Mẫu Quyết Định Thành Lập Công Ty Và Hướng Dẫn Soạn Thảo

Quyết định thành lập công ty là văn bản pháp lý khởi tạo nền tảng vững chắc cho mọi doanh nghiệp, đặc biệt khi chủ sở hữu là tổ chức hoặc thành lập công ty con, giúp đảm bảo quá trình đăng ký doanh nghiệp diễn ra minh bạch và hiệu quả nhất theo hướng dẫn của Luật Thành Đô, hỗ trợ khách hàng tối ưu thủ tục và chi phí. Văn bản này đóng vai trò then chốt trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, thủ tục đăng ký kinh doanh.

Quyết Định Thành Lập Công Ty Là Gì Và Tại Sao Lại Quan Trọng?

Quyết định thành lập công ty là văn bản nội bộ thể hiện ý chí của chủ sở hữu (là tổ chức) hoặc công ty mẹ về việc thiết lập một pháp nhân mới, là căn cứ pháp lý không thể thiếu trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch cho quá trình khởi sự kinh doanh.

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế sâu rộng, việc thành lập công ty mới đã trở thành một lựa chọn hấp dẫn cho nhiều cá nhân và tổ chức muốn hiện thực hóa hoài bão kinh doanh, xây dựng sự nghiệp riêng và tối ưu hóa lợi nhuận. Quyết định thành lập công ty, chính là một trong những văn bản pháp lý nền tảng, có ý nghĩa quyết định sự ra đời của một pháp nhân. Đặc biệt, đối với các loại hình công ty như Công ty TNHH một thành viên mà chủ sở hữu là tổ chức, hoặc khi một công ty muốn thành lập công ty con, văn bản này là một thành phần bắt buộc trong bộ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Sự ra đời của một doanh nghiệp không chỉ là một cột mốc quan trọng trong hành trình kinh doanh mà còn là sự tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật. Theo thống kê từ Tổng cục Thống kê, trong 11 tháng đầu năm 2023, số doanh nghiệp thành lập mới và quay trở lại hoạt động đạt gần 200 nghìn doanh nghiệp, cho thấy tinh thần khởi nghiệp mạnh mẽ tại Việt Nam. Một quyết định thành lập công ty được soạn thảo chuẩn mực sẽ là chìa khóa để doanh nghiệp hoạt động hợp pháp, tránh các rủi ro pháp lý không đáng có ngay từ những bước đầu tiên. Luật Thành Đô chia sẻ rằng, một bản quyết định được chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp của bạn được chấp thuận nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và công sức.

Ai Có Thẩm Quyền Ban Hành Quyết Định Thành Lập Công Ty?

Thẩm quyền ban hành Quyết định thành lập công ty thuộc về chủ sở hữu là tổ chức hoặc cơ quan có thẩm quyền cao nhất của công ty mẹ, tùy thuộc vào loại hình pháp lý và cơ cấu tổ chức quản lý của pháp nhân thành lập.

Việc xác định đúng chủ thể có thẩm quyền ban hành quyết định thành lập công ty là vô cùng quan trọng để đảm bảo tính pháp lý của văn bản. Theo Luật Doanh nghiệp 2020 sửa đổi bổ sung năm 2025 và Nghị định số 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, thẩm quyền này được quy định rõ ràng:

• Đối với Công ty TNHH một thành viên do tổ chức làm chủ sở hữu: Chủ sở hữu công ty là tổ chức sẽ ban hành quyết định thành lập công ty. Người đại diện theo pháp luật của tổ chức chủ sở hữu (hoặc người được ủy quyền hợp pháp) sẽ ký vào văn bản này. Ví dụ, nếu chủ sở hữu là một công ty cổ phần, thì Hội đồng quản trị (HĐQT) hoặc Tổng Giám đốc (Giám đốc) theo sự phân cấp của Điều lệ sẽ là người ký quyết định.
• Đối với trường hợp công ty mẹ thành lập công ty con: Công ty mẹ sẽ là chủ thể ban hành quyết định. Người có thẩm quyền ký quyết định thường là Chủ tịch Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị hoặc Tổng Giám đốc của công ty mẹ, tùy thuộc vào quy định trong Điều lệ của công ty mẹ.

