Thủ Tục Thay Đổi Người Đại Diện Theo Pháp Luật Của Công Ty [2025]

Thay đổi người đại diện theo pháp luật là một nghiệp vụ quan trọng, thường gặp trong quá trình hoạt động của mọi doanh nghiệp, đặc biệt từ năm 2025 với những cập nhật mới từ Luật Doanh nghiệp. Luật Thành Đô mang đến hướng dẫn chi tiết, giúp quý doanh nghiệp thực hiện thủ tục này một cách minh bạch, chính xác và hiệu quả, đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật hiện hành và tối ưu hóa vận hành kinh doanh.

Người Đại Diện Theo Pháp Luật: Khái Niệm Quan Trọng Trong Doanh Nghiệp Là Gì?

Người đại diện theo pháp luật đóng vai trò trung tâm, là cá nhân thay mặt doanh nghiệp thực hiện mọi giao dịch, quyền và nghĩa vụ theo quy định pháp luật, đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra hợp pháp.

Theo quy định tại Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật. Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần, có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Điều lệ công ty sẽ quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của từng người. Việc xác định rõ vai trò và giới hạn quyền hạn của mỗi người đại diện là yếu tố then chốt để thành lập công ty một cách vững chắc và tránh những rủi ro pháp lý về sau.

Có Được Phép Thay Đổi Người Đại Diện Theo Pháp Luật Sau Khi Thành Lập Công Ty Không?

Hoàn toàn có thể. Doanh nghiệp có quyền và nghĩa vụ đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật với Cơ quan đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật hiện hành.

Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật là một nghiệp vụ hoàn toàn hợp pháp và được quy định rõ ràng trong Luật Doanh nghiệp. Cụ thể, Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020 nêu rõ doanh nghiệp phải đăng ký với Cơ quan đăng ký kinh doanh khi thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, trong đó bao gồm thông tin về người đại diện theo pháp luật. Nghị định 168/2025/NĐ-CP cũng quy định chi tiết về hồ sơ, trình tự, thủ tục đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần tại Điều 43. Quá trình thủ tục thành lập công ty TNHH hay công ty cổ phần đều cho phép sự linh hoạt này, đảm bảo doanh nghiệp luôn có thể điều chỉnh bộ máy quản lý để phù hợp với tình hình thực tế và định hướng phát triển mới. Điều này thể hiện sự linh hoạt của pháp luật Việt Nam trong việc hỗ trợ doanh nghiệp duy trì hoạt động hiệu quả.

Điều Kiện Để Cá Nhân Trở Thành Người Đại Diện Theo Pháp Luật Mới Của Công Ty Là Gì?

Người được bổ nhiệm làm người đại diện theo pháp luật phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, không thuộc đối tượng bị cấm quản lý doanh nghiệp và đáp ứng các tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật và Điều lệ công ty.

Để một cá nhân có thể trở thành người đại diện theo pháp luật của công ty, họ cần đáp ứng các điều kiện chung được quy định tại Luật Doanh nghiệp và các văn bản hướng dẫn liên quan. Cụ thể, theo khoản 1 Điều 17 Luật Doanh nghiệp 2020, tổ chức, cá nhân có quyền thành lập và quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam, trừ các trường hợp bị cấm. Khoản 2 Điều 17 của Luật Doanh nghiệp 2020 (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Luật Doanh nghiệp sửa đổi 2025) quy định các đối tượng không có quyền thành lập và quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam, bao gồm:

• Cơ quan nhà nước, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân sử dụng tài sản nhà nước để thành lập doanh nghiệp kinh doanh thu lợi riêng.
• Cán bộ, công chức, viên chức, trừ trường hợp được thực hiện theo quy định của pháp luật về khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia.
• Sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức quốc phòng trong các cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân Việt Nam; sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp, công nhân công an trong các cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân Việt Nam, trừ người được cử làm đại diện theo ủy quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp hoặc quản lý tại doanh nghiệp nhà nước.
• Cán bộ lãnh đạo, quản lý nghiệp vụ trong doanh nghiệp nhà nước, trừ người được cử làm đại diện theo ủy quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp khác.
• Người chưa thành niên; người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự; người bị mất năng lực hành vi dân sự; người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi; tổ chức không có tư cách pháp nhân.
• Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc hoặc đang bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định; các trường hợp khác theo quy định của Luật Phá sản, Luật Phòng, chống tham nhũng.
• Tổ chức là pháp nhân thương mại bị cấm kinh doanh, cấm hoạt động trong một số lĩnh vực nhất định theo quy định của Bộ luật Hình sự.

Ngoài ra, tùy theo loại hình doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật còn phải đáp ứng các tiêu chuẩn cụ thể về trình độ chuyên môn, kinh nghiệm quản trị kinh doanh được quy định tại Điều 64 (đối với Giám đốc/Tổng Giám đốc công ty TNHH hai thành viên trở lên), Điều 82 khoản 3 (đối với Giám đốc/Tổng Giám đốc công ty TNHH một thành viên do tổ chức làm chủ sở hữu), Điều 101 (đối với Giám đốc/Tổng Giám đốc doanh nghiệp nhà nước), Điều 155 (đối với thành viên Hội đồng quản trị công ty cổ phần) và Điều 162 khoản 5 (đối với Giám đốc/Tổng Giám đốc công ty cổ phần) của Luật Doanh nghiệp 2020. Việc lựa chọn một người đại diện đáp ứng đầy đủ các điều kiện này là yếu tố quan trọng để đảm bảo sự tuân thủ pháp luật và hoạt động ổn định của công ty.

Thủ Tục Thay Đổi Người Đại Diện Theo Pháp Luật Công Ty [2025] Diễn Ra Như Thế Nào?

Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật bao gồm các bước chuẩn bị hồ sơ, nộp hồ sơ tại Cơ quan đăng ký kinh doanh và công bố thông tin, với thời gian xử lý nhanh chóng chỉ trong 03 ngày làm việc.

Quy trình thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty được chuẩn hóa để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả. Việc nắm rõ từng bước giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tránh các sai sót không đáng có. Luật Thành Đô cam kết đồng hành cùng quý doanh nghiệp trong suốt quá trình này.

Bước 1: Chuẩn Bị Hồ Sơ Thay Đổi Người Đại Diện Cần Những Giấy Tờ Nào?

Hồ sơ cần thiết bao gồm giấy đề nghị, nghị quyết/quyết định của công ty và bản sao giấy tờ pháp lý của người đại diện mới, đảm bảo đầy đủ và chính xác theo quy định của Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

Theo Điều 43 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật bao gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật: Đây là mẫu văn bản do Bộ Tài chính ban hành, thể hiện rõ các thông tin về công ty, người đại diện cũ và người đại diện mới. Người ký giấy đề nghị sẽ tùy thuộc vào loại hình công ty và chức danh của người đại diện cũ và mới (Điều 43 khoản 2 Nghị định 168/2025/NĐ-CP). Chẳng hạn, đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, người ký là Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty; đối với công ty cổ phần là Chủ tịch Hội đồng quản trị.
• Bản sao hoặc bản chính nghị quyết hoặc quyết định về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật:
  • Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên: Quyết định của chủ sở hữu công ty.
  • Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên: Nghị quyết hoặc quyết định của Hội đồng thành viên.
  • Đối với công ty cổ phần: Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông (nếu việc thay đổi làm thay đổi Điều lệ công ty) hoặc Nghị quyết của Hội đồng quản trị (nếu việc thay đổi không làm thay đổi Điều lệ công ty ngoài nội dung thông tin cá nhân và chữ ký của người đại diện theo pháp luật).
• Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật mới: Bao gồm một trong các loại giấy tờ sau: thẻ Căn cước, thẻ Căn cước công dân, Hộ chiếu, giấy tờ chứng thực cá nhân hợp pháp khác (Điều 4 khoản 16 Luật Doanh nghiệp 2020 được sửa đổi bởi Luật Doanh nghiệp sửa đổi 2025). Nếu cá nhân đã có số định danh cá nhân và đồng ý chia sẻ thông tin, hồ sơ có thể không cần bản sao giấy tờ pháp lý theo Điều 11 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác là bước đầu tiên và quan trọng nhất để đảm bảo quá trình đăng ký thay đổi được thuận lợi.

