Thành Lập Công Ty Cổ Phần Cần Chuẩn Bị Gì? Checklist Hồ Sơ & Thông Tin

Thành lập công ty cổ phần cần chuẩn bị gì là câu hỏi được nhiều doanh nhân quan tâm để hiện thực hóa khát vọng kinh doanh; và Luật Thành Đô cung cấp giải pháp toàn diện, hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ và thông tin cần thiết, giúp quá trình khởi sự doanh nghiệp diễn ra nhanh chóng, chính xác và hiệu quả, đảm bảo tuân thủ pháp luật. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng từ ban đầu sẽ tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp, tối ưu hóa lợi nhuận, và khẳng định vị thế trên thị trường.

Thành lập công ty cổ phần có lợi ích gì đặc biệt so với các loại hình doanh nghiệp khác?

Thành lập công ty cổ phần mang lại nhiều lợi thế vượt trội về huy động vốn, tính linh hoạt trong chuyển nhượng cổ phần và trách nhiệm hữu hạn, tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển quy mô lớn và bền vững của doanh nghiệp.

Công ty cổ phần, theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 sửa đổi bổ sung năm 2025 (sau đây gọi là Luật doanh nghiệp 2020), là một loại hình doanh nghiệp có cấu trúc linh hoạt và khả năng huy động vốn mạnh mẽ, rất phù hợp với các dự án lớn hoặc doanh nghiệp có định hướng phát triển mở rộng. Đặc trưng nổi bật là vốn điều lệ được chia thành nhiều phần bằng nhau gọi là cổ phần, và các cổ đông chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp trong phạm vi số vốn đã góp vào doanh nghiệp. Điều này mang lại sự an tâm cho nhà đầu tư khi rủi ro được giới hạn. Thành lập công ty cổ phần cũng cho phép chuyển nhượng cổ phần dễ dàng, tạo tính thanh khoản cao và thu hút các nhà đầu tư mới.

Luật Thành Đô nhận thấy, mô hình này đặc biệt hấp dẫn các nhà khởi nghiệp cá nhân và các chuyên gia mong muốn xây dựng một sự nghiệp riêng vững chắc, có tiềm năng mở rộng ra thị trường. Khác với các loại hình khác như công ty TNHH hay doanh nghiệp tư nhân, công ty cổ phần không giới hạn số lượng cổ đông (tối thiểu là 03, không giới hạn tối đa), tạo điều kiện thuận lợi cho việc đa dạng hóa nguồn vốn và chia sẻ rủi ro.

Những hồ sơ và thông tin nào cần chuẩn bị để thành lập công ty cổ phần đúng quy định pháp luật?

Để thành lập công ty cổ phần, cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ pháp lý theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 168/2025/NĐ-CP, bao gồm Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, Điều lệ công ty, Danh sách cổ đông sáng lập, Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp và các giấy tờ cá nhân liên quan của họ.

Việc chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ và chính xác là bước quan trọng nhất quyết định sự thành công của quá trình thủ tục thành lập công ty. Theo Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, các tài liệu cần chuẩn bị bao gồm:

Những giấy tờ cá nhân nào của cổ đông sáng lập cần được chuẩn bị?

Cổ đông sáng lập là cá nhân cần chuẩn bị bản sao có chứng thực Căn cước công dân/Chứng minh nhân dân/Hộ chiếu. Nếu là tổ chức, cần bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và giấy tờ của người đại diện theo pháp luật.

Đối với cổ đông sáng lập là cá nhân, việc chuẩn bị bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ sau là bắt buộc:

• Thẻ căn cước công dân.
• Giấy chứng minh nhân dân.
• Hộ chiếu còn hiệu lực.

Trong trường hợp cổ đông sáng lập là tổ chức (ví dụ: công ty khác), hồ sơ cần bao gồm:

• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc tài liệu tương đương.
• Bản sao Căn cước công dân/Chứng minh nhân dân/Hộ chiếu của người đại diện theo ủy quyền của tổ chức.
• Văn bản ủy quyền quản lý phần vốn góp.
• Văn bản cử người đại diện theo pháp luật (đối với tổ chức).

Luật Thành Đô khuyến nghị tất cả các bản sao này cần được công chứng hoặc chứng thực trong vòng 6 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ để đảm bảo tính hợp lệ theo quy định pháp luật.

Vốn điều lệ, tài sản góp vốn và thời hạn góp vốn cần được chuẩn bị như thế nào?

Vốn điều lệ cần được đăng ký rõ ràng, không có quy định mức tối thiểu trừ các ngành nghề kinh doanh có điều kiện. Tài sản góp vốn có thể là tiền, vàng, quyền sử dụng đất, tài sản trí tuệ. Cổ đông có 90 ngày để góp đủ vốn kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Vốn điều lệ là tổng giá trị mệnh giá cổ phần đã bán hoặc được đăng ký mua khi thành lập công ty cổ phần. Điều 112 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định rõ về vốn điều lệ và việc góp vốn.

• Mức vốn điều lệ: Không có quy định về mức vốn tối thiểu cho công ty cổ phần, trừ các ngành nghề kinh doanh có điều kiện đặc thù (ví dụ: kinh doanh bất động sản, dịch vụ bảo vệ...). Việc kê khai vốn điều lệ phù hợp với khả năng tài chính và quy mô hoạt động dự kiến là rất quan trọng.
• Tài sản góp vốn: Cổ đông có thể góp vốn bằng Đồng Việt Nam, ngoại tệ tự do chuyển đổi, vàng, giá trị quyền sử dụng đất, quyền sở hữu trí tuệ, công nghệ, bí quyết kỹ thuật, và các tài sản khác có thể định giá được bằng Đồng Việt Nam. Việc định giá tài sản không phải là Đồng Việt Nam phải được các cổ đông sáng lập hoặc tổ chức định giá chuyên nghiệp thực hiện.
• Thời hạn góp vốn: Trong vòng 90 ngày kể từ ngày công ty được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, các cổ đông sáng lập phải góp đủ số vốn đã cam kết. Quá thời hạn này mà chưa góp đủ, công ty phải làm thủ tục điều chỉnh giảm vốn điều lệ tương ứng với số vốn thực góp.

Luật Thành Đô khuyến nghị việc xác định vốn điều lệ cần được tính toán kỹ lưỡng, không chỉ đảm bảo nguồn lực cho hoạt động kinh doanh mà còn thể hiện năng lực tài chính của doanh nghiệp. Việc này cũng ảnh hưởng đến các nghĩa vụ pháp lý và quan hệ với đối tác sau này.

Những thông tin cơ bản nào của công ty dự kiến thành lập cần được xác định trước?

Thông tin cơ bản bao gồm tên công ty (theo quy định pháp luật), địa chỉ trụ sở chính (rõ ràng, hợp pháp) và danh mục ngành nghề kinh doanh (chính xác theo mã ngành cấp 4, lưu ý ngành nghề có điều kiện).

Việc chuẩn bị các thông tin cốt lõi này là nền tảng để hoàn thiện hồ sơ:

• Tên công ty: Phải tuân thủ Điều 37, 38, 39 Luật Doanh nghiệp 2020. Tên phải bao gồm loại hình doanh nghiệp (Công ty cổ phần) và tên riêng. Tên không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với doanh nghiệp đã đăng ký, không được sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc. Việc tra cứu tên trước khi đăng ký là cần thiết. 
• Địa chỉ trụ sở chính: Phải là địa điểm xác định gồm Số nhà phòng, ngách/hẻm, ngõ/kiệt, đường/phố/đại lộ, tổ/xóm/ấp/thôn, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. Trụ sở không được đặt tại căn hộ chung cư dùng để ở (trừ trường hợp quy định pháp luật về nhà ở có quy định khác) theo quy định tại Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020.
• Ngành nghề kinh doanh: Cần liệt kê chi tiết các ngành nghề dự kiến hoạt động, mã hóa theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam cấp 4. Đặc biệt lưu ý nếu có ngành nghề kinh doanh có điều kiện, cần đảm bảo công ty đáp ứng đủ các điều kiện đó trước khi đi vào hoạt động chính thức. 
• Người đại diện theo pháp luật: Là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và thực hiện các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

Các bước, quy trình và thủ tục pháp lý cần thiết để hoàn tất việc thành lập công ty cổ phần là gì?

Quy trình thành lập công ty cổ phần bao gồm 5 bước chính: chuẩn bị thông tin, soạn thảo hồ sơ, nộp hồ sơ, nhận kết quả và thực hiện các thủ tục sau thành lập như khắc dấu, công bố thông tin, mở tài khoản ngân hàng và đăng ký nộp thuế điện tử.

Để tối ưu hóa quá trình đăng ký doanh nghiệp, Luật Thành Đô hướng dẫn chi tiết các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị thông tin và tài liệu cần thiết để khởi tạo hồ sơ?

Ở bước này, doanh nghiệp cần thu thập đầy đủ thông tin về cổ đông sáng lập, tên công ty dự kiến, địa chỉ trụ sở chính, vốn điều lệ và ngành nghề kinh doanh, sau đó chuẩn bị các bản sao giấy tờ cá nhân/tổ chức liên quan.

Đây là giai đoạn tập hợp dữ liệu nền tảng. Bạn cần hoàn thiện các thông tin đã nêu ở phần trên về tên, địa chỉ, ngành nghề, vốn điều lệ và danh sách cổ đông. Đặc biệt chú ý đến việc tra cứu tên công ty để tránh trùng lặp hoặc gây nhầm lẫn theo hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Một lỗi nhỏ trong tên gọi cũng có thể khiến hồ sơ bị trả lại, gây mất thời gian và chi phí. 

Bước 2: Soạn thảo hồ sơ đăng ký thành lập công ty cổ phần theo mẫu chuẩn?

Hồ sơ bao gồm Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (Phụ lục I-4, Thông tư 68/2025/TT-BTC), Điều lệ công ty, Danh sách cổ đông sáng lập (Phụ lục I-7, Thông tư 8/2025/TT-BTC),  Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp (nếu có) (Phục lục I-10 Thông tư 68/2025/TT-BTC) và các giấy tờ cá nhân/tổ chức của cổ đông và người đại diện theo pháp luật.

Dựa trên các thông tin đã chuẩn bị, bạn cần soạn thảo các tài liệu sau đây theo Thông tư 68/2025/TT-BTC và Nghị định 168/2025/NĐ-CP:

Luật Thành Đô luôn nhấn mạnh tầm quan trọng của Điều lệ công ty. Đây không chỉ là văn bản pháp lý mà còn là "kim chỉ nam" cho mọi hoạt động, quản trị nội bộ. Một Điều lệ chặt chẽ, rõ ràng sẽ giúp công ty tránh được nhiều tranh chấp nội bộ sau này. 

Bước 3: Nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp tại cơ quan nào và bằng cách nào?

Hồ sơ được nộp tại Cơ quan Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính nơi công ty đặt trụ sở chính. Có thể nộp trực tiếp hoặc qua mạng điện tử tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bạn có thể lựa chọn một trong hai phương thức sau:

• Nộp trực tiếp: Tại Cơ quan Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính tỉnh/thành phố nơi công ty đặt trụ sở chính. 
• Nộp trực tuyến: Qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (dangkykinhdoanh.gov.vn). Phương thức này ngày càng được khuyến khích vì sự tiện lợi và nhanh chóng. Bạn cần có tài khoản đăng ký kinh doanh và chữ ký số.

Thời gian xử lý hồ sơ là 03 ngày làm việc kể từ ngày Cơ quan Đăng ký kinh doanh nhận được hồ sơ hợp lệ. Nếu hồ sơ không hợp lệ, Cơ quan Đăng ký kinh doanh sẽ thông báo bằng văn bản để doanh nghiệp bổ sung hoặc sửa đổi.

Bước 4: Nhận kết quả và các giấy phép cần thiết có bao gồm mã số thuế không?

Sau khi hồ sơ được chấp thuận, doanh nghiệp sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Mã số doanh nghiệp chính là mã số thuế, được cấp tự động trong quá trình này.

Khi hồ sơ được chấp thuận, Cơ quan Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Mã số doanh nghiệp trên Giấy chứng nhận này đồng thời là mã số thuế của công ty. Đây là thời điểm đánh dấu sự ra đời chính thức của doanh nghiệp trên pháp lý. Việc này cũng bao gồm cả việc công bố thông tin đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo Điều 33 Luật Doanh nghiệp 2020.

Theo số liệu từ Tổng cục Thống kê, trong 6 tháng đầu năm 2023, số doanh nghiệp đăng ký thành lập mới đã đạt hơn 75.000 doanh nghiệp, tăng khoảng 1,5% so với cùng kỳ năm trước, cho thấy sự khởi sắc của môi trường kinh doanh tại Việt Nam. Điều này khẳng định việc thành lập công ty đang trở nên thuận lợi hơn.

Bước 5: Những thủ tục cần thực hiện sau khi thành lập công ty cổ phần là gì?

Sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty cần khắc dấu pháp nhân, công bố mẫu dấu (nếu có), mở tài khoản ngân hàng, đăng ký nộp thuế điện tử, mua chữ ký số, nộp tờ khai môn bài và báo cáo thuế ban đầu.

Đây là các bước quan trọng để công ty có thể đi vào hoạt động hợp pháp và thực hiện nghĩa vụ thuế:

• Khắc dấu pháp nhân: Doanh nghiệp có quyền tự quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu. Con dấu phải thể hiện tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp. Doanh nghiệp có bắt buộc phải có con dấu không theo Luật Doanh nghiệp 2020 là không, nhưng thực tế hầu hết các giao dịch vẫn cần con dấu.
• Mở tài khoản ngân hàng: Công ty cần mở tài khoản ngân hàng tại một ngân hàng thương mại để thực hiện các giao dịch thanh toán và góp vốn. Sau đó, thông báo số tài khoản cho Sở Tài chính.
• Đăng ký nộp thuế điện tử và mua chữ ký số: Đây là yêu cầu bắt buộc để thực hiện các giao dịch kê khai và nộp thuế trực tuyến.
• Nộp tờ khai lệ phí môn bài: Trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty phải nộp tờ khai lệ phí môn bài và nộp tiền thuế môn bài (mức lệ phí phụ thuộc vào vốn điều lệ).
• Treo biển tên công ty: Tại trụ sở chính để thông báo về sự tồn tại của doanh nghiệp.
• Phát hành hóa đơn điện tử: Chuẩn bị sẵn sàng cho việc xuất hóa đơn khi có doanh thu.
• Đăng ký bảo hiểm xã hội (nếu có lao động): Khi công ty có người lao động, cần đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội theo quy định.

Việc hoàn tất các thủ tục sau thành lập một cách nhanh chóng và chính xác là rất quan trọng. Luật Thành Đô luôn đồng hành cùng quý doanh nghiệp, đảm bảo mọi thủ tục được thực hiện đúng luật, tránh phát sinh các rủi ro pháp lý không đáng có, giúp doanh nghiệp tập trung tối đa vào hoạt động kinh doanh cốt lõi. 

Tại sao nên chọn dịch vụ tư vấn thành lập công ty của Luật Thành Đô?

Luật Thành Đô cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp, toàn diện từ tư vấn pháp lý, soạn thảo hồ sơ đến hoàn tất thủ tục, đảm bảo tuân thủ pháp luật, tối ưu thời gian và chi phí cho doanh nghiệp, mang lại sự an tâm tuyệt đối.

Thấu hiểu những thách thức mà các nhà khởi nghiệp và doanh nghiệp đang đối mặt, Luật Thành Đô tự hào mang đến giải pháp thành lập công ty cổ phần toàn diện và chuyên nghiệp. Với đội ngũ luật sư, chuyên gia pháp lý giàu kinh nghiệm, chúng tôi cam kết:

• Chuyên môn sâu rộng: Luật Thành Đô có kinh nghiệm dày dặn trong việc tư vấn và hỗ trợ thành lập hàng ngàn doanh nghiệp, bao gồm cả các công ty cổ phần với cấu trúc phức tạp. Chúng tôi am hiểu tường tận Luật Doanh nghiệp 2020, Nghị định 168/2025/NĐ-CP và các văn bản pháp luật liên quan, đảm bảo mọi hồ sơ và thủ tục đều chuẩn xác tuyệt đối.
• Tư vấn tận tâm, cá nhân hóa: Mỗi doanh nghiệp là một câu chuyện riêng. Chúng tôi lắng nghe để hiểu rõ mục tiêu, ngành nghề và các yếu tố đặc thù của quý vị, từ đó đưa ra lời khuyên tối ưu nhất, không chỉ giúp có giấy phép mà còn xây dựng nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững.
• Giải pháp toàn diện, trọn gói: Từ việc tư vấn lựa chọn tên, ngành nghề, địa chỉ, vốn điều lệ, đến soạn thảo điều lệ, nộp hồ sơ, khắc dấu, công bố thông tin, đăng ký thuế ban đầu... Luật Thành Đô lo liệu tất cả. Quý vị chỉ cần cung cấp thông tin cần thiết, chúng tôi sẽ hoàn tất mọi thủ tục một cách nhanh chóng, hiệu quả.
• Tối ưu thời gian và chi phí: Chúng tôi giúp quý vị tiết kiệm tối đa thời gian và công sức, đồng thời dự toán rõ ràng các khoản chi phí, đảm bảo không có chi phí phát sinh bất ngờ.
• Hỗ trợ chuyên nghiệp: Sau khi thành lập, chúng tôi vẫn tiếp tục hỗ trợ tư vấn các vấn đề pháp lý phát sinh, từ thủ tục thuế, bảo hiểm đến các hợp đồng kinh doanh, giúp doanh nghiệp an tâm phát triển.

Với Luật Thành Đô, việc thành lập công ty cổ phần không chỉ là một thủ tục hành chính mà là một bước khởi đầu vững chắc cho hành trình kinh doanh đầy hứa hẹn của quý vị. Chúng tôi tin rằng, sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ ban đầu sẽ mang lại thành công lớn.

Các câu hỏi thường gặp khi thành lập công ty cổ phần

1. Công ty cổ phần có cần Ban kiểm soát không?

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, công ty cổ phần có dưới 11 cổ đông và các cổ đông là tổ chức sở hữu dưới 50% tổng số cổ phần không bắt buộc phải có Ban kiểm soát.

Tuy nhiên, nếu công ty có trên 11 cổ đông hoặc cổ đông là tổ chức sở hữu từ 50% trở lên tổng số cổ phần, thì bắt buộc phải thành lập Ban kiểm soát.

2. Vốn điều lệ của công ty cổ phần có bắt buộc phải là tiền mặt không?

Không. Vốn điều lệ của công ty cổ phần có thể là tiền Việt Nam, ngoại tệ tự do chuyển đổi, vàng, giá trị quyền sử dụng đất, quyền sở hữu trí tuệ, công nghệ, bí quyết kỹ thuật và các tài sản khác có thể định giá được bằng Đồng Việt Nam.

Việc định giá tài sản không phải là tiền Việt Nam phải được các cổ đông sáng lập hoặc một tổ chức định giá chuyên nghiệp thực hiện và phải được thể hiện rõ trong Điều lệ công ty.

3. Bao nhiêu người mới được thành lập công ty cổ phần?

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, công ty cổ phần phải có tối thiểu 03 cổ đông sáng lập và không giới hạn số lượng tối đa.

Tất cả các cổ đông sáng lập phải cùng nhau ký vào Điều lệ công ty và danh sách cổ đông sáng lập.

4. Có thể đặt trụ sở công ty tại nhà riêng được không?

Trụ sở chính của công ty không được đặt tại các căn hộ chung cư dùng để ở. Tuy nhiên, nếu nhà riêng là nhà ở riêng lẻ (không phải chung cư) thì có thể đặt làm trụ sở chính của công ty.

Trong trường hợp này, cần đảm bảo nhà ở riêng lẻ đó đáp ứng các điều kiện về an toàn phòng cháy chữa cháy và quy hoạch, cũng như các quy định khác của pháp luật về xây dựng và kinh doanh. 

5. Sau khi thành lập công ty có cần thông báo với cơ quan thuế không?

Có. Sau khi thành lập, công ty cần thực hiện các thủ tục đăng ký thuế ban đầu, nộp tờ khai lệ phí môn bài và các loại thuế liên quan theo quy định của pháp luật về quản lý thuế.

Mặc dù mã số thuế được cấp tự động cùng với mã số doanh nghiệp, nhưng công ty vẫn cần liên hệ với cơ quan thuế quản lý trực tiếp để thực hiện các thủ tục kê khai ban đầu, đăng ký phương pháp tính thuế, đăng ký nộp thuế điện tử và các nghĩa vụ khác. 

Liên hệ Luật Thành Đô để được tư vấn chuyên sâu

Để được tư vấn chuyên sâu và hỗ trợ toàn diện trong quá trình thành lập công ty cổ phần, quý vị vui lòng liên hệ với Luật Thành Đô. Chúng tôi cam kết mang lại sự hài lòng và hiệu quả cao nhất cho doanh nghiệp của quý vị.

• Website: luatthanhdo.com.vn
• Luật sư: Nguyễn Lâm Sơn
• Hotline: 0919089888
• Email: luatsu@luatthanhdo.com.vn
• Địa chỉ: Tầng 6 Tòa Star Tower, Phố Dương Đình Nghệ, KĐTM CG, Phường Cầu Giấy, Thành Phố Hà Nội

Nguồn tham khảo

• Luật Doanh nghiệp 2020
• Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp
• Thông tư 68/2025/TT-BTC ban hành biểu mẫu sử dụng trong đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hộ kinh doanh
• Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp