Công Văn Chấp Thuận Nhu Cầu Sử Dụng Lao Động Nước Ngoài: Vai Trò, Thủ Tục, Điều Kiện

Công văn chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài là bước khởi đầu thiết yếu để hợp pháp hóa lao động, nay đã được đơn giản hóa theo quy định mới, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình. Để đảm bảo tuân thủ tuyệt đối và thực hiện thủ tục nhanh chóng, Luật Thành Đô cung cấp giải pháp toàn diện và chính xác nhất cho doanh nghiệp của bạn, giúp hoàn tất văn bản chấp thuận và thủ tục xin giấy phép lao động một cách thuận lợi.

Thay đổi quan trọng nhất về công văn chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài từ năm 2025 là gì?

Kể từ ngày 07 tháng 8 năm 2025, thủ tục xin công văn chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài sẽ được bãi bỏ và lồng ghép trực tiếp vào thủ tục xin cấp giấy phép lao động, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và đơn giản hóa hồ sơ.

Một bước tiến đột phá trong cải cách thủ tục hành chính là việc ban hành Nghị định số 219/2025/NĐ-CP. Theo đó, quy trình xin văn bản chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài như một bước riêng biệt đã không còn hiệu lực. Thay vào đó, nội dung giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài được tích hợp thẳng vào hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động. Đây là một thay đổi mang tính cách mạng, giúp doanh nghiệp giảm thiểu một bước thủ tục rườm rà, đẩy nhanh quá trình hợp pháp hóa việc sử dụng chuyên gia nước ngoài.

💡 Luật Thành Đô chia sẻ: Sự thay đổi này thể hiện rõ nỗ lực của Chính phủ trong việc tạo môi trường đầu tư kinh doanh thông thoáng hơn. Doanh nghiệp giờ đây chỉ cần tập trung vào một bộ hồ sơ duy nhất, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm chi phí tuân thủ. Việc nắm bắt kịp thời quy định mới này là lợi thế cạnh tranh rất lớn.

Quy trình giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài theo quy định mới được thực hiện như thế nào?

Quy trình mới bao gồm 3 bước: Thông báo tuyển dụng lao động Việt Nam, chuẩn bị bộ hồ sơ cấp giấy phép lao động tích hợp nội dung giải trình, và nộp hồ sơ đến Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh.

Để đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch, việc giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài vẫn là một yêu cầu bắt buộc, nhưng nay đã được thực hiện một cách khoa học và hiệu quả hơn. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết các bước doanh nghiệp cần thực hiện theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP.

Bước 1: Doanh nghiệp cần thông báo tuyển dụng người lao động Việt Nam như thế nào?

Doanh nghiệp phải đăng thông báo tuyển dụng các vị trí dự kiến tuyển người nước ngoài trên Cổng thông tin điện tử của cơ quan quản lý lao động cấp tỉnh hoặc các kênh hợp pháp khác trước ít nhất 05 ngày tính đến thời điểm nộp hồ sơ.

Đây là bước chứng minh rằng doanh nghiệp đã nỗ lực tìm kiếm ứng viên trong nước nhưng không thành công, một yêu cầu cốt lõi để được chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài. Thông báo tuyển dụng cần rõ ràng, đầy đủ các thông tin sau:

• Vị trí công việc và lĩnh vực làm việc cụ thể.
• Mô tả công việc chi tiết và yêu cầu về trình độ chuyên môn, kinh nghiệm.
• Số lượng cần tuyển.
• Mức lương và các chế độ đãi ngộ.
• Địa điểm và thời gian làm việc.

💡 Luật Thành Đô khuyên bạn nên lưu lại tất cả các bằng chứng về việc đăng tuyển (ảnh chụp màn hình, link bài đăng, báo cáo tuyển dụng nội bộ) để làm tài liệu đính kèm, tăng tính thuyết phục cho hồ sơ.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động tích hợp nội dung giải trình ra sao?

Doanh nghiệp sử dụng Mẫu số 03 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP. Mẫu này gộp chung cả nội dung giải trình nhu cầu và đơn đề nghị cấp giấy phép lao động.

Đây là trái tim của bộ hồ sơ. Doanh nghiệp cần điền đầy đủ, chính xác thông tin vào Văn bản giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài và đề nghị cấp/cấp lại/gia hạn giấy phép lao động (Mẫu số 03). Phần giải trình cần tập trung làm rõ lý do tại sao vị trí này cần đến chuyên gia nước ngoài mà lao động Việt Nam chưa thể đáp ứng.

Bước 3: Nộp hồ sơ đến cơ quan nào và trong thời gian bao lâu?

Hồ sơ được nộp đến Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh nơi người lao động dự kiến làm việc, trong khoảng thời gian từ 10 đến 60 ngày trước ngày bắt đầu làm việc.

Theo quy định phân cấp tại Nghị định 128/2025/NĐ-CP và được cụ thể hóa tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP, thẩm quyền giải quyết thuộc về UBND cấp tỉnh. Doanh nghiệp có thể lựa chọn các hình thức nộp hồ sơ linh hoạt như nộp trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính công ích, hoặc tối ưu nhất là nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia để theo dõi tiến độ dễ dàng.

