Hồ sơ đánh giá tác động chuyển, xử lý dữ liệu xuyên biên giới là gì?

Hồ sơ đánh giá tác động chuyển, xử lý dữ liệu xuyên biên giới là một yêu cầu pháp lý cốt lõi được quy định tại Luật Dữ liệu số 60/2024/QH15 và Nghị định 165/2025/NĐ-CP, đánh dấu một bước tiến quan trọng trong việc quản lý và bảo vệ tài sản dữ liệu quốc gia. Việc tuân thủ quy định này không chỉ là nghĩa vụ mà còn là cơ hội để các tổ chức, doanh nghiệp nâng cao uy tín và tạo dựng nền tảng phát triển bền vững trong kỷ nguyên số.

Để hỗ trợ Quý khách hàng chủ động nắm bắt và áp dụng hiệu quả các quy định mới, Luật Thành Đô đã tổng hợp và phân tích chi tiết các yêu cầu về thủ tục chuyển dữ liệu quốc tế và quy trình lập báo cáo đánh giá trong bài viết dưới đây.

1. Hồ sơ đánh giá tác động chuyển, xử lý dữ liệu xuyên biên giới là gì?

Hồ sơ đánh giá tác động chuyển, xử lý dữ liệu xuyên biên giới là tập hợp tài liệu bắt buộc mà một tổ chức, doanh nghiệp phải lập trước khi thực hiện việc chuyển dữ liệu cốt lõi hoặc dữ liệu quan trọng từ Việt Nam ra nước ngoài. Mục đích của hồ sơ này là để tự đánh giá, phân tích và chứng minh rằng hoạt động chuyển dữ liệu tuân thủ đầy đủ các yêu cầu về an ninh, pháp lý theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Căn cứ pháp lý cho yêu cầu này được quy định rõ tại Luật Dữ liệu số 60/2024/QH15 do Quốc hội ban hành ngày 30/11/2024, có hiệu lực từ ngày 01/7/2025 và được hướng dẫn chi tiết tại Nghị định 165/2025/NĐ-CP về quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Dữ liệu. Cụ thể, theo Khoản 4, Điều 12 Nghị định 165/2025/NĐ-CP, một bộ hồ sơ đánh giá tác động đầy đủ bao gồm hai thành phần chính:

• Báo cáo đánh giá tác động chuyển, xử lý dữ liệu xuyên biên giới: Đây là tài liệu cốt lõi, được lập theo Mẫu số 02 ban hành kèm theo Nghị định. Nội dung báo cáo phải phân tích chi tiết các rủi ro, tác động đến an ninh quốc gia, lợi ích công cộng và quyền lợi của chủ thể dữ liệu.
• Các văn bản khác có liên quan: Bao gồm các tài liệu chứng minh và bổ trợ như hợp đồng hoặc thỏa thuận giữa bên chuyển và bên nhận dữ liệu, các chính sách bảo mật của bên nhận, v.v.

Việc chuẩn bị hồ sơ này không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là một bước quản trị rủi ro quan trọng. Nó giúp doanh nghiệp đảm bảo rằng việc chuyển dữ liệu xuyên biên giới được thực hiện một cách an toàn, minh bạch và có trách nhiệm, tránh các vi phạm có thể dẫn đến việc bị ngừng hoạt động hoặc các chế tài pháp lý khác.

2. Tại sao việc lập hồ sơ đánh giá tác động lại quan trọng đối với hoạt động của doanh nghiệp?

Việc lập hồ sơ đánh giá tác động chuyển, xử lý dữ liệu xuyên biên giới không đơn thuần là một thủ tục hành chính. Đây là một công cụ quản trị rủi ro chiến lược, mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

• Đảm bảo tuân thủ pháp luật: Đây là lợi ích rõ ràng nhất. Việc hoàn thành hồ sơ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý, các biện pháp xử lý từ cơ quan nhà nước như yêu cầu ngừng hoạt động chuyển dữ liệu.
• Xây dựng uy tín và lòng tin: Một doanh nghiệp chủ động, minh bạch trong việc bảo vệ dữ liệu sẽ tạo dựng được lòng tin vững chắc với khách hàng, đối tác và các nhà đầu tư. Trong bối cảnh người tiêu dùng ngày càng quan tâm đến quyền riêng tư, đây là một lợi thế cạnh tranh rất lớn.
• Quản trị rủi ro hiệu quả: Quá trình đánh giá tác động buộc doanh nghiệp phải nhìn nhận toàn diện các rủi ro tiềm ẩn đối với dữ liệu (rò rỉ, mất mát, sử dụng sai mục đích) và xây dựng các biện pháp phòng ngừa, ứng phó phù hợp cả về kỹ thuật lẫn pháp lý.
• Tối ưu hóa hoạt động: Việc rà soát lại mục đích, phạm vi, phương thức chuyển dữ liệu giúp doanh nghiệp xác định được những hoạt động thực sự cần thiết, từ đó có thể tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu quả vận hành.

