Chuyển và xử lý dữ liệu xuyên biên giới là gì?

Chuyển dữ liệu xuyên biên giới là gì và tại sao hoạt động này lại trở thành tâm điểm pháp lý trong kỷ nguyên số? Đây là quá trình truyền tải, lưu trữ và xử lý thông tin cá nhân của công dân Việt Nam bên ngoài lãnh thổ quốc gia, một hoạt động thiết yếu đối với hầu hết các doanh nghiệp có yếu tố quốc tế, từ thương mại điện tử, tài chính đến công nghệ.

Việc am hiểu và tuân thủ các quy định về truyền dữ liệu quốc tế không chỉ giúp doanh nghiệp hoạt động hợp pháp mà còn là nền tảng để xây dựng niềm tin với khách hàng và đối tác. Luật Thành Đô sẽ cung cấp một lộ trình rõ ràng để doanh nghiệp của bạn tự tin hội nhập, đảm bảo an toàn pháp lý cho hoạt động xử lý dữ liệu và bảo vệ thông tin cá nhân.

1. Chuyển và xử lý dữ liệu xuyên biên giới là gì?

Theo Khoản 2, Điều 23, khái niệm "chuyển và xử lý dữ liệu xuyên biên giới" (đặc biệt đối với dữ liệu cốt lõi và dữ liệu quan trọng) được định nghĩa thông qua ba hình thức chính sau:

• Chuyển dữ liệu từ Việt Nam ra nước ngoài: Đây là hành vi chuyển dữ liệu đang được lưu trữ tại Việt Nam đến một hệ thống lưu trữ dữ liệu được đặt bên ngoài lãnh thổ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
• Chuyển dữ liệu cho đối tác nước ngoài: Các cơ quan, tổ chức, hoặc cá nhân Việt Nam thực hiện việc chuyển giao dữ liệu cho một tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài.
• Sử dụng nền tảng nước ngoài để xử lý dữ liệu: Các cơ quan, tổ chức, hoặc cá nhân Việt Nam sử dụng các nền tảng (như dịch vụ đám mây, phần mềm, ứng dụng) có máy chủ đặt ngoài lãnh thổ Việt Nam để tiến hành xử lý dữ liệu.

Bên cạnh đó, Khoản 1 Điều 23 cũng khẳng định quyền tự do chuyển dữ liệu từ nước ngoài về Việt Nam và xử lý dữ liệu của nước ngoài tại Việt Nam. Nhà nước cam kết bảo vệ các quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân trong các hoạt động này.

2. Nguyên tắc chuyển và xử lý dữ liệu xuyên biên giới

Mọi hoạt động chuyển và xử lý dữ liệu xuyên biên giới phải tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc được nêu tại Khoản 3, bao gồm:

• Bảo đảm quốc phòng, an ninh quốc gia.
• Bảo vệ lợi ích quốc gia và lợi ích công cộng.
• Bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của chủ thể dữ liệu và chủ sở hữu dữ liệu.
• Tuân thủ pháp luật Việt Nam và các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

Việc hiểu rõ định nghĩa và các quy định liên quan không chỉ giúp doanh nghiệp và cá nhân tuân thủ đúng pháp luật mà còn góp phần xây dựng một không gian mạng an toàn, minh bạch và bền vững.

3. Phân biệt các hình thức chuyển và xử lý dữ liệu

Hoạt động này diễn ra dưới nhiều hình thức đa dạng trong thực tế. Để giúp doanh nghiệp nhận diện rõ hơn, có thể phân loại thành các nhóm chính sau:

Việc hiểu đúng bản chất và các hình thức của hoạt động truyền dữ liệu quốc tế là bước đầu tiên và quan trọng nhất để doanh nghiệp xác định nghĩa vụ pháp lý của mình.

4. Cách nhận biết doanh nghiệp đang chuyển và xử lý dữ liệu xuyên biên giới

Dựa trên quy định tại Điều 23, Nghị định về bảo vệ dữ liệu cá nhân, có một số dấu hiệu rõ ràng để nhận biết một doanh nghiệp đang tham gia vào hoạt động chuyển và xử lý dữ liệu xuyên biên giới. Việc nắm bắt các dấu hiệu này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của các bên liên quan. Dưới đây là các dấu hiệu cốt lõi:

• Chuyển dữ liệu ra khỏi lãnh thổ Việt Nam: Dấu hiệu rõ ràng nhất là khi doanh nghiệp chuyển dữ liệu (đặc biệt là dữ liệu cốt lõi, dữ liệu quan trọng) đang được lưu trữ trên các máy chủ hoặc hệ thống tại Việt Nam sang một hệ thống lưu trữ đặt ở nước ngoài. Ví dụ, một công ty sử dụng dịch vụ lưu trữ đám mây có máy chủ đặt tại Singapore hoặc Hoa Kỳ để sao lưu hoặc xử lý dữ liệu của khách hàng Việt Nam.
• Chuyển dữ liệu cho đối tác nước ngoài: Khi một cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân tại Việt Nam trực tiếp gửi dữ liệu cho một tổ chức hoặc cá nhân ở quốc gia khác. Hoạt động này có thể diễn ra trong các trường hợp như hợp tác kinh doanh, thuê ngoài dịch vụ (outsourcing), hoặc chia sẻ thông tin với công ty mẹ, công ty con ở nước ngoài.
• Sử dụng các nền tảng quốc tế để xử lý dữ liệu: Một dấu hiệu phổ biến khác là việc doanh nghiệp Việt Nam sử dụng các nền tảng, phần mềm, hoặc ứng dụng có máy chủ đặt ngoài lãnh thổ Việt Nam để xử lý dữ liệu. Ví dụ điển hình bao gồm việc sử dụng các dịch vụ email quốc tế, các phần mềm quản trị quan hệ khách hàng (CRM), nền tảng phân tích dữ liệu, hoặc các công cụ marketing online do các nhà cung cấp nước ngoài vận hành.

Việc thực hiện bất kỳ hoạt động nào trong ba dấu hiệu trên đều đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đang tham gia vào quy trình chuyển và xử lý dữ liệu xuyên biên giới. Do đó, doanh nghiệp cần phải đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật Việt Nam, bao gồm việc bảo vệ quốc phòng, an ninh quốc gia, và quyền lợi hợp pháp của chủ thể dữ liệu.

5. Điều kiện chuyển và xử lý dữ liệu theo quy định pháp luật

Để đảm bảo an ninh quốc gia và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các tổ chức, cá nhân, pháp luật Việt Nam đã có những quy định chặt chẽ về việc chuyển và xử lý dữ liệu xuyên biên giới. Theo Điều 12 Nghị định 165/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Dữ liệu, các doanh nghiệp (với tư cách là chủ sở hữu dữ liệu hoặc chủ quản dữ liệu) khi có nhu cầu chuyển dữ liệu cốt lõi và dữ liệu quan trọng ra nước ngoài cần tuân thủ các điều kiện và quy trình cụ thể sau đây:

5.1. Thực Hiện Đánh Giá Tác Động Chuyển Dữ Liệu Xuyên Biên Giới

Đây là yêu cầu bắt buộc đầu tiên và quan trọng nhất. Doanh nghiệp phải tiến hành đánh giá tác động trước khi thực hiện việc chuyển giao dữ liệu.

Nội dung đánh giá tác động: Theo khoản 2, Điều 12, báo cáo đánh giá tác động phải làm rõ các vấn đề sau:

• Tính hợp pháp, sự cần thiết, phạm vi và phương thức chuyển dữ liệu.
• Phân tích các rủi ro có thể gây ra cho quốc phòng, an ninh, kinh tế, xã hội hoặc quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức.
• Trách nhiệm, nghĩa vụ và các biện pháp quản lý, kỹ thuật của bên nhận dữ liệu để bảo vệ dữ liệu.
• Các vấn đề khác có liên quan.
• Hiệu lực và cập nhật: Báo cáo đánh giá tác động được thực hiện 01 lần cho suốt thời gian hoạt động của doanh nghiệp và phải được cập nhật, bổ sung khi có những thay đổi quan trọng theo quy định tại khoản 8, Điều 12.

