Sau Khi Có Giấy Phép Lao Động: Hoàn Thiện Hồ Sơ Pháp Lý

Sau khi có giấy phép lao động, doanh nghiệp và người lao động nước ngoài cần nhanh chóng hoàn tất các thủ tục pháp lý quan trọng để đảm bảo tuân thủ pháp luật Việt Nam. Luật Thành Đô cung cấp hướng dẫn chi tiết giúp hợp pháp hóa quá trình cư trú và làm việc, từ việc ký hợp đồng lao động, xin cấp thẻ tạm trú đến thực hiện các nghĩa vụ về thuế và bảo hiểm xã hội.

Doanh nghiệp và người lao động nước ngoài cần thực hiện ngay những thủ tục pháp lý nào sau khi nhận giấy phép lao động?

Ngay sau khi được cấp giấy phép lao động, các bên cần hoàn thành 03 nhiệm vụ cốt lõi: (1) Ký kết hợp đồng lao động, (2) Đề nghị cấp Thẻ tạm trú cho người lao động, và (3) Kê khai, thực hiện các nghĩa vụ về bảo hiểm xã hội và thuế thu nhập cá nhân theo quy định.

Việc sở hữu giấy phép lao động, dù là cấp mới hay đã được gia hạn giấy phép lao động, mới chỉ là bước khởi đầu trong quy trình sử dụng lao động nước ngoài hợp pháp tại Việt Nam. Đây là điều kiện cần nhưng chưa đủ để người lao động có thể làm việc và cư trú lâu dài. Việc hoàn tất các thủ tục tiếp theo không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là nền tảng để đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên, giúp doanh nghiệp vận hành ổn định và người lao động an tâm cống hiến.

Theo quy định tại Bộ Luật Lao Động năm 2019 và các văn bản hướng dẫn như Nghị định số 152/2020/NĐ-CP và Nghị định số 70/2023/NĐ-CP, việc chậm trễ hoặc bỏ sót bất kỳ thủ tục nào sau khi có giấy phép lao động đều có thể dẫn đến các rủi ro pháp lý không đáng có. Vì vậy, Luật Thành Đô khuyến nghị các chuyên viên nhân sự và người lao động nước ngoài cần ưu tiên thực hiện các bước sau một cách khẩn trương và chính xác.

Thủ tục xin cấp Thẻ Tạm Trú cho người nước ngoài sau khi có giấy phép lao động được tiến hành như thế nào?

Để xin cấp thẻ tạm trú, doanh nghiệp bảo lãnh cần chuẩn bị một bộ hồ sơ pháp lý hoàn chỉnh theo quy định, sau đó nộp tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh hoặc Phòng Quản lý xuất nhập cảnh công an cấp tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở. Thời gian giải quyết thủ tục là 05 ngày làm việc.

Thẻ tạm trú là giấy tờ pháp lý cho phép người nước ngoài cư trú hợp pháp tại Việt Nam trong một thời gian nhất định, thay thế cho visa. Đây là bước quan trọng nhất sau khi người lao động nhận được giấy phép lao động, giúp họ ổn định cuộc sống và công việc. Ký hiệu thẻ tạm trú dành cho người lao động nước ngoài là LĐ1 và LĐ2.

Hồ sơ đề nghị cấp thẻ tạm trú theo giấy phép lao động bao gồm những giấy tờ gì?

Hồ sơ bao gồm các văn bản pháp lý của doanh nghiệp bảo lãnh, hộ chiếu gốc của người lao động, giấy phép lao động, ảnh chân dung, tờ khai theo Mẫu NA8, và các giấy tờ chứng minh nơi tạm trú.

Trong quá trình tư vấn, Luật Thành Đô nhận thấy việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác ngay từ đầu là yếu tố quyết định đến 90% thành công của thủ tục. Một sai sót nhỏ trong hồ sơ có thể dẫn đến việc bị yêu cầu bổ sung hoặc từ chối, gây lãng phí thời gian và ảnh hưởng đến kế hoạch của cả doanh nghiệp và người lao động.