3. Đối Tượng và Các Trường Hợp Bắt Buộc Phải Lập Hồ Sơ Đánh Giá Tác Động Chuyển, Xử Lý Dữ Liệu

Không phải mọi hoạt động chuyển dữ liệu ra nước ngoài đều phải thực hiện thủ tục này. Pháp luật quy định rõ nghĩa vụ này chỉ áp dụng đối với việc chuyển dữ liệu cốt lõi và dữ liệu quan trọng. Do đó, việc đầu tiên và quan trọng nhất là phải phân loại chính xác loại dữ liệu mà tổ chức đang xử lý.

3.1. Phân biệt Dữ liệu Cốt lõi và Dữ liệu Quan trọng theo quy định pháp luật hiện hành

Theo Luật Dữ liệu 2024, việc phân loại dữ liệu là căn cứ để xác định mức độ quản lý và bảo vệ.

Lưu ý: Danh mục cụ thể về Dữ liệu Cốt lõi và Dữ liệu Quan trọng sẽ được Chính phủ và các bộ ngành liên quan ban hành chi tiết.

3.2. Xác định các hoạt động chuyển, xử lý dữ liệu xuyên biên giới nào bắt buộc phải lập hồ sơ

Theo khoản 2, Điều 23 của Luật Dữ liệu, các hoạt động sau đây khi liên quan đến dữ liệu cốt lõi và dữ liệu quan trọng đều phải được xem xét để lập hồ sơ đánh giá tác động:

• Chuyển dữ liệu từ Việt Nam ra nước ngoài: Đây là trường hợp phổ biến nhất, ví dụ như một công ty Việt Nam sao lưu cơ sở dữ liệu khách hàng lên một máy chủ đám mây đặt tại Singapore (Amazon Web Services, Google Cloud).
• Chuyển dữ liệu cho tổ chức, cá nhân nước ngoài: Ví dụ một doanh nghiệp Việt Nam thuê một công ty marketing ở Hoa Kỳ để phân tích hành vi người dùng, và phải chuyển giao dữ liệu người dùng cho họ.
• Sử dụng nền tảng nước ngoài để xử lý dữ liệu: Ví dụ một tổ chức tại Việt Nam sử dụng phần mềm quản lý nhân sự (HRM) có máy chủ đặt tại Châu Âu để quản lý thông tin lương, hợp đồng của nhân viên.

3.3. Các trường hợp được miễn trừ nghĩa vụ nộp hồ sơ xin chấp thuận hoặc thông báo trước

Khoản 11, Điều 12 của Nghị định 165/2025/NĐ-CP có quy định một số trường hợp đặc biệt, dù là chuyển dữ liệu cốt lõi hay quan trọng, nhưng không cần phải có sự chấp thuận trước hoặc thông báo trước cho cơ quan có thẩm quyền. Tuy nhiên, vẫn phải lập và gửi hồ sơ đánh giá tác động sau 15 ngày kể từ ngày thực hiện. Các trường hợp đó bao gồm:

• Tình huống khẩn cấp: Để bảo vệ tính mạng, sức khỏe, tài sản của cá nhân.
• Quản lý nhân sự xuyên biên giới: Theo các quy chế lao động, thỏa ước đã được đăng ký hợp pháp.
• Thực hiện hợp đồng: Các hoạt động cần thiết để ký kết hoặc thực hiện hợp đồng như vận chuyển quốc tế, thanh toán quốc tế, đặt phòng khách sạn, xin thị thực.

4. Nội Dung Cần Có Trong Hồ Sơ Đánh Giá Tác Động Chuyển Dữ Liệu Xuyên Biên Giới

Một bộ hồ sơ đầy đủ và thuyết phục là chìa khóa để quy trình được diễn ra thuận lợi. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về các thành phần và nội dung mà doanh nghiệp cần chuẩn bị.

4.1. Thành phần của một bộ hồ sơ đầy đủ và hợp lệ theo quy định của pháp luật

Theo khoản 4, Điều 12 Nghị định 165/2025/NĐ-CP, một bộ hồ sơ hoàn chỉnh bao gồm:

➥ Báo cáo đánh giá tác động chuyển, xử lý dữ liệu xuyên biên giới: Lập theo Mẫu số 02 ban hành kèm theo Nghị định 165/2025/NĐ-CP. Đây là tài liệu trung tâm của bộ hồ sơ.