Mẫu văn bản giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài mới nhất là mẫu nào?

Mẫu văn bản chính thức và duy nhất áp dụng từ ngày 07/08/2025 là Mẫu số 03 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP, có tên gọi đầy đủ là Văn bản về việc giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài và cấp/cấp lại/gia hạn giấy phép lao động.

Doanh nghiệp cần lưu ý rằng các mẫu biểu cũ như Mẫu số 01/PLI và Mẫu số 02/PLI ban hành kèm theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP đã không còn được sử dụng cho các hồ sơ nộp mới. Việc sử dụng đúng mẫu biểu là yêu cầu bắt buộc để hồ sơ được coi là hợp lệ. Mẫu số 03 mới được thiết kế thông minh, tích hợp nhiều nội dung vào một, giúp người làm hồ sơ dễ dàng kê khai và cơ quan nhà nước thuận tiện trong việc thẩm định.

Doanh nghiệp cần làm gì để đảm bảo việc giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài được chấp thuận?

Để đảm bảo được chấp thuận, doanh nghiệp cần chuẩn bị một bản giải trình logic, thuyết phục, tập trung vào hai yếu tố chính: mô tả công việc đòi hỏi chuyên môn đặc thù và cung cấp bằng chứng đã nỗ lực tuyển dụng lao động Việt Nam không thành công.

Đây là phần quan trọng nhất quyết định sự thành công của hồ sơ. Một bản giải trình tốt không chỉ đáp ứng yêu cầu pháp lý mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

Làm thế nào để mô tả công việc một cách thuyết phục?

Mô tả công việc cần chi tiết hóa các yêu cầu về kỹ năng, kinh nghiệm, trình độ chuyên môn đặc biệt mà thị trường lao động Việt Nam hiện tại còn hạn chế, gắn liền với chiến lược phát triển của công ty.

Thay vì viết chung chung như chuyên gia marketing, hãy cụ thể hóa thành chuyên gia marketing kỹ thuật số có kinh nghiệm 5 năm về tối ưu hóa thuật toán cho thị trường Bắc Mỹ. Thay vì lao động kỹ thuật, hãy ghi rõ kỹ sư vận hành máy CNC 5 trục hệ điều khiển Fanuc, yêu cầu chứng chỉ do hãng cấp.

💡 Luật Thành Đô nhận thấy rằng, các hồ sơ có bản mô tả công việc chi tiết, gắn với các dự án cụ thể, công nghệ mới mà doanh nghiệp đang triển khai thường có tỷ lệ được chấp thuận cao hơn hẳn. Điều này cho thấy rõ sự cần thiết khách quan của việc tuyển dụng chuyên gia nước ngoài.

Bằng chứng về việc đã tuyển dụng lao động Việt Nam không thành công cần những gì?

Doanh nghiệp cần cung cấp các tài liệu như thông báo tuyển dụng đã đăng tải, báo cáo kết quả phỏng vấn, danh sách ứng viên (nếu có) và lý do các ứng viên Việt Nam không đáp ứng được yêu cầu công việc.

Việc chứng minh này cần được thể hiện một cách có hệ thống. Doanh nghiệp nên chuẩn bị một báo cáo ngắn gọn, tổng hợp lại quá trình tuyển dụng, số lượng hồ sơ nhận được, số ứng viên phỏng vấn và lý do cụ thể vì sao không lựa chọn được ứng viên phù hợp. Việc này không chỉ hoàn thiện hồ sơ mà còn thể hiện sự nghiêm túc và tuân thủ của doanh nghiệp trong việc ưu tiên lao động trong nước. Việc có dịch vụ làm giấy phép lao động chuyên nghiệp sẽ giúp bạn chuẩn bị tốt nhất cho khâu này.

Các câu hỏi thường gặp về thủ tục giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài

Tài liệu tham khảo

• Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14: https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Lao-dong-Tien-luong/Bo-Luat-lao-dong-2019-333670.aspx
• Nghị định số 219/2025/NĐ-CP của Chính phủ quy định về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam: https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Lao-dong-Tien-luong/Nghi-dinh-219-2025-ND-CP-nguoi-lao-dong-nuoc-ngoai-lam-viec-tai-Viet-Nam-668418.aspx
• Nghị định số 152/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam: https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Lao-dong-Tien-luong/Nghi-dinh-152-2020-ND-CP-quan-ly-nguoi-lao-dong-nuoc-ngoai-lam-viec-tai-Viet-Nam-280261.aspx
• Nghị định số 70/2023/NĐ-CP của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 152/2020/NĐ-CP: https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Lao-dong-Tien-luong/Nghi-dinh-70-2023-ND-CP-sua-doi-Nghi-dinh-152-2020-ND-CP-lao-dong-nuoc-ngoai-579513.aspx
• Nghị định số 128/2025/NĐ-CP của Chính phủ quy định về phân quyền, phân cấp trong quản lý nhà nước lĩnh vực nội vụ: https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Bo-may-hanh-chinh/Nghi-dinh-128-2025-ND-CP-phan-quyen-phan-cap-trong-quan-ly-Nha-nuoc-linh-vuc-noi-vu-660602.aspx