Hoạt động lưu trữ dữ liệu là gì? Quy định pháp luật

Hoạt động lưu trữ dữ liệu là gì và các quy định pháp luật liên quan đang là chủ đề nhận được sự quan tâm sâu sắc từ mọi cá nhân và tổ chức trong kỷ nguyên số. Đây không chỉ là một nghiệp vụ kỹ thuật, mà còn là một yêu cầu pháp lý cốt lõi, ảnh hưởng trực tiếp đến sự an toàn, uy tín và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Việc hiểu đúng và thực thi đầy đủ các quy định về việc bảo quản thông tin sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng một nền tảng vững chắc để phát triển. Luật Thành Đô sẽ cùng bạn tìm hiểu sâu hơn về các khía cạnh pháp lý quan trọng của hoạt động lưu trữ dữ liệu, các nghĩa vụ liên quan và cách thức tuân thủ hiệu quả.

1. Hoạt động lưu trữ dữ liệu là gì? Phân tích định nghĩa pháp lý và thực tiễn

1.1. Định nghĩa toàn diện về hoạt động lưu trữ dữ liệu theo pháp luật Việt Nam

Trong bối cảnh dữ liệu được xem là tài sản, việc hiểu rõ bản chất của việc lưu giữ thông tin là bước đi đầu tiên. Hoạt động lưu trữ dữ liệu là toàn bộ quá trình liên quan đến việc thu thập có hệ thống, tổ chức, bảo quản, quản lý, truy cập và duy trì thông tin dưới các định dạng khác nhau (vật lý hoặc điện tử) trên các phương tiện lưu trữ.

Mục tiêu cốt lõi của quá trình này là đảm bảo dữ liệu luôn an toàn, toàn vẹn, có thể truy xuất và sử dụng khi cần thiết, đồng thời được xử lý phù hợp với các quy định pháp luật hiện hành.

Đây không chỉ là hành động cất giữ đơn thuần. Nó bao gồm một chuỗi các hoạt động có chủ đích nhằm bảo vệ giá trị của tài sản dữ liệu trong suốt vòng đời của nó.

1.2. Phân biệt hoạt động lưu trữ dữ liệu với thu thập dữ liệu và xử lý dữ liệu

Để áp dụng đúng các quy định pháp luật, việc phân biệt rạch ròi các khái niệm là vô cùng cần thiết. Nhiều doanh nghiệp vẫn còn nhầm lẫn giữa các hoạt động này, dẫn đến việc áp dụng các biện pháp tuân thủ chưa chính xác.

1.3. Các thành phần cốt lõi của một quy trình lưu trữ dữ liệu chuyên nghiệp

Một quy trình lưu trữ dữ liệu hiệu quả và tuân thủ pháp luật cần bao gồm các thành phần sau:

• Thu thập và Tạo lập dữ liệu: Quá trình tiếp nhận hoặc hình thành dữ liệu ban đầu một cách hợp pháp.
• Tổ chức và Xử lý dữ liệu: Sắp xếp, phân loại, định dạng dữ liệu để tối ưu hóa cho việc lưu trữ và truy xuất sau này.
• Lưu trữ và Bảo quản: Ghi dữ liệu lên các phương tiện lưu trữ (máy chủ, đám mây, trung tâm dữ liệu) và triển khai các biện pháp kỹ thuật để bảo vệ.
• Quản lý Truy cập và Sử dụng: Thiết lập cơ chế phân quyền, kiểm soát ai được phép xem, sửa, xóa dữ liệu và giám sát lịch sử truy cập.
• Sao lưu và Phục hồi: Thực hiện sao lưu dữ liệu định kỳ và xây dựng kế hoạch phục hồi chi tiết để ứng phó khi có sự cố xảy ra.

2. Tại sao việc tuân thủ quy định lưu trữ dữ liệu là chiến lược kinh doanh thông minh?

Chủ động tuân thủ các quy định về bảo quản dữ liệu không phải là một gánh nặng chi phí, mà là một khoản đầu tư chiến lược mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp.