➥ Các văn bản khác có liên quan:

• Bản sao văn bản giao kết/hợp đồng giữa bên chuyển dữ liệu và bên nhận dữ liệu.
• Tài liệu chứng minh các biện pháp quản lý, kỹ thuật được áp dụng để bảo vệ dữ liệu.
• Các tài liệu khác chứng minh sự cần thiết và tính hợp pháp của hoạt động chuyển dữ liệu.

4.2. Nội dung cốt lõi của Báo cáo đánh giá tác động mà doanh nghiệp cần trình bày

Báo cáo đánh giá tác động không chỉ là việc điền vào biểu mẫu, mà đòi hỏi sự phân tích sâu sắc. Doanh nghiệp cần làm rõ 4 nhóm vấn đề chính sau:

➥ Tính hợp pháp, sự cần thiết và phạm vi:

• Mục đích: Trình bày rõ ràng, cụ thể mục đích của việc chuyển dữ liệu (ví dụ: lưu trữ dự phòng, phân tích dữ liệu kinh doanh, cung cấp dịch vụ cho khách hàng quốc tế).
• Sự cần thiết: Lý giải tại sao việc chuyển dữ liệu ra nước ngoài là cần thiết mà không thể xử lý trong nước.
• Phạm vi và phương thức: Mô tả chi tiết loại dữ liệu được chuyển (dữ liệu khách hàng, dữ liệu giao dịch), quy mô, tần suất chuyển và phương thức kỹ thuật (qua API, FTP, sao lưu định kỳ).

➥ Đánh giá rủi ro tiềm ẩn:

• Rủi ro với an ninh quốc gia, lợi ích công cộng: Phân tích xem việc chuyển dữ liệu có thể ảnh hưởng đến các lĩnh vực nhạy cảm không.
• Rủi ro với tổ chức, cá nhân: Đánh giá nguy cơ dữ liệu bị giả mạo, phá hủy, rò rỉ, mất hoặc bị bên thứ ba sử dụng bất hợp pháp, gây thiệt hại về tài chính hoặc uy tín.
• Ví dụ: Nếu chuyển dữ liệu tài chính của khách hàng, rủi ro là dữ liệu có thể bị tin tặc tấn công tại máy chủ nước ngoài, gây thiệt hại cho khách hàng và doanh nghiệp.

➥ Trách nhiệm và biện pháp bảo vệ của bên nhận dữ liệu:

• Trách nhiệm và nghĩa vụ: Nêu rõ các cam kết của bên nhận dữ liệu (ví dụ: cam kết chỉ sử dụng dữ liệu cho mục đích đã thỏa thuận, không chia sẻ cho bên thứ ba nếu không được phép).
• Biện pháp quản lý và kỹ thuật: Mô tả các biện pháp mà bên nhận áp dụng như mã hóa dữ liệu, kiểm soát truy cập, tường lửa, chứng chỉ bảo mật quốc tế (ISO 27001, SOC 2).

➥ Các vấn đề khác có liên quan: Bất kỳ thông tin bổ sung nào giúp làm rõ bối cảnh và tính an toàn của hoạt động chuyển dữ liệu.

4.3. Các yêu cầu bắt buộc trong văn bản giao kết giữa bên chuyển và bên nhận dữ liệu

Văn bản giao kết (hợp đồng, thỏa thuận) là bằng chứng pháp lý quan trọng nhất. Theo khoản 3, Điều 12 Nghị định 165, văn bản này phải xác định rõ các điều khoản sau:

• Mục đích, phương pháp, phạm vi chuyển và xử lý dữ liệu.
• Địa điểm và thời gian lưu trữ dữ liệu ở nước ngoài.
• Cam kết về việc xử lý dữ liệu sau khi hết thời hạn hoặc hoàn thành mục tiêu.
• Các yêu cầu ràng buộc chặt chẽ về việc bên nhận không được tự ý cung cấp dữ liệu cho bên thứ ba.
• Các biện pháp bảo vệ dữ liệu cụ thể mà bên nhận sẽ áp dụng.
• Điều khoản về khắc phục hậu quả, bồi thường thiệt hại và giải quyết tranh chấp khi có vi phạm.
• Phân định rõ ràng trách nhiệm của mỗi bên trong toàn bộ quá trình.

Việc soạn thảo một hợp đồng chặt chẽ với các điều khoản này không chỉ đáp ứng yêu cầu của hồ sơ mà còn là công cụ bảo vệ quyền lợi trực tiếp cho doanh nghiệp.

Nếu Quý khách hàng cần rà soát, soạn thảo hoặc đàm phán các hợp đồng chuyển dữ liệu quốc tế để đảm bảo tuân thủ đầy đủ các yêu cầu trên, đội ngũ luật sư chuyên về hợp đồng và công nghệ của Luật Thành Đô luôn sẵn sàng hỗ trợ. Hãy liên hệ với chúng tôi qua Hotline để được tư vấn sơ bộ.

5. Quy Trình Thủ Tục Gửi và Xử Lý Hồ Sơ Đánh Giá Tác Động Chuyển, Xử Lý Dữ Liệu Xuyên Biên Giới

Quy trình nộp và xử lý hồ sơ có sự khác biệt cơ bản giữa Dữ liệu Cốt lõi và Dữ liệu Quan trọng. Việc nắm rõ quy trình giúp doanh nghiệp chủ động về mặt thời gian và chuẩn bị.

Bước 1 - Phân loại dữ liệu và xác định nghĩa vụ:

Đây là bước nền tảng. Doanh nghiệp phải tự đánh giá và xác định loại dữ liệu mình sắp chuyển thuộc nhóm Cốt lõi hay Quan trọng để áp dụng quy trình tương ứng.

Bước 2 - Chuẩn bị Hồ sơ đánh giá tác động theo Mẫu số 02

Tổ chức, doanh nghiệp tiến hành lập Báo cáo đánh giá tác động và thu thập các tài liệu liên quan như đã nêu ở Mục 3 để tạo thành một bộ hồ sơ hoàn chỉnh.

Bước 3 - Nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền (Áp dụng đối với Dữ liệu Cốt lõi)

Đối với Dữ liệu Cốt lõi, việc chuyển dữ liệu chỉ được thực hiện sau khi có sự chấp thuận bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền.

➥ Nơi nộp hồ sơ:

• Bộ Công an: Đối với hầu hết các lĩnh vực.
• Bộ Quốc phòng: Đối với dữ liệu thuộc lĩnh vực quân sự, quốc phòng, cơ yếu.

➥ Quy trình xử lý của cơ quan nhà nước:

• Tiếp nhận và kiểm tra: Đơn vị chuyên trách sẽ kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ. Nếu chưa đủ, sẽ yêu cầu bổ sung.
• Thẩm định hồ sơ: Thời gian thẩm định là 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
• Gia hạn (nếu cần): Đối với hồ sơ phức tạp, cần xác minh thêm, thời gian có thể kéo dài nhưng không quá 15 ngày.
• Thông báo kết quả: Bên chuyển dữ liệu sẽ nhận được thông báo kết quả đánh giá bằng văn bản. Doanh nghiệp chỉ được phép chuyển dữ liệu sau khi nhận được thông báo kết quả ĐẠT.

Bước 4: Lưu trữ và xuất trình hồ sơ (Áp dụng đối với Dữ liệu Quan trọng)

Đối với Dữ liệu Quan trọng, quy trình linh hoạt hơn. Doanh nghiệp không cần sự chấp thuận trước nhưng phải thực hiện các nghĩa vụ sau:

• Tự lập và lưu trữ: Doanh nghiệp phải tự lập Hồ sơ đánh giá tác động trước khi tiến hành chuyển dữ liệu và lưu trữ nội bộ.
• Mục đích lưu trữ: Để phục vụ hoạt động kiểm tra, đánh giá của Bộ Công an hoặc Bộ Quốc phòng khi có yêu cầu.
• Nghĩa vụ thông báo: Gửi 01 bản chính hồ sơ đã lập tới Bộ Công an (hoặc Bộ Quốc phòng) trước 15 ngày so với thời điểm dự kiến bắt đầu chuyển/xử lý dữ liệu.

6. Những Lưu Ý Quan Trọng Khi Lậ p và Cập Nhật Hồ Sơ Đánh Giá Tá c Động

Việc lập hồ sơ không phải là hoạt động chỉ thực hiện một lần. Doanh nghiệp cần duy trì và cập nhật hồ sơ để  phản ánh đúng thực tế hoạt động và sự thay đổi của môi trường pháp lý.

6.1.  Các trường hợp nào  bắt buộc doanh nghiệp phải thực hiện sửa đổi, bổ sung hồ sơ?

Theo khoản 8, Điều 12 Nghị định 165, doanh nghiệp phải cập nhật, sửa đổi hồ sơ khi có một trong các thay đổi trọng yếu sau:

• Thay đổi về mục đích, phương pháp, phạm vi, loại dữ liệu chuyển giao.
• Kéo dài thời gian lưu trữ dữ liệu ở nước ngoài so với kế hoạch ban đầu.
• Có sự thay đổi về chính sách bảo vệ dữ liệu, môi trường an ninh mạng tại quốc gia của bên nhận dữ liệu có thể ảnh hưởng đến an toàn dữ liệu.
• Có sự thay đổi về quyền kiểm soát thực tế của bên chuyển hoặc bên nhận dữ liệu (ví dụ: công ty bị mua lại bởi một tập đoàn khác).

