Xin Giấy Phép Lao Động Cho Người Nhật: Thủ Tục, Điều Kiện

Thủ tục xin giấy phép lao động cho người Nhật Bản tại Việt Nam đã được tối ưu hóa theo quy định mới, giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ pháp luật và nhanh chóng hợp pháp hóa lao động. Để quy trình diễn ra thuận lợi, Luật Thành Đô cung cấp giải pháp toàn diện, hỗ trợ doanh nghiệp hoàn tất các điều kiện và hồ sơ cần thiết một cách chính xác nhất, đảm bảo quy trình cấp phép lao động chuyên nghiệp.

Các quy định mới nhất về việc cấp giấy phép lao động cho công dân Nhật Bản là gì?

Kể từ ngày 07 tháng 8 năm 2025, Nghị định số 219/2025/NĐ-CP có hiệu lực, chính thức phân cấp thẩm quyền cấp giấy phép lao động về Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, đồng thời gộp thủ tục báo cáo nhu cầu sử dụng lao động vào hồ sơ xin cấp phép để đơn giản hóa quy trình.

Với mục tiêu cải cách thủ tục hành chính, Chính phủ đã ban hành Nghị định 219/2025/NĐ-CP, tạo ra một hành lang pháp lý mới, thống nhất và hiệu quả hơn cho việc quản lý lao động nước ngoài, bao gồm cả các chuyên gia và kỹ thuật viên người Nhật Bản. Sự thay đổi này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn tăng cường tính minh bạch và trách nhiệm của cơ quan quản lý tại địa phương.

Điều kiện để người lao động Nhật Bản được cấp giấy phép lao động tại Việt Nam là gì?

Người lao động Nhật Bản cần đáp ứng các điều kiện về độ tuổi, năng lực hành vi dân sự, trình độ chuyên môn, kinh nghiệm, sức khỏe và không có tiền án, tiền sự theo quy định tại Điều 151 của Bộ luật Lao động.

Để đảm bảo chất lượng nguồn nhân lực và an ninh trật tự, pháp luật Việt Nam quy định các điều kiện cụ thể mà cả người lao động Nhật Bản và doanh nghiệp sử dụng lao động phải tuân thủ. Việc đáp ứng đầy đủ các tiêu chí này là yêu cầu bắt buộc để hồ sơ được chấp thuận.

• Độ tuổi và năng lực hành vi: Phải đủ 18 tuổi trở lên và có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.
• Chuyên môn và kinh nghiệm: Có trình độ chuyên môn kỹ thuật, tay nghề, và kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí công việc dự kiến đảm nhận tại Việt Nam.
• Sức khỏe: Có đủ sức khỏe theo quy định của Bộ trưởng Bộ Y tế.
• Lý lịch tư pháp: Không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích, hoặc đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
• Sự chấp thuận của cơ quan nhà nước: Việc tuyển dụng phải được cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam chấp thuận bằng văn bản.

💡 Luật Thành Đô chia sẻ: Một trong những điểm doanh nghiệp thường gặp vướng mắc là chứng minh kinh nghiệm làm việc của chuyên gia Nhật Bản. Văn bản xác nhận kinh nghiệm từ công ty cũ ở Nhật Bản cần được dịch thuật, công chứng và hợp pháp hóa lãnh sự đầy đủ. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng giấy tờ này từ sớm sẽ giúp quá trình thẩm định hồ sơ diễn ra suôn sẻ hơn.

Hồ sơ xin cấp giấy phép lao động cho người Nhật cần chuẩn bị những giấy tờ gì?

Hồ sơ bao gồm văn bản đề nghị theo Mẫu số 03, giấy khám sức khỏe, phiếu lý lịch tư pháp, hộ chiếu, ảnh, và các tài liệu chứng minh trình độ chuyên môn, kinh nghiệm, cũng như hình thức làm việc của người lao động Nhật Bản.

Việc chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ và chính xác là yếu tố quyết định đến sự thành công của thủ tục. Theo Điều 18 và Điều 19 của Nghị định 219/2025/NĐ-CP, một bộ hồ sơ chuẩn bao gồm các thành phần sau:

1. Văn bản đề nghị cấp giấy phép lao động: Lập theo Mẫu số 03 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP, trong đó đã bao gồm nội dung giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài.
2. Giấy khám sức khỏe: Do cơ sở y tế có thẩm quyền của Việt Nam hoặc nước ngoài cấp, còn giá trị trong vòng 12 tháng.
3. Phiếu lý lịch tư pháp: Được cấp không quá 06 tháng.
4. Bản sao hộ chiếu: Còn thời hạn theo quy định.
5. 02 ảnh màu: Kích thước 4x6 cm, nền trắng, không đeo kính, chụp trong vòng 06 tháng.
6. Giấy tờ chứng minh là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật:
   • Đối với nhà quản lý/giám đốc điều hành: Điều lệ công ty, quyết định bổ nhiệm, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
   • Đối với chuyên gia: Bằng đại học trở lên và văn bản xác nhận ít nhất 2 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp.
   • Đối với lao động kỹ thuật: Bằng cấp, chứng chỉ đào tạo chuyên ngành kỹ thuật ít nhất 1 năm và 2 năm kinh nghiệm, hoặc văn bản xác nhận ít nhất 3 năm kinh nghiệm.
7. Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc: Tùy vào từng trường hợp như di chuyển nội bộ, thực hiện hợp đồng dịch vụ, hay thực hiện gói thầu.

Quy trình, thủ tục xin cấp giấy phép lao động cho người Nhật diễn ra như thế nào?