2.1. Nâng cao uy tín thương hiệu và xây dựng niềm tin vững chắc với khách hàng

Trong một thế giới mà các vụ rò rỉ dữ liệu ngày càng phổ biến, khách hàng và đối tác ngày càng quan tâm đến cách thức một doanh nghiệp bảo vệ thông tin của họ. Một doanh nghiệp có chính sách lưu trữ dữ liệu rõ ràng, minh bạch và tuân thủ pháp luật sẽ tạo dựng được hình ảnh chuyên nghiệp, đáng tin cậy. Niềm tin này là nền tảng cho mối quan hệ khách hàng bền vững và là một lợi thế cạnh tranh khác biệt.

2.2. Tối ưu hóa hoạt động, chủ động quản lý rủi ro và chi phí vận hành dài hạn

Một hệ thống lưu trữ được tổ chức tốt giúp doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm, truy xuất và sử dụng thông tin khi cần, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc. Quan trọng hơn, việc tuân thủ các quy định giúp doanh nghiệp chủ động phòng ngừa các rủi ro pháp lý, tránh được các hệ quả tài chính không đáng có và các thiệt hại về danh tiếng có thể xảy ra do vi phạm.

2.3. Mở ra cơ hội hợp tác và đáp ứng các tiêu chuẩn quốc tế về dữ liệu

Khi Việt Nam hội nhập sâu rộng, việc tuân thủ các quy định về dữ liệu trong nước cũng là bước đệm để doanh nghiệp đáp ứng các tiêu chuẩn quốc tế khắt khe như GDPR của Châu Âu. Điều này mở ra cơ hội hợp tác với các đối tác lớn, vươn ra thị trường toàn cầu và khẳng định đẳng cấp của doanh nghiệp trên trường quốc tế.

3. Quy định pháp luật chi tiết về hoạt động lưu trữ dữ liệu tại Việt Nam

Pháp luật Việt Nam đã có những quy định ngày càng cụ thể và rõ ràng để điều chỉnh hoạt động quan trọng này, đặc biệt là với sự ra đời của các văn bản pháp lý mới.

3.1. Hệ thống căn cứ pháp lý cốt lõi điều chỉnh hoạt động lưu trữ dữ liệu

Các doanh nghiệp cần nắm vững các văn bản pháp luật nền tảng sau đây:

• Luật Dữ liệu 2024: Là văn bản có hiệu lực pháp lý cao nhất, quy định tổng thể về hoạt động dữ liệu, bao gồm cả việc lưu trữ.
• Nghị định quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Dữ liệu: Chi tiết hóa các quy định trong Luật.
• Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân: Tập trung vào các yêu cầu và nghĩa vụ liên quan đến việc lưu trữ dữ liệu cá nhân.
• Luật An ninh mạng 2018: Đưa ra các yêu cầu về lưu trữ một số loại dữ liệu nhất định tại Việt Nam.
• Các luật chuyên ngành khác: Như Luật Kế toán, Luật Lao động... cũng có các quy định riêng về thời hạn lưu trữ các loại hồ sơ, tài liệu liên quan.

Quý khách hàng thân mến, việc cập nhật và áp dụng đồng bộ các quy định từ nhiều văn bản pháp luật khác nhau là một thách thức không nhỏ. Để đảm bảo doanh nghiệp của bạn tuân thủ đầy đủ và hiệu quả, việc nhận được sự tư vấn chuyên sâu từ các chuyên gia pháp lý là vô cùng cần thiết. Hãy liên hệ với Luật Thành Đô để được hỗ trợ rà soát, xây dựng quy trình và giải đáp mọi vướng mắc pháp lý liên quan đến lưu trữ dữ liệu.