5.2. Lập Hồ Sơ Đánh Giá Tác Động Hợp Lệ

Hồ sơ là tài liệu chính thức để cơ quan nhà nước xem xét. Theo khoản 4, Điều 12, một bộ hồ sơ đầy đủ bao gồm:

• Báo cáo đánh giá tác động chuyển, xử lý dữ liệu xuyên biên giới (theo Mẫu số 02 ban hành kèm theo Nghị định).
• Các văn bản khác có liên quan.

5.3. Xác Định Rõ Trách Nhiệm Giữa Các Bên Trong Văn Bản Giao Kết

Khoản 3, Điều 12 yêu cầu văn bản hoặc hợp đồng giữa bên chuyển dữ liệu (doanh nghiệp tại Việt Nam) và bên nhận dữ liệu (tổ chức, cá nhân nước ngoài) phải có các điều khoản rõ ràng về:

• Mục đích, phương pháp và phạm vi chuyển, xử lý dữ liệu.
• Địa điểm, thời gian lưu trữ và cách xử lý dữ liệu sau khi hết thời hạn.
• Ràng buộc trách nhiệm của bên nhận khi cung cấp dữ liệu cho bên thứ ba.
• Các biện pháp bảo vệ dữ liệu cụ thể mà bên nhận sẽ áp dụng.
• Biện pháp khắc phục hậu quả, bồi thường thiệt hại và giải quyết tranh chấp.
• Trách nhiệm cụ thể của mỗi bên trong việc xử lý dữ liệu.

5.4. Tuân Thủ Quy Trình Phê Duyệt và Thông Báo Tùy Loại Dữ Liệu

Nghị định phân chia rõ quy trình đối với "dữ liệu cốt lõi" và "dữ liệu quan trọng":

➥ Đối với dữ liệu cốt lõi (khoản 5, Điều 12):

• Bước 1: Gửi hồ sơ đánh giá tác động đến Bộ Công an (hoặc Bộ Quốc phòng đối với lĩnh vực quân sự, quốc phòng, cơ yếu).
• Bước 2: Chờ cơ quan có thẩm quyền thẩm định hồ sơ trong thời hạn 10-15 ngày.
• Bước 3: Chỉ được phép chuyển dữ liệu sau khi nhận được thông báo bằng văn bản về kết quả đánh giá đạt từ cơ quan có thẩm quyền.

➥ Đối với dữ liệu quan trọng (khoản 6, Điều 12):

• Doanh nghiệp tự lập hồ sơ đánh giá tác động để lưu trữ và phục vụ kiểm tra khi cần thiết.
• Không cần sự chấp thuận trước của cơ quan nhà nước.
• Tuy nhiên, phải gửi 01 bản chính hồ sơ tới Bộ Công an (hoặc Bộ Quốc phòng) trước 15 ngày khi bắt đầu tiến hành xử lý dữ liệu.

➥ Các Trường Hợp Miễn Trừ Thủ Tục Phê Duyệt và Thông Báo

Khoản 11, Điều 12 quy định một số trường hợp đặc biệt không cần thực hiện thủ tục phê duyệt (với dữ liệu cốt lõi) hoặc thông báo trước (với dữ liệu quan trọng), bao gồm:

• Tình huống khẩn cấp để bảo vệ tính mạng, sức khỏe, tài sản.
• Quản lý nhân sự xuyên biên giới theo quy chế lao động.
• Thực hiện hợp đồng vận chuyển, hậu cần, thanh toán, xin thị thực...
• Tuy nhiên, ngay cả trong các trường hợp này, doanh nghiệp vẫn phải gửi hồ sơ đánh giá tác động cho cơ quan có thẩm quyền sau 15 ngày kể từ ngày thực hiện chuyển dữ liệu (khoản 12, Điều 12).

Việc tuân thủ nghiêm ngặt các điều kiện trên không chỉ giúp doanh nghiệp hoạt động đúng pháp luật, tránh các rủi ro pháp lý mà còn góp phần bảo vệ an toàn cho hệ thống dữ liệu quốc gia.