Quy trình thực hiện gồm 3 bước: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, nộp hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công địa phương trong thời hạn quy định, và nhận kết quả là giấy phép lao động trong vòng 10 ngày làm việc.

Để đảm bảo tính hiệu quả và tuân thủ pháp luật, doanh nghiệp cần thực hiện quy trình xin cấp giấy phép lao động cho chuyên gia Nhật Bản theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Doanh nghiệp tập hợp đầy đủ các giấy tờ theo danh mục đã nêu ở trên. Đây là bước quan trọng nhất, quyết định thời gian xử lý hồ sơ. 💡 Luật Thành Đô luôn nhấn mạnh rằng việc rà soát kỹ lưỡng từng tài liệu, đảm bảo tính hợp lệ của việc hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng sẽ giúp tránh phải bổ sung, chỉnh sửa hồ sơ nhiều lần.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ trong khoảng thời gian trước ít nhất 10 ngày nhưng không quá 60 ngày so với ngày người lao động Nhật Bản dự kiến bắt đầu làm việc.

Bước 3: Thẩm định và nhận kết quả

Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền sẽ xử lý và cấp giấy phép lao động. Sau khi có giấy phép, doanh nghiệp và người lao động Nhật Bản phải tiến hành ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản và chuẩn bị các thủ tục tiếp theo như đăng ký tạm trú.

Có trường hợp nào người lao động Nhật Bản được miễn giấy phép lao động tại Việt Nam không?

Có. Các trường hợp miễn giấy phép lao động bao gồm nhà đầu tư góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên, chuyên gia vào làm việc dưới 90 ngày/năm, tình nguyện viên, và các trường hợp khác theo Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, nhưng vẫn phải thực hiện thủ tục xác nhận hoặc thông báo.

Pháp luật Việt Nam có quy định một số trường hợp đặc biệt mà người lao động Nhật Bản không cần xin cấp giấy phép lao động. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là họ hoàn toàn được miễn mọi thủ tục. Doanh nghiệp vẫn cần thực hiện thủ tục xin cấp Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động hoặc thông báo cho cơ quan quản lý. Các trường hợp phổ biến bao gồm:

• Là chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của công ty TNHH với giá trị vốn góp từ 3 tỷ đồng trở lên.
• Là Chủ tịch hoặc thành viên Hội đồng quản trị của công ty cổ phần với giá trị vốn góp từ 3 tỷ đồng trở lên.
• Di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp thuộc 11 ngành dịch vụ theo cam kết WTO.
• Vào Việt Nam làm việc với tư cách là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật với tổng thời gian làm việc dưới 90 ngày trong 01 năm.
• Tình nguyện viên làm việc không hưởng lương theo các điều ước quốc tế.

Việc xác định chính xác trường hợp của người lao động có thuộc diện được miễn giấy phép lao động hay không là rất quan trọng để tránh sai sót và vi phạm không đáng có.

Doanh nghiệp sẽ nhận được lợi ích gì khi tuân thủ đúng quy định về giấy phép lao động?

Tuân thủ đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp hoạt động kinh doanh liền mạch, không bị gián đoạn bởi các rủi ro pháp lý mà còn xây dựng uy tín, tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp và là cơ sở để người lao động Nhật Bản xin thẻ tạm trú, ổn định cuộc sống lâu dài.

Việc đầu tư thời gian và nguồn lực để thực hiện đúng thủ tục xin giấy phép lao động cho người Nhật Bản mang lại nhiều lợi ích chiến lược cho doanh nghiệp, vượt xa việc chỉ đơn thuần là tuân thủ pháp luật.

• Đảm bảo tính pháp lý và hoạt động ổn định: Doanh nghiệp sẽ tránh được các khoản phạt hành chính nặng, nguy cơ bị truy thu thuế và các rủi ro pháp lý khác có thể làm gián đoạn hoạt động sản xuất, kinh doanh.
• Nâng cao uy tín và thương hiệu: Một doanh nghiệp tuân thủ pháp luật nghiêm túc sẽ xây dựng được hình ảnh chuyên nghiệp, đáng tin cậy trong mắt đối tác, khách hàng và chính người lao động.
• Thu hút và giữ chân nhân tài: Việc có giấy phép lao động hợp pháp là cơ sở để người lao động Nhật Bản được cấp thẻ tạm trú, bảo lãnh cho người thân, và hưởng các quyền lợi khác, giúp họ an tâm cống hiến lâu dài.
• Minh bạch hóa chi phí: Các chi phí liên quan đến lương, bảo hiểm cho người lao động nước ngoài sẽ được hạch toán hợp lệ, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa về mặt tài chính và thuế.

Các câu hỏi thường gặp khi xin giấy phép lao động cho người Nhật

Tài liệu tham khảo

• Bộ luật Lao động (Số 45/2019/QH14): https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Lao-dong-Tien-luong/Bo-Luat-lao-dong-2019-333670.aspx
• Nghị định số 219/2025/NĐ-CP của Chính phủ quy định về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam: https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Lao-dong-Tien-luong/Nghi-dinh-219-2025-ND-CP-nguoi-lao-dong-nuoc-ngoai-lam-viec-tai-Viet-Nam-668418.aspx
• Cổng thông tin điện tử Chính phủ: https://chinhphu.vn/
• Tổ chức Xúc tiến Mậu dịch Nhật Bản (JETRO) tại Việt Nam: https://www.jetro.go.jp/ext_images/en/invest/pamphlets/vn/LawsRegulations2020.pdf
• Hiệp hội Doanh nghiệp Nhật Bản tại Việt Nam (JCCI): https://jcci.vn/