quan cấp phép.

Theo khoản 5 Điều 22 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP, nếu người lao động nước ngoài đã được cấp giấy phép lao động và có nhu cầu làm việc cho chính người sử dụng lao động đó tại nhiều địa điểm trong phạm vi một tỉnh, thành phố, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thông báo.

• Thời gian thực hiện: Trước ít nhất 03 ngày làm việc so với ngày người lao động bắt đầu làm việc tại địa điểm mới.
• Nội dung thông báo: Bao gồm thông tin cơ bản của người lao động (họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu), số giấy phép lao động đã cấp, và địa điểm làm việc mới.
• Cơ quan tiếp nhận: Cơ quan có thẩm quyền đã cấp giấy phép lao động.

Khi nào phải xin cấp lại giấy phép lao động?

Doanh nghiệp phải làm thủ tục cấp lại giấy phép lao động khi có sự thay đổi về địa điểm làm việc khác với nội dung ghi trên giấy phép lao động còn thời hạn.

Theo quy định tại khoản 2 Điều 23 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP, khi thay đổi địa điểm làm việc (ví dụ: chuyển từ chi nhánh A sang chi nhánh B ở một quận khác hoặc tỉnh khác), doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục cấp lại giấy phép lao động.

• Hồ sơ cần chuẩn bị:
  • Văn bản đề nghị cấp lại giấy phép lao động theo Mẫu số 03.
  • 02 ảnh màu 4x6cm.
  • Giấy phép lao động còn thời hạn đã cấp.
  • Giấy tờ chứng minh việc thay đổi địa điểm làm việc (ví dụ: quyết định điều chuyển công tác).
• Thời gian giải quyết: 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.

Trường hợp nào phải xin cấp mới giấy phép lao động?

Doanh nghiệp phải làm thủ tục xin cấp mới giấy phép lao động khi người lao động nước ngoài thay đổi vị trí công việc hoặc chức danh công việc so với giấy phép lao động đã được cấp.

Đây là trường hợp thay đổi quan trọng nhất và đòi hỏi thủ tục phức tạp nhất. Theo khoản 2 Điều 20 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP, việc điều chuyển người lao động từ vị trí chuyên gia sang nhà quản lý, hoặc thay đổi chức danh công việc dù vẫn ở cùng vị trí, đều yêu cầu phải xin cấp một giấy phép lao động mới.

• Hồ sơ cần chuẩn bị: Tương tự như hồ sơ xin cấp mới lần đầu, bao gồm:
  • Văn bản đề nghị cấp mới theo Mẫu số 03.
  • Giấy tờ chứng minh vị trí công việc mới (ví dụ: quyết định bổ nhiệm, mô tả công việc mới).
  • Bản sao giấy phép lao động đã cấp.
  • Các giấy tờ cá nhân khác như hộ chiếu, ảnh...
• Thời gian giải quyết: 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.

Bảng so sánh các trường hợp di chuyển nội bộ và thủ tục tương ứng?

Bảng dưới đây tổng hợp các kịch bản di chuyển nội bộ, hành động pháp lý cần thiết và căn cứ pháp lý tương ứng, giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu và áp dụng chính xác.

Doanh nghiệp cần lưu ý những gì để đảm bảo tuân thủ pháp luật?

Doanh nghiệp cần chủ động rà soát, cập nhật thông tin trên giấy phép lao động, thực hiện đúng và đủ các thủ tục báo cáo, và tìm kiếm sự tư vấn chuyên nghiệp khi gặp các tình huống phức tạp để phòng ngừa rủi ro pháp lý.

Việc tuân thủ các quy định về lao động nước ngoài không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp vận hành ổn định, tránh các khoản phạt hành chính và xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp. Luật Thành Đô khuyến nghị doanh nghiệp nên chủ động thực hiện các biện pháp sau:

• Kiểm tra và rà soát định kỳ: Thường xuyên kiểm tra thông tin trên giấy phép lao động của toàn bộ nhân sự nước ngoài để đảm bảo khớp với thực tế công việc (vị trí, địa điểm).
• Lập kế hoạch trước: Khi có kế hoạch điều chuyển nhân sự, cần xác định ngay thủ tục pháp lý cần thực hiện và chuẩn bị hồ sơ từ sớm để không làm gián đoạn công việc của người lao động.
• Lưu trữ hồ sơ cẩn thận: Toàn bộ hồ sơ liên quan đến việc xin cấp, cấp lại, gia hạn hoặc xác nhận miễn giấy phép lao động cần được lưu trữ đầy đủ để xuất trình khi có thanh tra, kiểm tra.
• Tìm kiếm tư vấn chuyên nghiệp: Pháp luật về lao động thường xuyên cập nhật và có nhiều điểm phức tạp. Việc hợp tác với một đơn vị tư vấn luật chuyên nghiệp như Luật Thành Đô sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo tuân thủ 100% quy định, từ đó có thể xin thẻ tạm trú cho người nước ngoài có giấy phép lao động một cách thuận lợi.

Các câu hỏi thường gặp về giấy phép lao động khi di chuyển nội bộ

Tài liệu tham khảo

• Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14: https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Lao-dong-Tien-luong/Bo-Luat-lao-dong-2019-333670.aspx
• Nghị định số 219/2025/NĐ-CP của Chính phủ quy định về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam : https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Lao-dong-Tien-luong/Nghi-dinh-219-2025-ND-CP-nguoi-lao-dong-nuoc-ngoai-lam-viec-tai-Viet-Nam-668418.aspx
• Nghị định số 152/2020/NĐ-CP của Chính phủ về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam: https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Lao-dong-Tien-luong/Nghi-dinh-152-2020-ND-CP-quan-ly-nguoi-lao-dong-nuoc-ngoai-lam-viec-tai-Viet-Nam-280261.aspx
• Cổng Dịch vụ công Quốc gia: https://dichvucong.gov.vn/p/home/dvc-trang-chu.html
• Biểu cam kết dịch vụ của Việt Nam trong WTO: https://trungtamwto.vn/upload/files/wto/7-/25-van-kien/Bieu%20cam%20ket%20dich%20vu%20-%20TV.pdf