Quy trình nộp hồ sơ và nhận kết quả thẻ tạm trú diễn ra trong bao lâu?

Quy trình bao gồm 4 bước: chuẩn bị hồ sơ, nộp hồ sơ tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh, cơ quan thẩm định hồ sơ, và cuối cùng là nhận kết quả. Toàn bộ quy trình thường mất khoảng 05 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ hợp lệ.

• Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ (1-2 ngày làm việc): Doanh nghiệp tập hợp đầy đủ các giấy tờ theo danh mục đã nêu, đảm bảo tính hợp lệ và chính xác của từng loại văn bản.
• Bước 2: Nộp hồ sơ: Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh (nếu doanh nghiệp do Ban quản lý các khu công nghiệp, khu chế xuất quản lý) hoặc Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh, thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Cán bộ tiếp nhận sẽ kiểm tra và cấp giấy hẹn nếu hồ sơ hợp lệ.
• Bước 3: Thẩm định và phê duyệt (05 ngày làm việc): Cơ quan quản lý xuất nhập cảnh sẽ thẩm định hồ sơ. Theo quy định, thời gian xử lý là 05 ngày làm việc.
• Bước 4: Nhận kết quả: Doanh nghiệp mang theo giấy hẹn, giấy giới thiệu và CMND/CCCD của người đi nhận để nhận thẻ tạm trú tại nơi đã nộp hồ sơ.

Thời hạn của thẻ tạm trú được cấp theo giấy phép lao động là bao lâu?

Thời hạn thẻ tạm trú được cấp sẽ không vượt quá thời hạn của giấy phép lao động. Thông thường, thẻ tạm trú có thời hạn tối đa là 02 năm và luôn ngắn hơn thời hạn còn lại của hộ chiếu ít nhất 30 ngày.

Đây là một nguyên tắc quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý. Ví dụ, nếu giấy phép lao động của người lao động có thời hạn 24 tháng nhưng hộ chiếu của họ chỉ còn hiệu lực 18 tháng, thì thẻ tạm trú sẽ chỉ được cấp với thời hạn tối đa là 17 tháng. Do đó, việc kiểm tra thời hạn hộ chiếu của người lao động trước khi tiến hành thủ tục là vô cùng cần thiết.

Việc ký kết và thực hiện hợp đồng lao động với người lao động nước ngoài cần lưu ý những điểm gì?

Hợp đồng lao động phải được lập thành văn bản, có nội dung phù hợp với giấy phép lao động đã được cấp, và thời hạn hợp đồng không được vượt quá thời hạn của giấy phép lao động. Hợp đồng phải được giao kết trước ngày người lao động chính thức làm việc.

Giấy phép lao động là cơ sở pháp lý để người sử dụng lao động và người lao động nước ngoài giao kết hợp đồng lao động. Hợp đồng này là văn bản quan trọng xác lập quyền và nghĩa vụ của các bên, đồng thời là tài liệu không thể thiếu trong nhiều thủ tục hành chính khác.

Nội dung hợp đồng lao động cần tuân thủ những quy định đặc thù nào?

Hợp đồng lao động phải thể hiện đầy đủ các nội dung theo quy định của Bộ Luật Lao Động năm 2019, trong đó vị trí công việc, địa điểm làm việc và thời hạn hợp đồng phải thống nhất tuyệt đối với thông tin trên giấy phép lao động.

• Hình thức và ngôn ngữ: Hợp đồng phải được lập bằng văn bản và làm thành hai bản, mỗi bên giữ một bản. Nội dung hợp đồng phải được thể hiện bằng tiếng Việt và ngôn ngữ mà người lao động nước ngoài thông thạo.
• Nội dung cốt lõi: Phải có đầy đủ các điều khoản cơ bản như công việc phải làm, địa điểm làm việc, thời hạn hợp đồng, mức lương, chế độ làm việc, nghỉ ngơi, bảo hiểm xã hội, và các điều kiện an toàn, vệ sinh lao động.
• Tính thống nhất: Các thông tin về vị trí công việc (chuyên gia, nhà quản lý, lao động kỹ thuật), địa điểm làm việc (địa chỉ công ty, dự án), và thời hạn hợp đồng không được khác với nội dung đã được ghi trên giấy phép lao động.