DỊCH VỤ TƯ VẤN PHÁP LÝ VỀ CHUYỂN VÀ XỬ LÝ DỮ LIỆU XUYÊN BIÊN GIỚI THEO NGHỊ ĐỊNH 165/2025/NĐ-CP

Nghị định 165/2025/NĐ-CP đã chính thức có hiệu lực, đặt ra những yêu cầu pháp lý chặt chẽ và phức tạp cho hoạt động chuyển và xử lý dữ liệu xuyên biên giới của doanh nghiệp tại Việt Nam. Việc không tuân thủ có thể dẫn đến rủi ro pháp lý nghiêm trọng, gây gián đoạn hoạt động kinh doanh và ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.

Thấu hiểu những thách thức này, Luật Thành Đô mang đến Dịch vụ tư vấn pháp lý chuyên sâu, giúp doanh nghiệp của bạn tự tin đáp ứng mọi quy định của pháp luật, đảm bảo dòng chảy dữ liệu được thông suốt, an toàn và hiệu quả.

GÓI DỊCH VỤ TOÀN DIỆN CỦA LUẬT THÀNH ĐÔ BAO GỒM:

➥ Tư vấn và Hỗ trợ thực hiện Đánh giá tác động chuyển dữ liệu xuyên biên giới:

• Hướng dẫn chi tiết về các nội dung cần có trong báo cáo đánh giá tác động.
• Phân tích và nhận diện các rủi ro tiềm ẩn về an ninh, kinh tế và quyền lợi của các bên.
• Đảm bảo báo cáo được thực hiện một lần, có giá trị trong suốt quá trình hoạt động và được cập nhật khi cần thiết.

➥ Soạn thảo và Hoàn thiện Hồ sơ hợp lệ:

• Biên soạn Báo cáo đánh giá tác động theo đúng Mẫu số 02 của Nghị định.
• Tập hợp và chuẩn hóa các văn bản liên quan để tạo thành một bộ hồ sơ đầy đủ, chính xác, sẵn sàng cho việc thẩm định hoặc kiểm tra.

➥ Rà soát và Soạn thảo Văn bản giao kết với đối tác nước ngoài:

• Xây dựng các điều khoản hợp đồng chặt chẽ, xác định rõ trách nhiệm của bên nhận dữ liệu về mục đích, phạm vi, biện pháp bảo vệ và xử lý hậu quả.
• Đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp Việt Nam được bảo vệ tối đa.

➥ Thực hiện thủ tục với Cơ quan Nhà nước có thẩm quyền:

• Đối với dữ liệu cốt lõi: Đại diện doanh nghiệp nộp hồ sơ, làm việc trực tiếp với Bộ Công an hoặc Bộ Quốc phòng, theo dõi quá trình thẩm định và nhận văn bản chấp thuận.
• Đối với dữ liệu quan trọng: Hướng dẫn doanh nghiệp tự lưu trữ hồ sơ và thay mặt thực hiện thủ tục gửi thông báo đến cơ quan có thẩm quyền đúng thời hạn quy định (15 ngày trước khi xử lý).

➥ Tư vấn các trường hợp miễn trừ:

• Xác định rõ các hoạt động của doanh nghiệp có thuộc trường hợp miễn trừ thủ tục phê duyệt/thông báo hay không.
• Hỗ trợ hoàn thiện và gửi hồ sơ đánh giá tác động sau khi việc chuyển dữ liệu đã diễn ra theo đúng quy định.

VỚI LUẬT THÀNH ĐÔ, DOANH NGHIỆP CỦA BẠN SẼ NHẬN ĐƯỢC NHỮNG CAM KẾT:

• Đảm bảo tuân thủ tuyệt đối: An tâm hoạt động trong khuôn khổ pháp luật, tránh mọi rủi ro về pháp lý.
• Tiết kiệm thời gian và nguồn lực: Để các chuyên gia của chúng tôi xử lý những thủ tục phức tạp, giúp bạn tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi.
• Tối ưu hóa quy trình: Đảm bảo việc chuyển dữ liệu quốc tế không bị gián đoạn, phục vụ hiệu quả cho mục tiêu phát triển.

Đừng để các thủ tục pháp lý phức tạp cản trở hoạt động kinh doanh toàn cầu của bạn. Hãy liên hệ với Luật Thành Đô ngay hôm nay để được tư vấn và hỗ trợ chuyên nghiệp!

Luật Thành Đô - Đồng hành cùng doanh nghiệp trên con đường hội nhập và phát triển bền vững.