Bước 2: Nộp Hồ Sơ Thay Đổi Người Đại Diện Đến Cơ Quan Nào?

Hồ sơ được nộp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh, thường là Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính, với nhiều phương thức linh hoạt từ trực tiếp đến trực tuyến.

Doanh nghiệp gửi 01 bộ hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi công ty đặt trụ sở chính (Điều 43 khoản 1 Nghị định 168/2025/NĐ-CP). Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh là Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương theo Điều 20 Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Có ba phương thức nộp hồ sơ chính:

• Trực tiếp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh: Người nộp hồ sơ mang trực tiếp bộ hồ sơ đã chuẩn bị đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh.
• Qua dịch vụ bưu chính: Gửi hồ sơ qua bưu điện đến Cơ quan đăng ký kinh doanh.
• Qua mạng thông tin điện tử:  Người nộp hồ sơ sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (dangkykinhdoanh.gov.vn), kê khai thông tin, tải văn bản điện tử và ký số hồ sơ (Điều 39 Nghị định 168/2025/NĐ-CP). Đây là phương thức được khuyến khích để tối ưu hóa thời gian và công sức. 

Khi nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua bưu chính, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh sẽ trao giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả. Đối với hồ sơ nộp qua mạng, người nộp hồ sơ sẽ nhận được giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả điện tử.

Bước 3: Thời Gian Và Kết Quả Xử Lý Hồ Sơ Thay Đổi Người Đại Diện Là Bao Lâu?

Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ xử lý hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.

Theo khoản 5 Điều 43 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh sẽ thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp (Điều 32 Nghị định 168/2025/NĐ-CP). Doanh nghiệp cần lưu ý rằng thời hạn để sửa đổi, bổ sung hồ sơ là 60 ngày kể từ ngày nhận thông báo, sau thời hạn này, hồ sơ đăng ký sẽ không còn giá trị.

Kết quả của thủ tục này là Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, trong đó thông tin về người đại diện theo pháp luật đã được cập nhật. Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp được cấp trước đó sẽ không còn hiệu lực (Điều 33 khoản 3 Nghị định 168/2025/NĐ-CP). Việc cập nhật kịp thời thông tin về người đại diện pháp luật trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là minh chứng cho sự tuân thủ pháp luật của công ty.

Bước 4: Nghĩa Vụ Thông Báo Và Công Bố Thông Tin Thay Đổi Có Bắt Buộc Không?

Doanh nghiệp bắt buộc phải thông báo công khai thông tin thay đổi người đại diện theo pháp luật trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới.

Sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo công khai nội dung thay đổi trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.  Luật Doanh nghiệp 2020 quy định rõ rằng trường hợp thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, những thay đổi tương ứng phải được thông báo công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. 

Việc công bố thông tin này không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn giúp các đối tác, khách hàng và cơ quan chức năng nắm bắt được sự thay đổi trong bộ máy điều hành của công ty, đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh. Quá trình này góp phần nâng cao uy tín và độ tin cậy của doanh nghiệp trên thị trường.

Trách Nhiệm Của Người Đại Diện Theo Pháp Luật Cũ Và Mới Được Quy Định Ra Sao?

Người đại diện theo pháp luật cũ và mới đều có những trách nhiệm riêng biệt nhưng cũng có thể liên đới chịu trách nhiệm đối với các nghĩa vụ của công ty, đặc biệt là trong giai đoạn chuyển giao.

