Cấp Giấy Phép Lao Động Cho Nhà Quản Lý: Điều Kiện, Thủ Tục

Cấp giấy phép lao động cho nhà quản lý nước ngoài là thủ tục pháp lý quan trọng, và Luật Thành Đô cung cấp giải pháp toàn diện để đảm bảo tuân thủ tuyệt đối quy định, giúp doanh nghiệp hợp pháp hóa nhân sự cấp cao và vận hành ổn định. Việc nắm vững quy trình cấp phép lao động không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc xin thẻ tạm trú và ổn định nhân sự.

Căn cứ pháp lý nào quy định về việc cấp giấy phép lao động cho nhà quản lý?

Các văn bản pháp luật cốt lõi điều chỉnh thủ tục này bao gồm Bộ Luật Lao Động, Nghị định 152/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2023/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn liên quan, tạo thành một khuôn khổ pháp lý chặt chẽ.

Để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ tuyệt đối, mọi hoạt động liên quan đến việc tuyển dụng và sử dụng lao động nước ngoài tại Việt Nam, đặc biệt là vị trí nhà quản lý, phải dựa trên một hệ thống văn bản pháp luật thống nhất. Việc nắm rõ các quy định này là yêu cầu bắt buộc đối với bộ phận nhân sự và pháp chế của doanh nghiệp.

💡 Luật Thành Đô chia sẻ: Một sai lầm phổ biến mà nhiều doanh nghiệp gặp phải là chỉ tham khảo một văn bản duy nhất mà bỏ qua các nghị định sửa đổi, bổ sung. Ví dụ, Nghị định 70/2023/NĐ-CP đã có những điều chỉnh quan trọng so với Nghị định 152/2020/NĐ-CP về điều kiện và hồ sơ, việc không cập nhật có thể dẫn đến hồ sơ bị trả lại.

Hệ thống các văn bản pháp luật chính bao gồm:

• Bộ Luật Lao Động năm 2019: Là văn bản có giá trị pháp lý cao nhất, quy định các nguyên tắc chung về lao động, hợp đồng lao động và điều kiện làm việc của người lao động nước ngoài tại Việt Nam.
• Nghị định số 152/2020/NĐ-CP: Quy định chi tiết về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam, bao gồm định nghĩa, điều kiện, hồ sơ và thủ tục cấp giấy phép lao động.
• Nghị định số 70/2023/NĐ-CP: Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 152/2020/NĐ-CP, cập nhật các quy định mới nhằm tạo điều kiện thuận lợi hơn nhưng cũng chặt chẽ hơn trong quản lý.
• Thông tư số 23/2017/TT-BLĐTBXH: Hướng dẫn thực hiện thủ tục cấp giấy phép lao động qua mạng điện tử, giúp đơn giản hóa và tăng tốc độ xử lý hồ sơ.
• Các Nghị định dự kiến trong tương lai như Nghị định 219/2025/NĐ-CP: Sẽ tiếp tục hoàn thiện khung pháp lý, cho thấy sự quan tâm của nhà nước trong việc quản lý lao động nước ngoài một cách hiệu quả.

Thế nào được xem là nhà quản lý nước ngoài theo quy định?

Nhà quản lý là người quản lý doanh nghiệp hoặc là người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, chịu trách nhiệm điều hành một đơn vị trực thuộc.

Việc xác định chính xác một người lao động nước ngoài có phải là "nhà quản lý" hay không là bước đầu tiên và quan trọng nhất, vì nó quyết định các loại giấy tờ cần thiết để chứng minh kinh nghiệm và vị trí công tác. Theo khoản 4 Điều 3 Nghị định số 152/2020/NĐ-CP, nhà quản lý là người lao động nước ngoài thuộc một trong hai trường hợp sau:

1. Người quản lý doanh nghiệp theo quy định tại khoản 24 Điều 4 Luật Doanh nghiệp, bao gồm:
   • Chủ doanh nghiệp tư nhân.
   • Thành viên hợp danh.
   • Chủ tịch Hội đồng thành viên, thành viên Hội đồng thành viên.
   • Chủ tịch công ty, Chủ tịch Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng quản trị.
   • Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và cá nhân giữ chức danh quản lý khác có thẩm quyền nhân danh công ty ký kết giao dịch.
2. Người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức: Đây là người đứng đầu một đơn vị trực thuộc cơ quan, tổ chức, có nhiệm vụ quản lý và điều hành trực tiếp đơn vị đó.

💡 Luật Thành Đô chia sẻ: Để chứng minh một người là nhà quản lý, các giấy tờ như giấy phép kinh doanh, điều lệ công ty, quyết định bổ nhiệm, và mô tả công việc là những tài liệu không thể thiếu. Các tài liệu này phải thể hiện rõ chức danh, quyền hạn và trách nhiệm quản lý, điều hành của người đó.

Điều kiện để nhà quản lý nước ngoài được cấp giấy phép lao động là gì?

Nhà quản lý nước ngoài cần đáp ứng các điều kiện về năng lực hành vi dân sự, sức khỏe, lý lịch tư pháp, kinh nghiệm quản lý, và phải được doanh nghiệp chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động.

Để được cấp giấy phép lao động tại Việt Nam, nhà quản lý nước ngoài không chỉ cần đáp ứng tiêu chí về chức danh mà còn phải thỏa mãn đầy đủ các điều kiện theo quy định tại Điều 151 của Bộ Luật Lao Động và các Nghị định hướng dẫn. Việc đáp ứng các điều kiện này đảm bảo người lao động có đủ năng lực, phẩm chất và sức khỏe để làm việc, đồng thời bảo vệ thị trường lao động trong nước.

Các điều kiện cụ thể bao gồm:

Hồ sơ xin cấp giấy phép lao động cho nhà quản lý bao gồm những gì?

Hồ sơ bao gồm văn bản đề nghị, giấy chứng nhận sức khỏe, lý lịch tư pháp, văn bản chứng minh là nhà quản lý, ảnh, bản sao hộ chiếu và văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động.

Chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ và chính xác là yếu tố quyết định đến 90% thành công của thủ tục. Mọi giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp đều phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng sang tiếng Việt, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế.

Căn cứ Điều 9 Nghị định 152/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 70/2023/NĐ-CP), thành phần hồ sơ bao gồm:

• Văn bản đề nghị cấp giấy phép lao động: Theo Mẫu số 11/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP.
• Giấy chứng nhận sức khỏe hoặc giấy khám sức khỏe: Có giá trị trong vòng 12 tháng.
• Phiếu lý lịch tư pháp: Cấp không quá 06 tháng kể từ ngày cấp đến ngày nộp hồ sơ.
• Văn bản chứng minh là nhà quản lý: Đây là giấy tờ quan trọng nhất, có thể bao gồm quyết định bổ nhiệm, hợp đồng lao động cũ, giấy xác nhận kinh nghiệm...
• 02 ảnh màu: Kích thước 4x6 cm, phông nền trắng, không đeo kính, chụp không quá 06 tháng.
• Bản sao có chứng thực của hộ chiếu: Còn giá trị sử dụng.
• Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài.
• Các giấy tờ khác tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể (ví dụ: văn bản của phía nước ngoài cử người lao động sang làm việc tại Việt Nam).

Quy trình 4 bước xin cấp giấy phép lao động cho nhà quản lý gồm những gì?

Quy trình gồm 4 bước: (1) Báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động, (2) Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, (3) Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền, và (4) Nhận kết quả là giấy phép lao động.

Quy trình xin cấp phép lao động được thiết kế một cách logic để cơ quan nhà nước có thể thẩm định và phê duyệt một cách chặt chẽ. Việc tuân thủ đúng trình tự và thời gian quy định sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tránh các yêu cầu bổ sung không cần thiết.

Bước 1: Báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài

Trước ít nhất 15 ngày kể từ ngày dự kiến sử dụng người lao động nước ngoài, doanh nghiệp phải nộp báo cáo giải trình về nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài đến Bộ Nội Vụ hoặc Sở Nội Vụ. Báo cáo này thực hiện theo Mẫu số 01/PLI hoặc Mẫu số 02/PLI. Kết quả của bước này là văn bản chấp thuận, là cơ sở để tiến hành các bước tiếp theo.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động

Doanh nghiệp và người lao động phối hợp chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ như đã liệt kê ở phần trên. Đây là giai đoạn tốn nhiều thời gian nhất, đặc biệt là khâu hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng.

Bước 3: Nộp hồ sơ

Trước ít nhất 15 ngày kể từ ngày người lao động dự kiến bắt đầu làm việc, doanh nghiệp nộp bộ hồ sơ đã chuẩn bị tại Bộ phận Một cửa của Bộ Nội Vụ hoặc Sở Nội Vụ nơi người lao động sẽ làm việc.

Bước 4: Nhận kết quả

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài. Giấy phép lao động sẽ được cấp theo Mẫu số 4 ban hành kèm theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP (hoặc mẫu hiện hành tại thời điểm cấp).

Nhà quản lý nước ngoài có thuộc trường hợp được miễn giấy phép lao động không?

Có, một số trường hợp nhà quản lý có thể được miễn giấy phép lao động, ví dụ như là chủ sở hữu, thành viên góp vốn của công ty TNHH hoặc thành viên Hội đồng quản trị của công ty cổ phần có vốn góp nhất định.

Trước khi tiến hành thủ tục xin cấp phép, việc kiểm tra xem nhà quản lý có thuộc diện miễn giấy phép lao động là một bước đi thông minh, giúp tiết kiệm chi phí và thời gian. Điều 7 Nghị định 152/2020/NĐ-CP quy định các trường hợp này, trong đó có một số trường hợp áp dụng cho nhà quản lý:

• Là chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của công ty TNHH có giá trị vốn góp từ 3 tỷ đồng trở lên.
• Là Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc thành viên Hội đồng quản trị của công ty cổ phần có giá trị vốn góp từ 3 tỷ đồng trở lên.
• Di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp thuộc 11 ngành dịch vụ trong biểu cam kết dịch vụ của Việt Nam với Tổ chức Thương mại Thế giới.
• Vào Việt Nam để thực hiện các loại hợp đồng, thỏa thuận về thương mại, đầu tư... đã ký kết.

💡 Luật Thành Đô chia sẻ: Kể cả khi thuộc diện miễn, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện thủ tục xin xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động. Thủ tục này đơn giản hơn nhưng vẫn là yêu cầu bắt buộc để hợp pháp hóa việc làm việc của người nước ngoài.

Doanh nghiệp cần làm gì sau khi nhà quản lý được cấp giấy phép lao động?

Sau khi có giấy phép, doanh nghiệp cần ký kết hợp đồng lao động, nộp bản sao hợp đồng cho cơ quan cấp phép và tiến hành thủ tục xin cấp thẻ tạm trú cho nhà quản lý.

Việc nhận được giấy phép lao động chưa phải là bước cuối cùng. Để hoàn tất quy trình và đảm bảo người lao động có thể làm việc và sinh sống hợp pháp tại Việt Nam, doanh nghiệp cần thực hiện các công việc sau:

• Ký kết Hợp đồng lao động: Nội dung hợp đồng phải phù hợp với thông tin trên giấy phép lao động.
• Nộp bản sao Hợp đồng lao động: Gửi bản sao có chứng thực của hợp đồng lao động đã ký kết đến cơ quan đã cấp giấy phép.
• Xin cấp Thẻ tạm trú: Giấy phép lao động là cơ sở pháp lý quan trọng để xin cấp thẻ tạm trú cho người lao động nước ngoài, giúp họ ổn định cuộc sống và làm việc lâu dài.
• Báo cáo định kỳ: Thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài theo quy định.

Các Câu Hỏi Thường Gặp Về Giấy Phép Lao Động Cho Nhà Quản Lý

Tài liệu tham khảo

• Bộ Luật Lao Động năm 2019: https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Lao-dong-Tien-luong/Bo-luat-lao-dong-2019-333670.aspx
• Nghị định 152/2020/NĐ-CP của Chính phủ: https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Lao-dong-Tien-luong/Nghi-dinh-152-2020-ND-CP-quan-ly-nguoi-lao-dong-nuoc-ngoai-lam-viec-tai-Viet-Nam-280261.aspx
• Nghị định 70/2023/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 152/2020/NĐ-CP: https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Lao-dong-Tien-luong/Nghi-dinh-70-2023-ND-CP-sua-doi-Nghi-dinh-152-2020-ND-CP-ve-lao-dong-nuoc-ngoai-583515.aspx
• Cổng Dịch vụ công Quốc gia - Thủ tục cấp giấy phép lao động: https://dichvucong.gov.vn/p/home/dvc-tthc-thu-tuc-hanh-chinh-chi-tiet.html?ma_thu_tuc=194248
• Cổng thông tin điện tử Bộ Nội Vụ: https://moha.gov.vn/Pages/Index.aspx