Kinh nghiệm của Luật Thành Đô cho thấy, một sai sót phổ biến là nhầm lẫn giữa người đại diện pháp luật của tổ chức chủ sở hữu với người đứng đầu một bộ phận bất kỳ. Để tránh tình trạng này, doanh nghiệp cần rà soát kỹ lưỡng Điều lệ của tổ chức chủ sở hữu để xác định chính xác người có quyền ký và đóng dấu (nếu có) trên văn bản. Việc tuân thủ điều kiện thành lập doanh nghiệp và thẩm quyền ban hành là yếu tố then chốt giúp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được xem xét và cấp phép nhanh chóng.

Nội Dung Chính Cần Có Trong Quyết Định Thành Lập Công Ty Bao Gồm Những Gì?

Một Quyết định thành lập công ty hợp lệ cần bao gồm các thông tin cơ bản như tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, ngành, nghề kinh doanh, vốn điều lệ, thông tin về chủ sở hữu/công ty mẹ người đại diện theo pháp luật và thời điểm bắt đầu hoạt động, tuân thủ nghiêm ngặt theo quy định của Luật Doanh nghiệp.

Để đảm bảo quyết định thành lập công ty có giá trị pháp lý và được chấp thuận khi nộp hồ sơ, nội dung của văn bản này phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 sửa đổi bổ sung năm 2025, Nghị định 168/2025/NĐ-CP và Thông tư số 68/2025/ TT-BTC hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp. Luật Thành Đô khuyến nghị rằng các thông tin cần được trình bày rõ ràng, chính xác và nhất quán với các văn bản khác trong bộ hồ sơ, như Điều lệ công ty.

Các nội dung cốt lõi của một quyết định thành lập công ty bao gồm:

• Tên công ty dự kiến thành lập: Bao gồm tên tiếng Việt, tên tiếng nước ngoài (nếu có) và tên viết tắt. Tên phải tuân thủ quy định về đặt tên doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp.
• Địa chỉ trụ sở chính: Cần ghi rõ sSố nhà phòng, ngách/hẻm, ngõ/kiệt, đường/phố/đại lộ, tổ/xóm/ấp/thôn, Xã/Phường/Đặc khu, tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
• Ngành, nghề kinh doanh: Liệt kê cụ thể các ngành, nghề mà công ty sẽ hoạt động, dựa trên Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam.
• Vốn điều lệ và cơ cấu góp vốn: Nêu rõ tổng số vốn điều lệ, giá trị từng phần vốn góp, tỷ lệ góp vốn của chủ sở hữu (đối với Công ty TNHH một thành viên) hoặc công ty mẹ.
• Thông tin chủ sở hữu (là tổ chức) hoặc công ty mẹ: Ghi rõ tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, thông tin người đại diện theo pháp luật của tổ chức chủ sở hữu/công ty mẹ.
• Người đại diện theo pháp luật của công ty mới: Thông tin chi tiết bao gồm họ và tên, giới tính, ngày sinh, quốc tịch, loại giấy tờ pháp lý của cá nhân (CCCD/CMND/hộ chiếu), số và ngày cấp, cơ quan cấp, địa chỉ thường trú và địa chỉ liên lạc.
• Thời hạn hoạt động (nếu có): Một số ngành nghề hoặc loại hình công ty có thể quy định thời hạn hoạt động.
• Thời điểm bắt đầu hoạt động của doanh nghiệp.
• Nội dung khác: Các quy định về cơ cấu tổ chức quản lý, phân công nhiệm vụ cho người đại diện theo pháp luật mới, v.v.

Việc chuẩn bị một hồ sơ thành lập công ty TNHH 1 thành viên đầy đủ và chính xác các thông tin trên sẽ là lợi thế lớn trong quá trình đăng ký doanh nghiệp.

Hướng Dẫn Soạn Thảo Chi Tiết Mẫu Quyết Định Thành Lập Công Ty TNHH Một Thành Viên (Chủ Sở Hữu Là Tổ Chức)

Mẫu Quyết định thành lập công ty TNHH một thành viên do tổ chức làm chủ sở hữu cần tuân thủ cấu trúc và nội dung theo Phụ lục I-2 của Thông tư số 68/2025/TT-BTC, đảm bảo đầy đủ thông tin pháp lý cần thiết để tiến hành đăng ký doanh nghiệp thành công.

Theo Thông tư số 68/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính về hướng dẫn đăng ký doanh nghiệp, mẫu quyết định thành lập công ty (đặc biệt là đối với Công ty TNHH một thành viên do tổ chức làm chủ sở hữu) được quy định chi tiết tại Phụ lục I-2. Để soạn thảo một văn bản hoàn chỉnh, bạn có thể tham khảo cấu trúc và các bước sau:

Luật Thành Đô khuyến nghị doanh nghiệp nên rà soát kỹ lưỡng từng thông tin để tránh sai sót. Đặc biệt, thông tin về người đại diện theo pháp luật, ngành nghề kinh doanh cần được cập nhật và chính xác tuyệt đối, bởi đây là những yếu tố quan trọng trong quá trình xem xét hồ sơ của Cơ quan Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính.

Khi Nào Cần Có Quyết Định Thành Lập Công Ty Và Vai Trò Pháp Lý Của Nó?

Quyết định thành lập công ty là văn bản bắt buộc trong bộ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp khi chủ sở hữu là tổ chức, hoặc khi công ty mẹ thành lập công ty con, đóng vai trò chứng minh ý chí và sự chấp thuận chính thức từ cấp cao nhất của pháp nhân thành lập.

Quyết định thành lập công ty là một phần không thể thiếu trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp đối với một số loại hình cụ thể. Thời điểm cần có văn bản này là khi bạn chuẩn bị nộp hồ sơ đăng ký tại Cơ quan Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính.

Vai trò pháp lý của Quyết định thành lập công ty:

• Cơ sở pháp lý nội bộ: Văn bản này chính là sự thể hiện ý chí hợp pháp của tổ chức chủ sở hữu hoặc công ty mẹ trong việc thành lập một pháp nhân mới. Nó xác nhận rằng việc thành lập đã được thông qua theo đúng quy trình nội bộ của tổ chức.
• Xác định quyền và nghĩa vụ: Thông qua quyết định này, các thông tin cơ bản về công ty mới như tên, vốn, ngành nghề, và người đại diện theo pháp luật được xác lập, là cơ sở để công ty mới thực hiện các quyền và nghĩa vụ pháp lý sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Đảm bảo tính tuân thủ: Việc ban hành quyết định thành lập công ty đúng quy định giúp doanh nghiệp mới tuân thủ pháp luật ngay từ đầu, tạo dựng uy tín và tránh các tranh chấp phát sinh sau này.

Trong trường hợp thành lập công ty con, quyết định này cũng đồng thời là một phần quan trọng để thiết lập mối quan hệ pháp lý giữa công ty mẹ và công ty con, xác định rõ quyền và trách nhiệm của mỗi bên.

Phân Biệt Quyết Định Thành Lập Công Ty Và Biên Bản Họp Về Việc Thành Lập Công Ty?

Quyết định thành lập công ty được ban hành bởi chủ sở hữu duy nhất là tổ chức, trong khi Biên bản họp về việc thành lập công ty là văn bản ghi nhận sự thống nhất của nhiều thành viên/cổ đông sáng lập, áp dụng cho các loại hình doanh nghiệp có nhiều chủ sở hữu.

Nhiều nhà khởi nghiệp và doanh nghiệp thường nhầm lẫn giữa quyết định thành lập công ty và Biên bản họp về việc thành lập công ty. Mặc dù cả hai đều là văn bản quan trọng trong quá trình đăng ký doanh nghiệp, chúng có những điểm khác biệt cơ bản về chủ thể ban hành và trường hợp áp dụng. Luật Thành Đô sẽ làm rõ sự khác biệt này:

Việc lựa chọn đúng loại văn bản là yếu tố then chốt giúp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp của bạn hợp lệ. Một thủ tục thành lập công ty TNHH hoặc công ty cổ phần đòi hỏi sự chính xác về mặt giấy tờ để tránh những trì hoãn không mong muốn.

Lợi Ích Khi Soạn Thảo Quyết Định Thành Lập Công Ty Chuẩn Pháp Lý?

Soạn thảo Quyết định thành lập công ty chuẩn pháp lý mang lại nhiều lợi ích vượt trội, bao gồm đẩy nhanh tiến độ đăng ký, giảm thiểu rủi ro pháp lý, tạo dựng nền tảng vững chắc cho hoạt động kinh doanh, và nâng cao uy tín doanh nghiệp ngay từ những bước đầu tiên.

Việc đầu tư thời gian và công sức để soạn thảo một quyết định thành lập công ty chuẩn pháp lý mang lại nhiều giá trị thiết thực cho doanh nghiệp tương lai. Những lợi ích này không chỉ dừng lại ở việc hoàn tất thủ tục hành chính mà còn ảnh hưởng lâu dài đến sự phát triển bền vững của công ty.

• Tối ưu hóa thời gian và chi phí: Một văn bản chính xác, đầy đủ sẽ giúp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được xử lý nhanh chóng tại Cơ quan Đăng ký kinh doanh. Điều này giảm thiểu tối đa thời gian chờ đợi, tránh yêu cầu bổ sung, chỉnh sửa hồ sơ, từ đó tiết kiệm đáng kể chi phí thành lập công ty phát sinh và giúp doanh nghiệp sớm đi vào hoạt động.
• Giảm thiểu rủi ro pháp lý: Soạn thảo chuẩn pháp lý đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ đúng các quy định của Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 và các văn bản hướng dẫn. Điều này giúp tránh được các vi phạm hành chính, phạt tiền hoặc những tranh chấp không đáng có trong tương lai, bảo vệ tài sản và uy tín công ty.
• Tạo dựng nền tảng vững chắc: Một quyết định thành lập công ty rõ ràng, minh bạch là nền tảng cho việc xây dựng Điều lệ công ty, quy định rõ ràng về vốn điều lệ, cơ cấu tổ chức quản lý, quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu và người đại diện theo pháp luật. Điều này tạo ra một khung pháp lý vững chắc cho hoạt động và quản trị doanh nghiệp.
• Nâng cao uy tín và niềm tin: Một doanh nghiệp được thành lập bài bản, tuân thủ pháp luật sẽ tạo được niềm tin với đối tác, khách hàng và nhà đầu tư. Sự chuyên nghiệp trong thủ tục hành chính ngay từ đầu là một yếu tố quan trọng để xây dựng hình ảnh tích cực cho công ty trên thị trường.

Những Lưu Ý Quan Trọng Khi Soạn Thảo Và Nộp Quyết Định Thành Lập Công Ty?

Để đảm bảo Quyết định thành lập công ty được chấp thuận nhanh chóng, cần lưu ý đến tính chính xác của thông tin, sự thống nhất với Điều lệ, tuân thủ đúng thể thức văn bản và quy trình nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh.

Quá trình soạn thảo và nộp quyết định thành lập công ty đòi hỏi sự cẩn trọng và tỉ mỉ. Dưới đây là những lưu ý quan trọng mà Luật Thành Đô đã đúc kết từ kinh nghiệm thực tiễn để giúp quý vị hoàn thành thủ tục một cách thuận lợi nhất:

• Đảm bảo tính nhất quán của thông tin: Tất cả các thông tin trong quyết định thành lập công ty (tên, địa chỉ, vốn, người đại diện, ngành nghề) phải hoàn toàn khớp với thông tin trong Điều lệ công ty dự kiến thành lập và các văn bản khác trong hồ sơ đăng ký. Một điểm không nhất quán dù nhỏ cũng có thể khiến hồ sơ bị trả lại.
• Kiểm tra kỹ thông tin cá nhân/tổ chức: Đảm bảo họ và tên, ngày sinh, số CCCD/CMND/hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật, cũng như mã số doanh nghiệp, địa chỉ của tổ chức chủ sở hữu phải chính xác từng ký tự. Sai sót trong các thông tin này là lỗi phổ biến nhất.
• Thời điểm nộp hồ sơ: Quyết định thành lập công ty phải được ban hành trước hoặc cùng thời điểm nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Tránh việc quyết định có ngày sau ngày nộp hồ sơ.
• Tham khảo ý kiến chuyên gia: Đối với những trường hợp phức tạp hoặc khi bạn chưa có kinh nghiệm, việc tham vấn ý kiến từ các luật sư, chuyên gia pháp lý của Luật Thành Đô là một giải pháp tối ưu. Chúng tôi có thể giúp bạn kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, tư vấn về các quy định mới nhất (bao gồm cả các điểm cần lưu ý từ Luật Doanh nghiệp sửa đổi 2025 nếu có ảnh hưởng) và đại diện thực hiện thủ tục để đảm bảo thành công và tiết kiệm thời gian.

Với một sự chuẩn bị kỹ lưỡng và sự hỗ trợ chuyên nghiệp, quá trình đăng ký doanh nghiệp sẽ diễn ra suôn sẻ, giúp bạn tập trung hoàn toàn vào việc xây dựng và phát triển doanh nghiệp của mình.

Các Câu Hỏi Thường Gặp Về Quyết Định Thành Lập Công Ty?

Nguồn Tham Khảo

• Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14
• Nghị định số 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp
• Thông tư số 68/2025/TT-BTC ban hành biểu mẫu sử dụng trong đăng ký kinh doanh, đăng ký hộ kinh doanh