Người sử dụng lao động có những nghĩa vụ báo cáo và quản lý nào sau khi người lao động nước ngoài có giấy phép?

Doanh nghiệp có nghĩa vụ báo cáo định kỳ về tình hình sử dụng lao động nước ngoài cho Sở Nội Vụ, đồng thời phải quản lý và lưu giữ bản gốc giấy phép lao động của người lao động trong suốt thời gian làm việc.

Trách nhiệm của doanh nghiệp không dừng lại ở việc xin cấp giấy phép. Việc quản lý và báo cáo sau cấp phép là một phần quan trọng của tuân thủ pháp luật lao động, giúp cơ quan nhà nước nắm bắt tình hình và hỗ trợ doanh nghiệp khi cần thiết.

Theo quy định, doanh nghiệp phải thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài định kỳ 6 tháng và hằng năm. Cụ thể:

• Báo cáo 6 tháng đầu năm: Nộp trước ngày 05 tháng 7.
• Báo cáo cả năm: Nộp trước ngày 05 tháng 01 của năm tiếp theo.

Báo cáo được nộp cho Sở Nội Vụ nơi người lao động làm việc. Việc không báo cáo hoặc báo cáo chậm trễ có thể bị xem xét là vi phạm hành chính.

Người lao động nước ngoài có những nghĩa vụ tài chính và bảo hiểm nào cần thực hiện?

Người lao động nước ngoài có hợp đồng lao động từ 01 tháng trở lên phải tham gia Bảo hiểm xã hội bắt buộc và có nghĩa vụ kê khai, nộp thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) trên thu nhập phát sinh tại Việt Nam theo quy định của pháp luật về thuế.

Việc thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ tài chính không chỉ là tuân thủ pháp luật mà còn đảm bảo người lao động được hưởng các quyền lợi về an sinh xã hội tại Việt Nam.

• Bảo hiểm xã hội (BHXH): Người lao động nước ngoài có giấy phép lao động, làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn hoặc xác định thời hạn từ đủ 01 năm trở lên phải tham gia BHXH bắt buộc. Doanh nghiệp có trách nhiệm đăng ký, trích nộp và thực hiện các thủ tục BHXH cho người lao động.
• Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN): Thu nhập từ tiền lương, tiền công của người lao động nước ngoài phải chịu thuế TNCN. Doanh nghiệp có trách nhiệm khấu trừ thuế trước khi chi trả lương và thay mặt người lao động nộp cho cơ quan thuế. Việc xác định nghĩa vụ thuế sẽ phụ thuộc vào tình trạng cư trú (cá nhân cư trú hay không cư trú) của người lao động.

Các Câu Hỏi Thường Gặp Sau Khi Có Giấy Phép Lao Động

Tài liệu tham khảo

• Bộ Luật Lao Động năm 2019: https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Lao-dong-Tien-luong/Bo-luat-Lao-dong-2019-393433.aspx
• Nghị định số 152/2020/NĐ-CP của Chính phủ: https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Lao-dong-Tien-luong/Nghi-dinh-152-2020-ND-CP-nguoi-lao-dong-nuoc-ngoai-lam-viec-tai-Viet-Nam-460931.aspx
• Nghị định số 70/2023/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 152/2020/NĐ-CP: https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Lao-dong-Tien-luong/Nghi-dinh-70-2023-ND-CP-sua-doi-Nghi-dinh-152-2020-ND-CP-lao-dong-nuoc-ngoai-580703.aspx
• Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam: https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Xuat-nhap-canh/Luat-nhap-canh-xuat-canh-qua-canh-cu-tru-cua-nguoi-nuoc-ngoai-tai-Viet-Nam-2014-239103.aspx
• Cổng thông tin điện tử Cục quản lý xuất nhập cảnh - Bộ Công an: https://xuatnhapcanh.gov.vn/