Sự chuyển giao vị trí người đại diện theo pháp luật kéo theo những thay đổi về trách nhiệm pháp lý, đòi hỏi cả người cũ và người mới phải hiểu rõ nghĩa vụ của mình để đảm bảo sự liền mạch và tránh rủi ro cho công ty.

Trách Nhiệm Của Người Đại Diện Theo Pháp Luật Cũ

Người đại diện theo pháp luật cũ chịu trách nhiệm về các hành vi và quyết định của mình trong suốt thời gian đảm nhiệm chức vụ. Theo Điều 13 Luật Doanh nghiệp 2020 (được sửa đổi bởi Luật Doanh nghiệp sửa đổi 2025), người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chịu trách nhiệm cá nhân theo quy định của pháp luật đối với thiệt hại cho doanh nghiệp do vi phạm trách nhiệm được giao một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất nhằm bảo đảm lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp; trung thành với lợi ích của doanh nghiệp; không lạm dụng địa vị, chức vụ và sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh, tài sản khác của doanh nghiệp để tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác; thông báo kịp thời, đầy đủ, chính xác cho doanh nghiệp về doanh nghiệp mà mình, người có liên quan của mình làm chủ hoặc có cổ phần, phần vốn góp.

Trong quá trình chuyển giao, nếu có bất kỳ nghĩa vụ hoặc khoản nợ nào phát sinh từ thời điểm người đại diện cũ còn đương chức mà chưa được giải quyết, người đại diện cũ có thể vẫn phải chịu trách nhiệm liên đới, đặc biệt nếu có sự thiếu trung thực hoặc sai phạm nghiêm trọng.

Trách Nhiệm Của Người Đại Diện Theo Pháp Luật Mới

Người đại diện theo pháp luật mới sẽ chịu trách nhiệm chính thức kể từ thời điểm thông tin của họ được cập nhật trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Họ có trách nhiệm điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty, đảm bảo tuân thủ pháp luật, Điều lệ công ty và các nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông. Điều 13 Luật Doanh nghiệp 2020 cũng áp dụng đầy đủ cho người đại diện mới. Người đại diện mới phải thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng, và tốt nhất để bảo đảm lợi ích hợp pháp của công ty.

Trong trường hợp công ty có nhiều người đại diện theo pháp luật, Điều lệ công ty cần quy định rõ ràng quyền và nghĩa vụ của từng người. Nếu không, mỗi người đại diện theo pháp luật đều là đại diện đủ thẩm quyền của doanh nghiệp trước bên thứ ba và tất cả phải chịu trách nhiệm liên đới đối với thiệt hại gây ra cho doanh nghiệp theo quy định của pháp luật (khoản 2 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020).

Các Lưu Ý Quan Trọng Khác Khi Thay Đổi Người Đại Diện Công Ty [2025] Là Gì?

Ngoài các thủ tục pháp lý, doanh nghiệp cần chú ý đến việc cập nhật Điều lệ, thay đổi thông tin ngân hàng, con dấu và đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ để tránh gián đoạn hoạt động kinh doanh.

Để đảm bảo quá trình thay đổi người đại diện theo pháp luật diễn ra suôn sẻ và không ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp, có một số điểm quan trọng cần lưu ý:

• Sửa đổi Điều lệ công ty: Nếu việc thay đổi người đại diện theo pháp luật làm thay đổi các quy định liên quan trong Điều lệ công ty (ví dụ: chức danh, quyền hạn), doanh nghiệp cần tiến hành sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty và đăng ký nội dung sửa đổi này với Cơ quan đăng ký kinh doanh. Điều 24 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định rõ nội dung Điều lệ công ty phải bao gồm số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật.
• Cập nhật thông tin tài khoản ngân hàng và con dấu: Sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, công ty cần liên hệ với ngân hàng để cập nhật thông tin về người đại diện theo pháp luật trên tài khoản của công ty. Đồng thời, nếu công ty sử dụng con dấu có khắc tên người đại diện, cần xem xét việc làm lại con dấu hoặc thông báo về việc thay đổi thông tin liên quan đến con dấu theo quy định của Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020.
• Nghĩa vụ thuế: Mặc dù việc thay đổi người đại diện theo pháp luật không trực tiếp làm thay đổi nghĩa vụ thuế của công ty, nhưng công ty vẫn cần thông báo hoặc cập nhật thông tin này với Cơ quan đăng ký kinh doanh theo Điều 53 Nghị định 168/2025/NĐ-CP để đảm bảo thông tin quản lý thuế được đồng bộ và chính xác.
• Tránh gián đoạn hoạt động: Để tránh gián đoạn trong các giao dịch, hợp đồng, và hoạt động kinh doanh hằng ngày, công ty nên chuẩn bị kỹ lưỡng và thực hiện các thủ tục một cách nhanh chóng. Việc bàn giao công việc giữa người đại diện cũ và mới cần được thực hiện một cách minh bạch, có biên bản ghi nhận rõ ràng.
• Hỗ trợ từ chuyên gia: Quá trình thay đổi người đại diện theo pháp luật có thể phức tạp, đặc biệt với những trường hợp đặc biệt hoặc doanh nghiệp có quy mô lớn. Việc tìm kiếm sự hỗ trợ từ các chuyên gia pháp lý như Luật Thành Đô sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ đúng quy định, giảm thiểu rủi ro và tiết kiệm thời gian.

Từ kinh nghiệm của chúng tôi, việc chủ động chuẩn bị và thực hiện đúng các bước theo quy định pháp luật sẽ mang lại sự yên tâm và thuận lợi cho doanh nghiệp. 

Các Câu Hỏi Thường Gặp Về Thay Đổi Người Đại Diện Theo Pháp Luật

1. Nếu người đại diện theo pháp luật cũ không hợp tác ký hồ sơ thì phải làm sao?

Trong trường hợp người đại diện theo pháp luật cũ không hợp tác, công ty cần căn cứ vào Điều lệ công ty hoặc các quy định của Luật Doanh nghiệp để tiến hành các thủ tục cần thiết, thậm chí có thể thông qua quyết định của Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông để bổ nhiệm người mới.

Theo khoản 2 và khoản 3 Điều 43 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, pháp luật đã dự liệu các trường hợp người đại diện theo pháp luật cũ vắng mặt hoặc không thể thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình (ví dụ: chết, mất tích, bị tạm giam, bị hạn chế năng lực hành vi dân sự). Trong những trường hợp này, Điều lệ công ty hoặc các thành viên còn lại (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên), hoặc Hội đồng quản trị (đối với công ty cổ phần), hoặc chủ sở hữu (đối với công ty TNHH một thành viên) sẽ có thẩm quyền bầu, bổ nhiệm hoặc ủy quyền cho cá nhân khác thực hiện việc ký giấy tờ. Nếu vẫn gặp khó khăn, việc tham vấn Luật Thành Đô là cần thiết để tìm giải pháp pháp lý phù hợp, đảm bảo quyền lợi của công ty.

2. Công ty có thể có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật không?

Có, công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật, tùy thuộc vào quy định trong Điều lệ công ty.

Khoản 2 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định rõ công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Điều lệ công ty sẽ quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện. Trong trường hợp có nhiều hơn một người đại diện mà Điều lệ công ty chưa quy định rõ sự phân chia quyền, nghĩa vụ, thì mỗi người đại diện đều có thẩm quyền đại diện cho doanh nghiệp trước bên thứ ba và tất cả phải chịu trách nhiệm liên đới đối với thiệt hại gây ra cho doanh nghiệp. Việc có nhiều người đại diện có thể mang lại sự linh hoạt trong quản trị nhưng cũng đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ và quy định rõ ràng trong Điều lệ.

