Những điều cần biết về việc thành lập chi nhánh công ty xuất khẩu lao động năm 2025

Sau khi được cấp Giấy phép hoạt động dịch vụ đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài (thường được gọi là Giấy phép xuất khẩu lao động), doanh nghiệp hoạt động dịch vụ xuất khẩu lao động được quyền thực hiện tất cả các hoạt động phục vụ cho việc đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài. Một trong số các quyền đó là quyền được thành lập các chi nhánh để hỗ trợ doanh nghiệp trong việc thu hút người lao động thông qua đó nâng cao hiệu quả kinh doanh, chất lượng dịch vụ.

Để Quý doanh nghiệp sau khi được cấp giấy phép xuất khẩu lao động, nắm rõ thủ tục thành lập, quá trình hoạt động của chi nhánh doanh nghiệp hoạt động dịch vụ đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài cũng như trách nhiệm của doanh nghiệp dịch vụ đối với chi nhánh. Luật Thành Đô trân trọng gửi tới các Quý doanh nghiệp bài viết về “Những điều cần biết về việc thành lập chi nhánh công ty xuất khẩu lao động năm 2025” để Quý doanh nghiệp có thể tham khảo.

A. CĂN CỨ PHÁP LÝ

1. Luật người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng năm 2020;

2. Luật doanh nghiệp năm 2020;

3. Luật phí và lệ phí năm 2015;

4. Nghị định số 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp;

5. Thông tư 47/2019/TT-BTC quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí cung cấp thông tin doanh nghiệp, lệ phí đăng ký doanh nghiệp.

B. ĐỐI TƯỢNG THỰC HIỆN

- Doanh nghiệp hoạt động dịch vụ đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài. (Doanh nghiệp đã được cấp giấy phép xuất khẩu lao động).

- Chi nhánh doanh nghiệp hoạt động dịch vụ đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài. (Doanh nghiệp xuất khẩu lao động).

C. QUÁ TRÌNH THÀNH LẬP CHI NHÁNH

I. THỦ TỤC THÀNH LẬP CHI NHÁNH CÔNG TY XUẤT KHẨU LAO ĐỘNG

1. Trình tự thực hiện thành lập chi nhánh

Bước 1: Quý doanh nghiệp soạn thảo, chuẩn bị hồ sơ theo quy định;

Bước 2: Quý doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Phòng đăng ký kinh doanh - Sở Tài chính tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở của chi nhánh;

Bước 3: Phòng đăng ký kinh doanh có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ và có thể yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ;

Bước 4: Khi nhận được hồ sơ hợp lệ của doanh nghiệp, Phòng đăng ký kinh doanh nhập thông tin vào Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để yêu cầu mã số chi nhánh.

Bước 5: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh cho doanh nghiệp.

Trong trường hợp, chi nhánh được đặt ở tỉnh, thành phố khác nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính, Phòng đăng ký kinh doanh nơi chi nhánh đặt trụ sở gửi thông tin đến Phòng đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Bước 6: Quý doanh nghiệp đi nhận kết quả thành lập chi nhánh.

2. Cơ quan tiếp nhận và xử lý hồ sơ

Phòng đăng ký kinh doanh tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở chi nhánh công ty xuất khẩu lao động.

II. HỒ SƠ ĐĂNG KÝ HOẠT ĐỘNG CHI NHÁNH CÔNG TY XUẤT KHẨU LAO ĐỘNG

1. Chuẩn bị hồ sơ

Quý doanh nghiệp chuẩn bị 01 bộ hồ sơ gửi đến cơ quan đăng ký kinh doanh, bao gồm:

Hồ sơ thành lập:

- Thông báo lập chi nhánh, với các nội dung chính:

• Mã số doanh nghiệp, tên và địa chỉ trụ sở chính.
• Tên và địa chỉ trụ sở chi nhánh dự định thành lập.
• Nội dung, phạm vi hoạt động của chi nhánh.
• Thông tin đăng ký thuế.
• Họ, tên, nơi cư trú, thông tin giấy tờ tùy thân (CMND/CCCD/Hộ chiếu) của người đứng đầu chi nhánh.
• Họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Các tài liệu kèm theo

- Quyết định và bản sao hợp lệ Biên bản họp của cơ quan có thẩm quyền trong công ty (Hội đồng thành viên, Chủ sở hữu, Hội đồng quản trị...) về việc thành lập chi nhánh.

- Bản sao có chứng thực một trong các giấy tờ tùy thân hợp pháp của người đứng đầu chi nhánh.

2. Số lượng hồ sơ:

Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

III. ĐIỀU KIỆN VÀ TRÁCH NHIỆM HOẠT ĐỘNG CỦA CHI NHÁNH

1. Điều kiện hoạt động của chi nhánh: Để được giao nhiệm vụ hoạt động dịch vụ, chi nhánh phải đáp ứng các điều kiện sau:

Có quyết định bằng văn bản của doanh nghiệp dịch vụ giao nhiệm vụ.

Người đứng đầu chi nhánh đáp ứng điều kiện theo quy định giống như người lãnh đạo/giám đốc trung tâm xuất khẩu lao động;

Có đủ số lượng nhân viên nghiệp vụ thực hiện nhiệm vụ được giao;

Có cơ sở vật chất của chi nhánh hoặc được chi nhánh thuê để thực hiện nhiệm vụ giáo dục định hướng được giao.

Doanh nghiệp dịch vụ đã thực hiện hoạt động dịch vụ đưa người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng phải ký quỹ thêm 500.000.000 đồng (Năm trăm triệu đồng) đối với mỗi chi nhánh được giao nhiệm vụ.

Lưu ý đặc biệt: Điều kiện đối với chi nhánh hoạt động trong lĩnh vực hộ lý tại Nhật Bản (Theo Điều 17, NĐ 112/2021/NĐ-CP) Nếu chi nhánh được giao nhiệm vụ đưa người lao động đi làm nghề hộ lý tại Nhật Bản, doanh nghiệp mẹ phải đảm bảo duy trì các điều kiện khắt khe sau:

- Cơ sở đào tạo: Phải có cơ sở đào tạo riêng hoặc liên kết với cơ sở giáo dục nghề nghiệp đạt chuẩn.

- Trang thiết bị: Cơ sở đào tạo phải được trang bị đầy đủ thiết bị nghe nhìn cho việc dạy tiếng Nhật và phòng thực hành chuyên dụng (xe lăn, giường y tế, tay vịn, bồn tắm...).

- Giáo viên: Phải có ít nhất 01 giáo viên dạy kỹ năng nghề hộ lý theo chương trình của Nhật Bản và ít nhất 01 giáo viên tiếng Nhật trình độ tối thiểu N2 (JLPT).

- Phạm vi hoạt động: Chi nhánh được thực hiện các nhiệm vụ được giao, trừ các hoạt động sau:

- Ký kết Hợp đồng cung ứng lao động và Hợp đồng đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài.

- Thu tiền dịch vụ, tiền môi giới và tiền ký quỹ của người lao động, trừ trường hợp được doanh nghiệp ủy quyền bằng văn bản.

2. Trách nhiệm của chi nhánh:

- Thực hiện báo cáo định kỳ (trước ngày 20/6 và 20/12 hàng năm) và báo cáo đột xuất cho Sở Nội Vụ nơi đặt trụ sở.

- Chịu sự kiểm tra, thanh tra của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

- Niêm yết công khai Quyết định giao nhiệm vụ và bản sao Giấy phép của doanh nghiệp tại trụ sở chi nhánh.

IV. TRÁCH NHIỆM CỦA DOANH NGHIỆP ĐỐI VỚI CHI NHÁNH

1. Thông báo về việc giao nhiệm vụ cho chi nhánh: Trong thời hạn 05 ngày kể từ ngày giao nhiệm vụ, doanh nghiệp phải gửi hồ sơ thông báo đến Cục Quản lý lao động ngoài nước.

Hồ sơ bao gồm:

- Thông báo bằng văn bản về việc giao nhiệm vụ.

- Quyết định giao nhiệm vụ cho chi nhánh.

- Bản sao Quyết định thành lập và Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của chi nhánh.

- Danh sách trích ngang cán bộ của chi nhánh.

- Giấy xác nhận ký quỹ

- Tài liệu chứng minh về cơ sở vật chất.

2. Trách nhiệm Ký quỹ cho Chi nhánh (Theo Điều 23, NĐ 112/2021/NĐ-CP):

Ngoài khoản ký quỹ 2 tỷ đồng cho doanh nghiệp, công ty phải ký quỹ thêm 500.000.000 đồng (Năm trăm triệu đồng) đối với mỗi chi nhánh được giao nhiệm vụ hoạt động dịch vụ.

Khoản tiền ký quỹ này là bắt buộc và là một trong những điều kiện tiên quyết để chi nhánh được hoạt động hợp pháp.

3. Thông báo về việc thay đổi hoặc chấm dứt giao nhiệm vụ: Doanh nghiệp phải thông báo cho các cơ quan nhà nước khi có các thay đổi sau:

- Ví dụ: Thay đổi người đứng đầu chi nhánh, nội dung giao nhiệm vụ, hoặc địa điểm trụ sở.

- Trường hợp chấm dứt việc giao nhiệm vụ hoạt động dịch vụ cho chi nhánh, hồ sơ thông báo bao gồm văn bản thông báo và phương án giải quyết các vấn đề phát sinh.

- Hoàn trả tiền ký quỹ của chi nhánh (Theo Điều 25, NĐ 112/2021/NĐ-CP): Sau khi doanh nghiệp gửi báo cáo về việc chấm dứt giao nhiệm vụ cho chi nhánh, trong vòng 05 ngày làm việc, Bộ Nội Vụ sẽ có văn bản đề nghị ngân hàng hoàn trả lại khoản tiền ký quỹ 500 triệu đồng mà doanh nghiệp đã thực hiện cho chi nhánh đó.

3. Cơ quan tiếp nhận và xử lý hồ sơ

Cục Quản lý lao động ngoài nước - Bộ Nội Vụ.

Trên đây là toàn bộ thủ tục thành lập, quá trình hoạt động của chi nhánh doanh nghiệp dịch vụ đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài và trách nhiệm của doanh nghiệp dịch vụ đối với chi nhánh. Nếu Quý doanh nghiệp còn bất cứ vướng mắc nào liên quan đến thủ tục này, xin vui lòng liên hệ với công ty Luật Thành Đô để được tư vấn miễn phí.