6.2. Hậu quả pháp lý khi không tuân thủ và quyền của cơ quan quản lý nhà nước

Việc không tuân thủ các quy định về lập và nộp hồ sơ có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng. Theo khoản 9, Điều 12 Nghị định 165, Bộ Công an hoặc Bộ Quốc phòng có quyền quyết định yêu cầu bên chuyển dữ liệu ngừng hoạt động chuyển, xử lý dữ liệu trong các trường hợp:

• Dữ liệu được chuyển bị sử dụng vào các hoạt động xâm phạm quốc phòng, an ninh quốc gia.
• Bên chuyển dữ liệu không chấp hành các quy định tại Điều 12 của Nghị định.
• Có các hành vi vi phạm khác về bảo vệ dữ liệu.

Việc bị buộc ngừng hoạt động chuyển dữ liệu có thể gây gián đoạn nghiêm trọng cho hoạt động kinh doanh, đặc biệt với các công ty công nghệ hoặc các tập đoàn đa quốc gia.

6.3. Cách xác định lượng dữ liệu tích lũy để tính toán nghĩa vụ của doanh nghiệp

Một điểm mới và quan trọng tại khoản 10, Điều 12 Nghị định 165 là cách tính lượng dữ liệu. Việc xác định có thuộc phạm vi điều chỉnh hay không sẽ dựa trên kết quả tích lũy lượng dữ liệu đã được chuyển, xử lý xuyên biên giới.

Mốc thời gian để bắt đầu tính toán lượng dữ liệu tích lũy là từ ngày 01 tháng 7 năm 2025 (ngày Luật Dữ liệu có hiệu lực). Điều này có nghĩa là các doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống theo dõi, ghi nhận dòng dữ liệu ra nước ngoài một cách có hệ thống ngay từ thời điểm này.

7. Dịch Vụ Tư Vấn Chuyên Sâu Về Hồ Sơ Đánh Giá Tác Động Chuyển, Xử Lý Dữ Liệu Xuyên Biên Giới

Việc tuân thủ Luật Dữ liệu và các quy định về chuyển dữ liệu xuyên biên giới là một quy trình phức tạp, đòi hỏi sự am hiểu sâu sắc cả về pháp lý và kỹ thuật. Để đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp được thông suốt, an toàn và đúng pháp luật, việc tìm đến sự hỗ trợ của các chuyên gia pháp lý là một quyết định đầu tư khôn ngoan.

Luật Thành Đô với đội ngũ luật sư và chuyên gia giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn pháp luật về bảo dữ liệu, dữ liệu cá nhân và an ninh mạng, chúng tôi cung cấp gói dịch vụ tư vấn toàn diện bao gồm:

• Rà soát và đánh giá tuân thủ: Kiểm tra toàn bộ hoạt động xử lý và chuyển giao dữ liệu của doanh nghiệp để xác định các rủi ro và khoảng trống pháp lý so với quy định mới.
• Phân loại dữ liệu: Hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng tiêu chí và quy trình để phân loại chính xác Dữ liệu Cốt lõi, Dữ liệu Quan trọng và các loại dữ liệu khác.
• Soạn thảo và hoàn thiện Hồ sơ: Tư vấn và trực tiếp soạn thảo Hồ sơ đánh giá tác động chuyển, xử lý dữ liệu xuyên biên giới một cách chuyên nghiệp, đầy đủ và thuyết phục.
• Tư vấn và soạn thảo hợp đồng: Rà soát, đàm phán và soạn thảo các điều khoản bảo vệ dữ liệu (DPA) trong hợp đồng với đối tác nước ngoài.
• Đại diện thực hiện thủ tục: Thay mặt doanh nghiệp làm việc với các cơ quan nhà nước (Bộ Công an, Bộ Quốc phòng) để nộp hồ sơ, giải trình và theo dõi quá trình xử lý cho đến khi có kết quả cuối cùng.

Việc chủ động tuân thủ ngay từ đầu sẽ là lá chắn vững chắc bảo vệ tài sản dữ liệu và tương lai phát triển của doanh nghiệp.

Để nhận được sự tư vấn chi tiết và giải pháp pháp lý phù hợp nhất cho mô hình kinh doanh của Quý khách hàng, vui lòng liên hệ với Luật Thành Đô.