Quy định về chứng từ điện tử trong giao dịch thuế điện tử

Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ, chứng từ điện tử ra đời thay thế cho các chứng từ bằng giấy ngày càng phổ biến thuận tiện cho việc lưu trữ, dễ dàng trong việc tìm kiếm và bảo mật thông tin. Để hiểu rõ hơn về loại chứng từ điện tử này, công ty Luật Thành Đô gửi tới quý bạn đọc bài viết: “Quy định về chứng từ điện tử trong giao dịch thuế điện tử”.

I. CĂN CỨ PHÁP LÝ

- Luật Giao dịch điện tử 2005;

- Nghị định số 11/2020/NĐ-CP Quy định về thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực Kho bạc Nhà nước;

- Nghị định 123/2020/NĐ-CP Quy định về hoá đơn, chứng tử;

- Nghị định 165/2018/NĐ-CP về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính;

- Thông tư 19/2021/TT-BTC Hướng dẫn giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế.

II. KHÁI NIỆM CHỨNG TỪ ĐIỆN TỬ

Tại khoản 2 Điều 3 Thông tư 19/2021/TT-BTC quy định chứng từ điện tử là thông tin được tạo ra, gửi đi, nhận và lưu trữ bằng phương thức điện tử khi người nộp thuế, cơ quan thuế, cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có liên quan thực hiện giao dịch thuế điện tử. Bên cạnh đó, tại khoản 5 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định Chứng từ điện tử bao gồm các loại chứng từ, biên lai được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế cấp cho người nộp thuế hoặc do tổ chức thu thuế, phí, lệ phí cấp cho người nộp bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật phí, lệ phí, pháp luật thuế.

Như vậy, có thể hiểu chứng từ điện tử cũng bao gồm thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật quản lý thuế.

III. GIÁ TRỊ CỦA CHỨNG TỪ ĐIỆN TỬ TRONG GIAO DỊCH THUẾ ĐIỆN TỬ

Khoản 2 Điều 6 Thông tư 19/2021/TT-BTC quy định về giá trị của chứng từ điện tử: Chứng từ điện tử có giá trị như hồ sơ, chứng từ, thông báo và các văn bản bằng giấy. Chứng từ điện tử có giá trị là bản gốc nếu được thực hiện bằng một trong các biện pháp:

- Chứng từ điện tử được ký số bởi cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân khỏi tạo chứng từ điện tử và cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm liên quan theo quy định của pháp luật chuyên ngành.

- Hệ thống thông tin có biện pháp bảo đảm toàn vẹn chứng từ điện tử trong quá trình truyền gửi, nhận, lưu trữ trên hệ thống; ghi nhận cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân đã khởi tạo chứng từ điện tử và cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm liên quan đã tham gia xử lý chứng từ điện tử và áp dụng một trong các biện pháp sau để xác thực cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân khởi tạo chứng từ điện tử và cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm liên quan tham gia xử lý chứng từ điện tử: xác thực bằng chứng thư số, xác thực bằng sinh trắc học, xác thực từ hai yếu tố trở lên trong đó có yếu tố là mã xác thực dùng một lần hoặc mã xác thực ngẫu nhiên.

- Biện pháp khác mà các bên tham gia giao dịch thống nhất lựa chọn, bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu, tính xác thực, tính chống chối bỏ, phù hợp với quy định của Luật giao dịch điện tử.

IV. CÁC LOẠI CHỨNG TỪ ĐIỆN TỬ TRONG GIAO DỊCH THUẾ ĐIỆN TỬ

Chứng từ điện tử trong giao dịch thuế bao gồm:

- Hồ sơ thuế điện tử:

+ Hồ sơ đăng ký thuế;

+ Hồ sơ khai thuế; xác nhận việc thực hiện nghĩa vụ thuế; tra soát thông tin nộp thuế; thủ tục bù trừ tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nộp thừa;

+ Hồ sơ hoàn thuế;

+ Hồ sơ miễn giảm thuế; miễn tiền chậm nộp; không tính tiền chậm nộp;

+ Hồ sơ khoanh tiền thuế nợ;

+ Hồ sơ xóa nợ tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt; gia hạn nộp thuế; nộp dần tiền thuế nợ và các hồ sơ, văn bản khác về thuế dưới dạng điện tử được quy định tại Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn Luật Quản lý thuế.

- Chứng từ nộp NSNN điện tử:

+ Chứng từ nộp NSNN dưới dạng điện tử

+ Trường hợp nộp thuế qua hình thức nộp thuế điện tử của ngân hàng hoặc tổ chức cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán thì chứng từ nộp NSNN là chứng từ giao dịch của ngân hàng hoặc tổ chức cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán phải đảm bảo đủ các thông tin trên mẫu chứng từ nộp NSNN.

- Các thông báo, quyết định, văn bản khác của cơ quan thuế dưới dạng điện tử.

Lưu ý: Các chứng từ điện tử nêu trên phải được ký điện tử theo quy định tại Điều 7 Thông tư 19/2021/TT-BTC. Trường hợp hồ sơ thuế điện tử có các tài liệu kèm theo ở dạng chứng từ giấy phải được chuyển đổi sang dạng điện tử theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử, Nghị định số 165/2018/NĐ-CP ngày 24/12/2018 của Chính phủ về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính (sau đây gọi là Nghị định số 165/2018/NĐ-CP).

V. CHUYỂN ĐỔI CHỨNG TỪ ĐIỆN TỬ SANG CHỨNG TỪ GIẤY VÀ NGƯỢC LẠI TRONG GIAO DỊCH THUẾ ĐIỆN TỬ

Căn cứ khoản 3 ĐIều 6 Thông tư 19/2021/TT-BTC quy định về chuyển đổi chứng từ điện tử. Theo đó chuyển đổi chứng từ điện tử sang chứng từ giấy và ngược lại trong giao dịch thuế gồm:

5.1. Chuyển đổi chứng từ điện tử sang chứng từ giấy

+ Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thể in chứng từ điện tử do cơ quan, tổ chức, cá nhân đó khởi tạo và chủ quản hệ thống thông tin có thể in chứng từ điện tử của cơ quan, tổ chức, cá nhân do mình quản lý từ hệ thống thông tin để lưu trữ, đối chiếu thông tin hoặc xuất trình cho cơ quan có thẩm quyền kiểm tra thông tin về chứng từ hoặc cung cấp cho các cơ quan, tổ chức có nhu cầu tra cứu, xác minh thông tin trong phạm vi quy định của pháp luật.

+ Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thể yêu cầu chủ quản hệ thống thông tin xác nhận việc thực hiện giao dịch điện tử dưới dạng giấy để xuất trình cho cơ quan có thẩm quyền kiểm tra thông tin về chứng từ hoặc cung cấp cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có nhu cầu tra cứu, xác minh thông tin trong phạm vi quy định của pháp luật. Việc yêu cầu và xác nhận này khi được thực hiện tại cơ quan nhà nước phải tuân thủ quy định, trình tự, thủ tục về cung cấp thông tin theo quy định của pháp luật về tiếp cận thông tin.

5.2. Chuyển đổi chứng từ giấy sang chứng từ điện tử

Chứng từ giấy được chuyển thành điện tử bằng hình thức sao chụp và chuyển thành tệp tin trên hệ thống thông tin. Nội dung của chứng từ giấy được chuyển thành dữ liệu để lưu vào hệ thống thông tin.

Lưu ý: Khi chuyển đổi phải đảm bảo các định dạng, tiêu chuẩn kỹ thuật dữ liệu theo quy định của pháp luật hiện hành.

VI. LƯU TRỮ CHỨNG TỪ ĐIỆN TỬ TRONG GIAO DỊCH THUẾ ĐIỆN TỬ

- Việc lưu trữ chứng từ điện tử trong lĩnh vực thuế được thực hiện theo thời hạn do pháp luật quy định như đối với chứng từ giấy, phù hợp với môi trường, điều kiện lưu trữ điện tử, các quy định có liên quan của pháp luật về lưu trữ và bảo đảm các điều kiện:

+ Nội dung của thông điệp dữ liệu đó có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết;

+ Nội dung của thông điệp dữ liệu đó được lưu trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung dữ liệu đó;

+ Thông điệp dữ liệu đó được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận thông điệp dữ liệu.

- Trường hợp chứng từ điện tử hết thời hạn lưu trữ theo quy định nhưng có liên quan đến tính toàn vẹn về thông tin của hệ thống và các chứng từ điện tử đang lưu hành, thì phải tiếp tục được lưu trữ, cho đến khi việc hủy chứng từ điện tử hoàn toàn không ảnh hưởng đến các giao dịch điện tử khác thì mới được tiêu hủy.

Trên đây là một số tư vấn của công ty Luật Thành Đô liên quan đến Quy định về chứng từ điện tử trong giao dịch thuế điện tử. Với đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm khi đến với Luật Thành Đô Quý khách sẽ được tư vấn và giải đáp mọi vướng mắc liên quan đến vấn đề thuế.