Dữ liệu là gì? Quy định pháp luật về dữ liệu mới nhất tại Việt Nam

Dữ liệu là gì, thông tin điện tử và các số liệu liên quan đang trở thành tài sản chiến lược, quyết định sự thành bại của mọi tổ chức trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ. Việc hiểu đúng bản chất và nắm vững hành lang pháp lý về loại tài sản đặc biệt này chính là chìa khóa để doanh nghiệp vận hành an toàn và phát triển bền vững.

Với kinh nghiệm tư vấn chuyên sâu, Luật Thành Đô nhận thấy rằng việc chủ động xây dựng một hệ thống quản trị thông tin tuân thủ pháp luật không chỉ là nghĩa vụ mà còn là cơ hội tạo dựng nền tảng vững chắc, nâng cao uy tín và khai thác hiệu quả giá trị từ cơ sở dữ liệu. Bài viết này sẽ cung cấp một bức tranh toàn cảnh về định nghĩa, quy định và các bước thực hành tốt nhất liên quan đến bảo vệ dữ liệu cá nhân và quản trị dữ liệu.

1. Dữ liệu là gì? Định nghĩa chính xác theo các văn bản pháp luật mới nhất tại Việt Nam

Trong kỷ nguyên số, mọi hoạt động từ giao dịch ngân hàng, mua sắm trực tuyến đến quản lý nhân sự trong doanh nghiệp đều tạo ra một lượng thông tin khổng lồ. Để có một góc nhìn pháp lý chính xác, chúng ta cần tham chiếu đến định nghĩa được quy định trong các văn bản luật.

Theo khoản 4 Điều 3 Luật Giao dịch điện tử 2023 (có hiệu lực từ ngày 01/7/2024), định nghĩa pháp lý về dữ liệu được nêu rõ: "Dữ liệu là ký hiệu, chữ viết, chữ số, hình ảnh, âm thanh hoặc dạng tương tự khác."

Định nghĩa này mang tính bao quát, công nhận tất cả các dạng thức biểu hiện của thông tin trên môi trường số. Từ một email công việc, một hình ảnh sản phẩm, một bản ghi âm cuộc gọi chăm sóc khách hàng, cho đến các con số trong báo cáo tài chính, tất cả đều được xem là dữ liệu và có thể trở thành một phần của thông điệp dữ liệu trong giao dịch điện tử.

2. Phân loại dữ liệu theo quy định pháp luật

Hiểu đúng cách phân loại số liệu và thông tin là bước đầu tiên và quan trọng nhất để doanh nghiệp có thể xây dựng các biện pháp bảo vệ tương xứng. Pháp luật Việt Nam hiện hành quy định việc phân loại dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau, áp dụng cho các đối tượng khác nhau.

2.1. Phân loại đối với cơ quan nhà nước

Các cơ quan nhà nước có nghĩa vụ phân loại cơ sở dữ liệu của mình dựa trên ba nhóm tiêu chí chính để đảm bảo tính minh bạch, an toàn và hiệu quả trong quản trị:

➥ Theo tính chất chia sẻ:

• Dữ liệu dùng chung: Được chia sẻ, khai thác chung giữa các cơ quan nhà nước.
• Dữ liệu dùng riêng: Chỉ sử dụng trong phạm vi nội bộ của một cơ quan.
• Dữ liệu mở: Mọi cá nhân, tổ chức đều có thể tiếp cận và sử dụng.

➥ Theo tính chất quan trọng:

• Dữ liệu cốt lõi: Dữ liệu quan trọng, tác động trực tiếp đến an ninh, quốc phòng, kinh tế vĩ mô.
• Dữ liệu quan trọng: Có thể tác động đến an ninh, quốc phòng, kinh tế, sức khỏe cộng đồng.
• Dữ liệu khác: Các loại còn lại.

➥ Theo tiêu chí khác: Do chủ quản dữ liệu quyết định để đáp ứng yêu cầu quản trị.

2.2. Phân loại đối với tổ chức, cá nhân không phải cơ quan nhà nước

Đối với doanh nghiệp và cá nhân, việc phân loại tập trung vào tính chất quan trọng của thông tin để xác định mức độ ưu tiên bảo vệ:

• Theo tính chất quan trọng: Gồm dữ liệu cốt lõi, dữ liệu quan trọng và dữ liệu khác.
• Theo các tiêu chí khác: Tùy thuộc vào mô hình kinh doanh và chiến lược quản trị rủi ro của từng tổ chức.

2.3. Phân biệt dữ liệu cá nhân cơ bản và dữ liệu cá nhân nhạy cảm theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP

Đây là cách phân loại quan trọng nhất mà mọi doanh nghiệp phải nắm vững. Nghị định 13/2023/NĐ-CP đã tạo ra một sự phân định rõ ràng với các yêu cầu bảo vệ khác nhau.

Việc phân biệt rõ ràng hai loại thông tin này giúp doanh nghiệp áp dụng các biện pháp kiểm soát và bảo mật phù hợp, tránh được các rủi ro pháp lý không đáng có.

3. Hệ thống quy định pháp luật toàn diện về dữ liệu tại Việt Nam

Việt Nam đã và đang xây dựng một khung pháp lý ngày càng hoàn thiện để quản lý tài sản số. Dưới đây là những văn bản pháp luật cốt lõi mà mọi tổ chức cần quan tâm.

3.1. Luật Dữ liệu 2024 (Dự kiến có hiệu lực từ 01/7/2025)

Đây được xem là đạo luật mang tính nền tảng, sẽ thống nhất và hoàn thiện các quy định về dữ liệu. Các điểm nổi bật dự kiến bao gồm:

• Quy định về sàn giao dịch dữ liệu: Mở đường cho việc hình thành thị trường trao đổi, mua bán thông tin một cách hợp pháp, minh bạch.
• Kiểm soát việc chuyển dữ liệu xuyên biên giới: Thiết lập các quy tắc chặt chẽ cho việc chuyển số liệu của tổ chức, cá nhân Việt Nam ra nước ngoài, đảm bảo an ninh dữ liệu quốc gia.
• Quy định các hành vi bị nghiêm cấm: Làm rõ các hành vi bất hợp pháp trong quản trị, phát triển và kinh doanh dữ liệu.
• Quyền truy cập và truy xuất dữ liệu: Chuẩn hóa quy trình truy cập dữ liệu của cơ quan có thẩm quyền, đảm bảo tuân thủ nguyên tắc bảo mật.

3.2. Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân

Có hiệu lực từ ngày 01/7/2023, Nghị định 13 là văn bản pháp lý chuyên sâu đầu tiên về bảo vệ dữ liệu cá nhân, đưa Việt Nam tiệm cận với các tiêu chuẩn quốc tế như GDPR.

• Các nguyên tắc xử lý dữ liệu: Hợp pháp, công khai, minh bạch, giới hạn mục đích, tối thiểu hóa dữ liệu, chính xác, toàn vẹn, bảo mật và trách nhiệm giải trình.
• Quyền của chủ thể dữ liệu: Lần đầu tiên quy định một cách hệ thống 11 quyền của cá nhân đối với thông tin của mình.
• Nghĩa vụ của bên xử lý dữ liệu: Yêu cầu các tổ chức phải xây dựng quy trình, biện pháp bảo vệ, chỉ định bộ phận/nhân sự phụ trách và lập hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân.

3.3. Luật Giao dịch điện tử 2023 (Hiệu lực từ 01/7/2024)

Luật này tạo ra một nền tảng pháp lý vững chắc cho các hoạt động trên môi trường số:

• Giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu: Công nhận thông điệp dữ liệu có giá trị như văn bản giấy, tạo thuận lợi cho thương mại điện tử và các giao dịch trực tuyến.
• Quy định về chữ ký điện tử: Chi tiết hóa các yêu cầu đối với chữ ký điện tử và chữ ký số, đảm bảo tính xác thực và toàn vẹn của số liệu.Các hành vi bị cấm: Ngăn chặn việc thu thập, sử dụng, tiết lộ trái phép thông điệp dữ liệu.

3.4. Luật An ninh mạng 2018

Luật An ninh mạng tập trung vào việc bảo vệ dữ liệu và hệ thống thông tin khỏi các cuộc tấn công mạng, gián điệp, khủng bố mạng, đảm bảo chủ quyền và lợi ích quốc gia. Luật yêu cầu các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ trên mạng viễn thông, mạng internet tại Việt Nam phải lưu trữ dữ liệu người dùng tại Việt Nam trong một thời gian nhất định.

Việc rà soát và xây dựng một hệ thống tuân thủ đồng bộ cả bốn văn bản pháp luật trên là một thách thức không nhỏ đối với nhiều doanh nghiệp. Để đảm bảo quy trình quản trị dữ liệu của bạn vừa hiệu quả vừa tuân thủ pháp luật, việc tham vấn các chuyên gia pháp lý là vô cùng cần thiết. Luật Thành Đô với đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ và dữ liệu sẵn sàng đồng hành cùng Quý khách hàng. Vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết về dịch vụ Tư vấn pháp luật doanh nghiệp và Bảo vệ dữ liệu cá nhân.

4. Quyền của chủ thể dữ liệu và nghĩa vụ của doanh nghiệp:

Hiểu rõ quyền và nghĩa vụ của các bên là yếu tố then chốt để xây dựng mối quan hệ tin cậy với khách hàng và vận hành doanh nghiệp một cách bền vững.

4.1. Quyền cơ bản của chủ thể dữ liệu bạn cần biết

Theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP, mỗi cá nhân có 11 quyền cơ bản đối với dữ liệu cá nhân của mình. Doanh nghiệp phải tôn trọng và đảm bảo thực thi các quyền này:

• Quyền được biết: Được biết về hoạt động xử lý dữ liệu của mình.
• Quyền đồng ý: Được quyết định cho phép xử lý dữ liệu của mình.
• Quyền truy cập: Được xem, tra cứu, chỉnh sửa dữ liệu của mình.
• Quyền rút lại sự đồng ý: Có quyền rút lại sự đồng ý đã cho.
• Quyền xóa dữ liệu: Yêu cầu xóa dữ liệu của mình trong các trường hợp luật định.
• Quyền hạn chế xử lý dữ liệu: Yêu cầu tạm dừng xử lý dữ liệu.
• Quyền cung cấp dữ liệu: Yêu cầu được cung cấp dữ liệu của mình.
• Quyền phản đối xử lý dữ liệu: Ngăn chặn việc xử lý dữ liệu cho một số mục đích nhất định.
• Quyền khiếu nại, tố cáo, khởi kiện: Bảo vệ quyền lợi khi có vi phạm.
• Quyền yêu cầu bồi thường thiệt hại: Khi xảy ra thiệt hại thực tế do vi phạm.
• Quyền tự bảo vệ: Tự áp dụng các biện pháp để bảo vệ dữ liệu của mình.

4.2. Nghĩa vụ cốt lõi của bên kiểm soát và xử lý dữ liệu (doanh nghiệp)

Để tuân thủ pháp luật, doanh nghiệp cần thực hiện một cách nghiêm túc các nghĩa vụ sau:

• Xây dựng và ban hành quy định bảo vệ dữ liệu: Công khai quy định xử lý dữ liệu cá nhân theo Điều 26 của Nghị định 13.
• Xin sự đồng ý của chủ thể dữ liệu: Sự đồng ý phải rõ ràng, tự nguyện và chủ thể phải được thông báo đầy đủ.
• Thông báo cho chủ thể dữ liệu: Trước khi tiến hành xử lý, phải thông báo về loại dữ liệu, mục đích, thời gian xử lý...
• Áp dụng các biện pháp bảo mật: Thực hiện các biện pháp quản lý, kỹ thuật để bảo vệ dữ liệu khỏi bị truy cập, thay đổi, tiết lộ trái phép.
• Lập và lưu trữ Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân: Bắt buộc đối với việc xử lý dữ liệu nhạy cảm và chuyển dữ liệu ra nước ngoài.
• Thông báo vi phạm: Trong vòng 72 giờ kể từ khi xảy ra vi phạm, phải thông báo cho Bộ Công an và chủ thể dữ liệu (nếu có).

5. Lợi ích của việc tuân thủ và các biện pháp xử lý khi có vi phạm

Thay vì nhìn nhận các quy định pháp luật về dữ liệu như một rào cản, doanh nghiệp nên xem đây là một cơ hội để nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững.

5.1. Lợi ích vượt trội khi chủ động tuân thủ

• Xây dựng niềm tin và uy tín thương hiệu: Một doanh nghiệp minh bạch và tôn trọng quyền riêng tư của khách hàng sẽ dễ dàng có được lòng tin và sự trung thành của họ. (Theo một nghiên cứu của Cisco, 79% người tiêu dùng cho biết họ sẽ không mua hàng từ một công ty nếu họ không tin tưởng vào cách công ty đó xử lý dữ liệu của họ.)
• Tạo lợi thế cạnh tranh: Tuân thủ pháp luật, đặc biệt là các tiêu chuẩn cao như Nghị định 13, giúp doanh nghiệp Việt Nam dễ dàng hợp tác với các đối tác quốc tế, đặc biệt là từ châu Âu (nơi có GDPR).
• Giảm thiểu rủi ro pháp lý và tài chính: Việc chủ động tuân thủ giúp doanh nghiệp tránh được các khoản phạt hành chính nặng nề, các vụ kiện tụng tốn kém và tổn thất về danh tiếng.

Quá trình xây dựng hệ thống tuân thủ buộc doanh nghiệp phải rà soát, hệ thống hóa lại toàn bộ luồng thông tin, từ đó tối ưu hóa quy trình vận hành.

5.2. Các biện pháp xử lý vi phạm hành chính cần lưu ý

Việc không tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu có thể dẫn đến các biện pháp xử lý nghiêm khắc.

Ví dụ, theo Nghị định 15/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung), các hành vi vi phạm liên quan đến thu thập, sử dụng thông tin cá nhân có thể bị xử phạt hành chính với mức phạt lên đến hàng chục triệu đồng. Mức phạt cụ thể sẽ phụ thuộc vào tính chất và mức độ của hành vi vi phạm.

Việc hiểu rõ các chế tài này không phải để lo sợ, mà để nhận thức được tầm quan trọng của việc đầu tư vào một hệ thống tuân thủ ngay từ đầu.

Dữ liệu, đặc biệt là dữ liệu cá nhân, đã thực sự trở thành một loại tài sản chiến lược. Việc hiểu rõ dữ liệu là gì theo lăng kính pháp luật, nắm bắt các quy định mới nhất và xây dựng một quy trình quản trị, bảo vệ thông tin chuyên nghiệp là yêu cầu bắt buộc đối với mọi cá nhân, tổ chức.

Khung pháp lý của Việt Nam với những cập nhật quan trọng như Luật Dữ liệu 2024, Nghị định 13/2023/NĐ-CP và Luật Giao dịch điện tử 2023 đang tạo ra một môi trường kinh doanh số ngày càng an toàn, minh bạch. Việc chủ động tuân thủ không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro mà còn là đòn bẩy để xây dựng niềm tin, nâng cao uy tín và khai thác bền vững giá trị từ tài sản số, góp phần vào sự phát triển chung của nền kinh tế số quốc gia.

Để được hỗ trợ tư vấn chi tiết về việc xây dựng quy chế bảo vệ dữ liệu, đánh giá tác động, hoặc giải quyết các vấn đề pháp lý liên quan, Quý khách hàng vui lòng liên hệ với Luật Thành Đô.

Chúng tôi cam kết mang đến những giải pháp pháp lý toàn diện, hiệu quả và phù hợp nhất với mô hình hoạt động của doanh nghiệp bạn.