3.2. Phân định rõ ràng trách nhiệm lưu trữ dữ liệu của từng chủ thể theo Luật Dữ liệu 2024

Điều 14 Luật Dữ liệu 2024 và Điều 5 Nghị định hướng dẫn đã phân định rõ trách nhiệm của các chủ thể khác nhau, tạo ra một khuôn khổ pháp lý minh bạch.

3.3. Quy định về bản địa hóa dữ liệu tại Việt Nam: Những điểm doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý

Yêu cầu lưu trữ dữ liệu tại Việt Nam (data localization) là một trong những nội dung quan trọng nhất mà doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty có yếu tố nước ngoài, cần nắm rõ.

➥ Cơ sở pháp lý: Điều 26 Luật An ninh mạng 2018 và được chi tiết hóa tại Nghị định 53/2022/NĐ-CP.

➥ Đối tượng áp dụng:

• Doanh nghiệp trong nước và ngoài nước cung cấp dịch vụ trên mạng viễn thông, mạng internet, các dịch vụ gia tăng trên không gian mạng tại Việt Nam.
• Các doanh nghiệp có hoạt động thu thập, khai thác, phân tích, xử lý dữ liệu về thông tin cá nhân, dữ liệu về mối quan hệ của người sử dụng dịch vụ, dữ liệu do người sử dụng dịch vụ tại Việt Nam tạo ra.

➥ Loại dữ liệu phải lưu trữ tại Việt Nam:

• Dữ liệu về thông tin cá nhân của người sử dụng dịch vụ tại Việt Nam.
• Dữ liệu do người sử dụng dịch vụ tại Việt Nam tạo ra (ví dụ: nội dung đăng tải, bình luận).
• Dữ liệu về mối quan hệ của người sử dụng dịch vụ tại Việt Nam (ví dụ: danh sách bạn bè, nhóm tham gia).

➥ Hình thức lưu trữ: Doanh nghiệp tự quyết định hình thức lưu trữ nhưng phải đảm bảo lưu trữ tại Việt Nam.

➥ Thời gian lưu trữ: Bắt đầu từ khi doanh nghiệp nhận được yêu cầu lưu trữ và kéo dài tối thiểu 24 tháng.

Việc tuân thủ quy định này không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn thể hiện sự tôn trọng chủ quyền quốc gia về không gian mạng của Việt Nam.

3.4. Hướng dẫn chi tiết về thời hạn lưu trữ đối với các loại dữ liệu quan trọng

Pháp luật quy định thời hạn lưu trữ khác nhau cho từng loại dữ liệu. Doanh nghiệp cần xây dựng một chính sách lưu trữ (retention policy) rõ ràng dựa trên các quy định này.

4. Hướng dẫn xây dựng quy trình lưu trữ dữ liệu tuân thủ pháp luật cho doanh nghiệp

Để biến các quy định pháp luật thành hành động thực tiễn, doanh nghiệp có thể thực hiện theo các bước sau đây.

Bước 1: Rà soát, đánh giá và phân loại các loại dữ liệu doanh nghiệp đang sở hữu

Doanh nghiệp cần tiến hành một cuộc kiểm kê dữ liệu toàn diện (data audit) để trả lời các câu hỏi:

• Chúng ta đang thu thập và lưu trữ những loại dữ liệu nào? (dữ liệu khách hàng, dữ liệu nhân viên, dữ liệu tài chính, dữ liệu vận hành...)
• Dữ liệu này đến từ đâu và được lưu ở đâu?
• Mức độ nhạy cảm của từng loại dữ liệu là gì? Dữ liệu nào là dữ liệu cá nhân, dữ liệu quan trọng?

Bước 2: Xây dựng chính sách và quy trình lưu trữ dữ liệu nội bộ chi tiết

Dựa trên kết quả rà soát, hãy xây dựng một bộ chính sách lưu trữ dữ liệu (Data Retention Policy) và các quy trình liên quan. Văn bản này cần quy định rõ:

• Phạm vi áp dụng.
• Trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân.
• Thời hạn lưu trữ cụ thể cho từng loại dữ liệu.
• Quy trình sao lưu, phục hồi, và hủy dữ liệu khi hết thời hạn.
• Quy trình xử lý yêu cầu của chủ thể dữ liệu (ví dụ: yêu cầu xóa dữ liệu).

Bước 3: Lựa chọn hạ tầng lưu trữ phù hợp và an toàn

Doanh nghiệp có thể lựa chọn các mô hình sau:

• On-premise: Tự quản lý máy chủ tại văn phòng/trung tâm dữ liệu riêng. Cung cấp khả năng kiểm soát tối đa nhưng đòi hỏi chi phí đầu tư và vận hành cao.
• Cloud (Điện toán đám mây): Thuê dịch vụ từ các nhà cung cấp như AWS, Google Cloud, Microsoft Azure hoặc các nhà cung cấp trong nước. Linh hoạt, tiết kiệm chi phí ban đầu.
• Hybrid: Kết hợp cả hai mô hình trên. Lựa chọn cần dựa trên quy mô, ngân sách và yêu cầu tuân thủ (ví dụ: yêu cầu bản địa hóa dữ liệu).

Bước 4: Triển khai các biện pháp bảo mật kỹ thuật và quản lý quyền truy cập

Doanh nghiệp cần triển khai:

• Mã hóa dữ liệu: Mã hóa cả khi dữ liệu đang được lưu trữ (at rest) và khi đang được truyền đi (in transit).
• Tường lửa và hệ thống phòng chống xâm nhập.
• Kiểm soát truy cập theo vai trò (RBAC): Đảm bảo nhân viên chỉ có thể truy cập vào những dữ liệu cần thiết cho công việc của họ.
• Xác thực đa yếu tố (MFA): Tăng cường bảo mật cho các tài khoản quản trị.

Bước 5: Thiết lập kế hoạch sao lưu, phục hồi và ứng phó sự cố dữ liệu

Rủi ro là không thể tránh khỏi. Một kế hoạch tốt sẽ giúp giảm thiểu thiệt hại:

• Quy tắc sao lưu 3-2-1: Tạo 3 bản sao dữ liệu, trên 2 loại phương tiện lưu trữ khác nhau, và giữ 1 bản sao ở một địa điểm khác (off-site).
• Kiểm tra phục hồi định kỳ: Thường xuyên kiểm tra để đảm bảo các bản sao lưu có thể được phục hồi thành công.
• Xây dựng kế hoạch ứng phó sự cố: Phân công rõ vai trò, trách nhiệm và các bước cần thực hiện khi có sự cố xảy ra.

Hoạt động lưu trữ dữ liệu không còn là một lựa chọn mà đã trở thành một nghĩa vụ pháp lý và là một cấu phần thiết yếu trong quản trị doanh nghiệp hiện đại. Việc đầu tư thời gian và nguồn lực để xây dựng một hệ thống lưu trữ dữ liệu tuân thủ pháp luật, an toàn và hiệu quả ngay từ đầu sẽ mang lại những giá trị to lớn về uy tín, hiệu suất và cơ hội phát triển trong dài hạn.

Hệ thống pháp luật về dữ liệu tại Việt Nam đang trong giai đoạn phát triển và hoàn thiện nhanh chóng. Việc cập nhật liên tục và diễn giải chính xác các quy định là một công việc phức tạp, đòi hỏi chuyên môn pháp lý sâu rộng.

Nếu Quý khách hàng cần tư vấn chi tiết hơn về việc xây dựng chính sách dữ liệu, rà soát tính tuân thủ, hay giải đáp bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến Luật Dữ liệu, Nghị định 13/2023/NĐ-CP và các quy định khác, đội ngũ luật sư chuyên nghiệp của Luật Thành Đô luôn sẵn sàng đồng hành và hỗ trợ.