3. Chi phí để thay đổi người đại diện theo pháp luật là bao nhiêu?

Chi phí bao gồm lệ phí nhà nước cho việc đăng ký thay đổi và phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp, cùng với các chi phí dịch vụ (nếu có) tùy thuộc vào đơn vị hỗ trợ.

Theo Điều 34 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, người nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải nộp lệ phí đăng ký doanh nghiệp tại thời điểm nộp hồ sơ. Lệ phí này không được hoàn trả nếu doanh nghiệp không được cấp đăng ký. Ngoài ra, theo Điều 73 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, việc công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp cũng phát sinh phí công bố. Mức phí và lệ phí cụ thể được quy định bởi Bộ Tài chính.

4. Có cần thông báo cho cơ quan thuế khi thay đổi người đại diện không?

Thông tin thay đổi người đại diện theo pháp luật sẽ được Cơ quan đăng ký kinh doanh tự động truyền sang Cơ quan thuế thông qua Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, do đó doanh nghiệp không cần nộp riêng cho Cơ quan thuế.

Theo khoản 5 Điều 31 và khoản 3 Điều 39 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, các thông tin đăng ký doanh nghiệp trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, bao gồm cả thay đổi người đại diện theo pháp luật, sẽ được truyền sang Hệ thống ứng dụng đăng ký thuế để phối hợp, trao đổi thông tin giữa Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh và Cơ quan thuế. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp không cần thực hiện thủ tục thông báo riêng cho Cơ quan thuế về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật, giúp đơn giản hóa thủ tục hành chính. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần đảm bảo thông tin kê khai chính xác để tránh sai lệch trong hệ thống dữ liệu của cả hai cơ quan.

5. Việc thay đổi người đại diện có ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty không?

Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật không làm thay đổi các quyền và nghĩa vụ cơ bản của doanh nghiệp, tuy nhiên cần sự chuẩn bị kỹ lưỡng để đảm bảo sự liền mạch trong các giao dịch và vận hành.

Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật không làm thay đổi tư cách pháp nhân, quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp (Điều 40 và Điều 41 Nghị định 168/2025/NĐ-CP cũng quy định tương tự cho việc thay đổi địa chỉ hay tên doanh nghiệp). Tuy nhiên, có thể có những ảnh hưởng nhất định đến các hoạt động giao dịch nếu không được chuẩn bị kỹ lưỡng. Việc này đòi hỏi sự chủ động từ phía doanh nghiệp để thông báo và cập nhật thông tin kịp thời, tránh các gián đoạn không mong muốn trong kinh doanh.

Quá trình thay đổi người đại diện theo pháp luật là một thủ tục pháp lý quan trọng, đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ chặt chẽ các quy định pháp luật. Với những cập nhật trong Luật Doanh nghiệp 2025 và Nghị định 168/2025/NĐ-CP, việc nắm bắt thông tin và thực hiện đúng đắn sẽ giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động ổn định và phát triển bền vững. 

Để được tư vấn chuyên sâu và hỗ trợ thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan đến doanh nghiệp một cách nhanh chóng, chính xác và chuyên nghiệp, quý vị vui lòng liên hệ Luật Thành Đô tại:

• Website: luatthanhdo.com.vn
• Luật sư Nguyễn Lâm Sơn
• Hotline: 0919089888
• Email: luatsu@luatthanhdo.com.vn
• Địa chỉ: Tầng 6 Tòa Star Tower, Phố Dương Đình Nghệ, KĐTM CG, Phường  Cầu Giấy, Thành Phố Hà Nội

Nguồn Tham Khảo

• Luật Doanh nghiệp 2020
• Luật Doanh nghiệp sửa đổi 2025
• Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp
• Thông tư 68/2025/TT-BTC ban hành biểu mẫu sử dụng trong đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hộ kinh doanh
• Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp